あしたまにあーな

気持ちが伝わるビジネスメールのつくり方

2010/01/27 Category: ビジネス

ビジネスの世界でなくてはならないメールですが、その書き方には人によって様々な工夫がなされています。それはメールという道具が仕事の中で非常に重要な位置を占めていて、その使い方次第で仕事の出来に大きな影響を及ぼすものだからです。それゆえ、メールのつくり方については社会人になってから色々と勉強することになり、その表現力の向上に努力するのです。

そんなビジネスメールで自分の印象をほんの少しだけあげるにはどうしたらいいのでしょうか。そんな思いのヒントとなる記事を見つけたので、それをもとに自分の工夫も合わせて紹介したいと思います。

◆互いの関係をよくするには
・相手の呼び方
会社によって文化もあると思いますが、自分は社内の人が相手の場合には「お疲れさまです」、社外である場合には「いつもお世話になっております」を冒頭に付けるようにしています。社内の人にあまりにも他人行儀なのは組織の壁を意識してしまい、円滑な仕事が出来なくなってしまうのではないかと思います。一方で、相手の呼び方は「様」で統一しています。社内でも複数の公式的な文章の時に「さん」づけすると砕けすぎてしまい、相手に不愉快な印象を持たせてしまう可能性があるからです。

・定型文では読み手の心に響かない
無味乾燥になりがちなので、励ましや褒め言、比喩表現を1ヶ所だけ織り込みます。例えば、「一同首を長くしてお待ち申し上げております。」など書き手の「心」を垣間見ることができるアクセントによって読み手に親近感を与えることができるのです。

・追伸を活用
自分の近況や相手への体調を気遣い雑談などを入れます。これも書き手の「心」を伝えることによる親近感を与えることができる有効な方法といえます。例えば、「先週は風邪で寝込んでしまいました。今年の風邪はのどにくるので体調にはご注意下さい」などと短文で表現するといいでしょう。

◆交渉をうまく進めるためには
・何かを依頼する時は頼む理由を簡潔に付記
人にメールで依頼するということは少なからず相手に「なぜ自分に？」という疑問を抱かせてしまいます。定型の仕事依頼であればいいのですが、そうでない場合にはこちらの本気度を文章で表現すると円滑にすすみます。例えば、「○○業界に詳しいあなたなら・・・」などがあるでしょう。

・断るときは代案を
メールで拒否や批判といったマイナスの文章を書く場合、とかく内容以上に冷たい印象を与えてしまいます。実際に話をするといい人なのにメールではものすごく冷たいという人も多くいます。そこで表現を和らげるように意識すると同時に代案を提示すると相手も喜びます。例えば、「今は無理ですが、来週には・・・」など。

・送信前に印刷して読み直す
蒸気のようなマイナス要素を含んだメールを書いていると、段々気持ちが高ぶってきてしまい、自分が伝えたい以上の強い表現になってしまい結果として人間関係を悪くすることにもつながります。そこで、自分で客観的になる意味でもメールを印刷して読み返してみると、それを防ぐことができます。

◆気持ちよく読んでもらうために
・件名は簡潔に
メールの件名は実はかなり重要です。忙しい人は件名で内容を読むか読まないかを判断するといいます。忙しい相手に自分のメールを読んで欲しい時には、どんな内容を書いているのかを単純化して件名にしてあげるといいでしょう。例えば、「1月26日部内会議のご案内」など。

・状況によって件名を変える
もう一つ件名について。相手と同一の件について長くメールのやりとりしていると、段々件名に「Re:」がついて長くなっていきます。そこでこまめに内容に合ったような件名に修正してあげるといいでしょう。いつの間にか件名が「Re:Re:Re:Re:Re:」となり何のことかわからなくなってしまわないように。

・ときには前置きは不要
担当内の連絡メールなど手短に用件だけを伝えたいときもあります。そんなときには挨拶や定型句は必要ありません。予め何を記載するかを担当内でルール決めしておくと効率的でしょう。

・HTMLメールを嫌う人も
相手によってはHTMLメールを嫌がる傾向にある人もいます。色などが付いて綺麗な反面、メーラーによってはメール全体が添付として扱われてしまい読むために一手間かかることもあります。できればテキストメールを心がけたいものです。

この他にもビジネスメールには数多くのルールが存在し、自分たちはそれを無意識の間に判断しているのです。メールのマナーというものは、実際に会うことがない相手に対する印象を決定づける大きな要因ともなるので、知らないからという理由で済ますのではなくひとつひとつを学んでいきたいものです。

【参考】日経Plus1　2010/01/16