あしたまにあーな

ビジネスの世界では、メールという伝達手段が非常に重要で、メール一つで仕事がうまくいくか行かないかを左右することも結構あったりします。それゆえ、メールの書き方ってすごく大切な武器になるんです。

忙しくなると事務的な内容になりがちですが、ほんのちょっと相手との距離を縮めるのに有効なのが「追伸」を書くことだといいます。ここでは、どのような追伸が効果的なのかを考えてみたいと思います。

■追伸メールの心得１　?もらって嬉しい追伸メールの事例?
　・同僚からの追伸
　　「キツかったら手伝うので、いつでも言ってね」

　・部下からの追伸
　　「いつも迷惑かけてばかりで、すいません。」

　・上司からの追伸
　　「もっとやってもらわないと困る。期待しているんだから」

　・後輩からの追伸
　　「風邪ひかないでくださいね。」

　・上司からの追伸
　　「責任は全部オレが持つから思い切ってやれ！」

　・上司からの追伸
　　「今日の会議100点！いうことなし！」

　・取引先からの追伸
　　「今度飲みに行きましょう（社交辞令でなしに）」
　　
　・上司からの追伸
　　「資料まとめ、手伝ってくれてありがとう。助かりました」

　・先輩からの追伸
　　「さっきは言い過ぎた。ゴメン。あとちょっとがんばろう！」

■追伸メールの心得２　?ケース別追伸メール入門講座?
　・ケース１（社外）　取引先の担当者への感謝・称賛を伝える
　　「いつも電話にでる●●さんは対応がしっかりしていますね。」
　　→相手が読めないときは、会社をほめる

　・ケース２（社外）　社外の担当者と「連帯感」を持ちたい
　　「こんな時間まで、お互い大変ですね・・・。お体にご自愛下さい・」
　　→同じ時間の共有は連帯感を高める

　・ケース３（社外）　社外の仕事相手と深い付き合いをしたい
　　「この前、会話に出ていた本、読みました！」
　　→プライベートの話には必ずフィードバックを。

　・ケース４（社内）　上司や部下と円滑な関係を築きたい
　　「いつも適切なアドバイス、ありがとうございます。早く●●さんに恩返しできるようにがんばります」
　　「今回はよくやったね。ここまでの成長を嬉しく思います」
　　→上司には素直な気持ちを、部下には見配りを証しを

前にも書きましたが、言葉ってすごく大切です。特にメールのように文章でしか相手に通じないときは、ちょっとしたことで冷たい表現になってしまい、相手に印象を悪くしてしまうことがあります。そんなときに、このようにちょっとしたひと言を添える気遣いがほしいですね。

【参考】R25　No.178