あしたまにあーな

来年こそは！手帳活用術

2008/12/23 Category: ビジネス

この時期、書店や文房具店では実に多くの手帳が並んでいます。手帳をうまく使いこなしていろんなことを整理している人を見るとそれだけで仕事がすごくできる人なんだなと感じます。そんな理想とは裏腹に次第に手帳に書き込むことが面倒くさくなり、年末になってから改めて今年の手帳を見てみると空欄が多かったりして悲しくなってきます。それでもまた来年の手帳を購入してしまったのですが。。。

そんな手帳の選び方、そして使い方についての記事があったので自分も含めて実践できるようにまとめておきたいと思います。

■手帳の選び方
今使っている手帳があれば、その不満を解消してくれる手帳を選びます。自分は他の会社から頂いたものを毎年利用していたのですが、以下の不満により新しく購入したものを使っています。
・予定欄が18時までしかない
　残業をせずに変えるためには非常にいいのですが、残念ながら残業はあるのでそんなときに予定を書き込めずに困っていました。そこで、18時以降も予定が書けるものにしました。

・付箋紙でToDoリストを作れるだけのスペースを
　今年から付箋紙を使ってToDoリストを貼り付けています。そこでそのスペースがあるもの。そして1週間単位でページがあるものを選択しました。その時にスケジュールは縦書きがいいと考えています。それは人間が縦書きと横書きどちらが手の運動をあまりせずに書けるかと考えてみると縦書きの方が楽なのではという考えに基づいています。

このように、どのように使いたいかを思い浮かべながら選ぶといいでしょう。

■手帳の使い方
・自分一人でやることも書き込む
　相手がある案件だけでなく、自分一人でこなす仕事なども書き込めば、時間を見積もる能力が養われ計画を立てやすくなります。突発にやらなければならないことに一日が埋没してしまうのを防ぐ効果もあります。

・記入欄の形や枠組みにとらわれないようにする
　線を追加するなど使いやすいように自分でアレンジするといいでしょう。例えば、以下のようにアレンジするのもいいかもしれません。
　　?月間予定表を2段に区切ってプライベートと仕事を分ける（色で分けてもＯＫ）
　　?アドレス帳など使わない部分を、読書や食事の記録にする
　　?月間と週間のページをそれぞれ仕事用とプライベート用で分ける

・定期的に振り返る
　記録のつけっぱなしでは、手帳の効果は半減してしまいます。計画したことが実行できたか、時間の無駄はなかったかなど1日1回、1週間に1回と定期的に振り返って次に生かします。

巷には多くの手帳活用に関する本が並んでいますが、自分一人一人やり方や手間の感じ方も違います。最終的には自分が一番やりやすい方法を模索していくしかないんだと思います。そういう意味で、自分は手帳をつけても振り返ることをしなかったので、来年はその点に注意して、仕事を効率化させていきたいと思います。

【参考】日経Plus1　12月20日