あしたまにあーな

人は褒めることによって伸びていくし、吸収もしやすくなるといいます。確かに頭ごなしに怒鳴ったり、叱りすぎても逆効果といえるでしょう。

会社でも、この褒めることによって部下を成長させる育成方法はすでに確立している感がありますが、この度ＪＲ西日本の研究で必ずしもほめるだけでは部下の責任感は向上しないという驚くべき結果がでました。

ＪＲ西日本が行った研究では、「効果的なほめ方、しかり方」について運転士や管理職計５３０人にアンケートなどを実施した結果としてまとめています。その結果、部下が工夫した点を上司が評価した場合は業務への責任感が上昇するのですが、評価しなかったときは責任感が低下することがわかったそうです。

しかし、上司との関係が悪ければ責任感が低下するという結果も出ていて、「上司と部下の関係が良好な状態を保ったうえでほめることが重要」としているのです。

ここからわかることは、上司としてはまず部下との関係を良好に保つことが求められるのです。人間的に尊敬できる気持ちを許した相手からの指示でないと、仕事への責任感もなくなってしまうのです。

その上で、部下が一生懸命に行った仕事については、きちんと評価してあげること、その上で適切なアドバイスを与えることによって相乗効果を得ることができます。しかし、適当に力を抜いて行った仕事について、過剰に評価されるとなんだか興ざめしてしまうものです。

上司としては、部下がどのようなところで頑張っているのかを見極め、適切なアドバイスが求められつつ、人間関係も築くという難しい仕事といえるんですね。

【参考】Ｙａｈｏｏ！ニュース
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20081020-00000538-san-soci

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新入社員の頃、まずはかかってきた電話にしっかりと受け答えをするよう先輩に言われました。それまでの学生生活では知らない人から電話がかかってくることなどほとんどなかっただけに、初めのうちはかなりしどろもどろになってしまったものです。

中には、明らかに仕事とは関係ない電話を上司につないでしまったり、突然外国人の方から電話がかかってきてしまい、日本語から英語にとっさに翻訳できずにあたふたしたり、色々と思い出があります。

電話は、基本3コールで出るといいとされています。誰もいないときには自分だって出る必要が当然あります。ところが最近では電話に出ようとしない人が増えていて、自分の席から取ることができないような遠くの席まで行って取ることがあります。近くにいるその担当の人は「すまない」という挨拶もなく、黙々と仕事をしています。こういうときは、なんだか悲しくなってしまいます。

社外の方からの電話は、相手に失礼のないように注意を払う必要があります。相手にとっては、電話に出た人がその会社の代表であるかのような印象を受けます。しっかりとした受け答えができる人であれば、電話をかけてきた相手は自分の会社に好印象を持つでしょう。一方で雑に扱われれば自分の会社は雑な会社なんだと思うのです。

それくらい大切な電話応対なんですが、とある記事でもう一工夫することによって、より相手に信頼を与えることができる言葉があるということを見つけました。それが、最後に付け加える「私、○○が承りました」という言葉。

相手が話したい人が不在の場合には、伝言を受けることがあります。その場合にただ「かしこまりました。申し伝えます。失礼いたします」では、本当にその人が伝言してくれるのか不安になってしまうでしょう。

そこで、最後に自分が確かに受けたんだということを、相手に伝えることで相手は信頼することができるのです。本当に電話を受けた人の名前をずっと覚えておくわけではないのですが、責任感を感じますよね。ほんの一言で、相手に信頼を与える魔法の言葉を、ちょっとだけ使うと、仕事も面白くなるのかもしれません。

【参考】日経Plus1　10月12日

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社会人になると、メールの重要性は非常に高くなってきます。仕事の半分以上のやりとりはメール処理といっても過言ではない業種もかなり多いんじゃないでしょうか。

しかし、メールというのは相手の様子が分らない分、思い切り相手のことを無視した非常識な内容であったり怖い、無礼といったマイナスの印象を与えやすい道具でもあります。

気をつけなければならないメールの書き方について、トレンドGyaO編集部のページでIBMビジネスコンサルティングサービス（株）の織田順一さんが解説しているので引用しながら、よりよいメールの書き方について考えてみたいと思います。

メールの中で相手にお願いする大切な言い回しについて見てみましょう。「お願いします」に代わる言い回しがそれにあたります。仕事は一人ではできません。必ず誰かにお願いするときがやってきます。どうせなら気持ちよく相手に引き受けて欲しいものですよね。そんな言い回しについて考えます。

■「?していただけると幸いです」
同じメールに何度も「お願いします」を羅列していると、「なんか上から目線だな」というようなネガティブな印象を与えることもあるそうです。そんなときに、この言い回しも取り入れてみましょう。よく使う言葉です。

■「?していただけると助かります」
「?幸いです」よりも腰が低い印象を与えます。しかし、上よりも少し幼稚な印象を与えますので気をつけましょう。

■「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」
お願いの言い回しとしては最上級の丁寧語に当たります。相手の忙しさまで推し量りつつ、申し訳ないけどお願いします、というニュアンスが伝わります。相手に申し訳ないという気持ちをうまく伝えつつお願いするうまい使い方といえるでしょう。

■「?していただけるとうれしいです」
ビジネスで同等の立場、関係のある人間とのやり取りで使える言い回しです。上司や目上の方にこの言い方をすると失礼にあたる場合もあるので注意が必要です。

■「ご検討いただけますでしょうか？」
やってくれとは言わないけども、ご検討ください。という遠回しにお願いする言い方です。結局はやってもらいたいんですけどね…という意図が含まれます。

■「差し支えなければ?」
もし、ご面倒でなければお願いしたいのですが、というへりくだり文句です。相手に「差し支えあった場合は断ってくれてもいいですよ」という選択肢を与えるやわらかい言い回しです。実際はそんなことは言わせません。

どの表現もそうですが、使いすぎには注意しなければなりません。一つのメール上に何度も同じ表現が出てくると、文章自体がくどくなってしまいます。何事も適度が大切です。

メールでの言い回しひとつで相手に与える印象が全く変わってきます。 また、その人の人間性も出てしまうものです。実際に会ってみるとメールの印象とは違ってすごく優しいという人もたまにいますが、多くの場合、メールはその人の性格を映し出していると言っても過言ではないでしょう。

自分と相手のビジネスでの関係性、上下関係や会社間の関係などを考えた上で言い回しを選ぶことが、トラブルを避ける上手な方法と言えるかもしれませんね。

【参考】トレンドGyao
http://trend.gyao.jp/internet/entry-4304.html

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