あしたまにあーな

社会人になると、メールの重要性は非常に高くなってきます。仕事の半分以上のやりとりはメール処理といっても過言ではない業種もかなり多いんじゃないでしょうか。

しかし、メールというのは相手の様子が分らない分、思い切り相手のことを無視した非常識な内容であったり怖い、無礼といったマイナスの印象を与えやすい道具でもあります。

気をつけなければならないメールの書き方について、トレンドGyaO編集部のページでIBMビジネスコンサルティングサービス（株）の織田順一さんが解説しているので引用しながら、よりよいメールの書き方について考えてみたいと思います。

メールの中で相手にお願いする大切な言い回しについて見てみましょう。「お願いします」に代わる言い回しがそれにあたります。仕事は一人ではできません。必ず誰かにお願いするときがやってきます。どうせなら気持ちよく相手に引き受けて欲しいものですよね。そんな言い回しについて考えます。

■「～していただけると幸いです」
同じメールに何度も「お願いします」を羅列していると、「なんか上から目線だな」というようなネガティブな印象を与えることもあるそうです。そんなときに、この言い回しも取り入れてみましょう。よく使う言葉です。

■「～していただけると助かります」
「～幸いです」よりも腰が低い印象を与えます。しかし、上よりも少し幼稚な印象を与えますので気をつけましょう。

■「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」
お願いの言い回しとしては最上級の丁寧語に当たります。相手の忙しさまで推し量りつつ、申し訳ないけどお願いします、というニュアンスが伝わります。相手に申し訳ないという気持ちをうまく伝えつつお願いするうまい使い方といえるでしょう。

■「～していただけるとうれしいです」
ビジネスで同等の立場、関係のある人間とのやり取りで使える言い回しです。上司や目上の方にこの言い方をすると失礼にあたる場合もあるので注意が必要です。

■「ご検討いただけますでしょうか？」
やってくれとは言わないけども、ご検討ください。という遠回しにお願いする言い方です。結局はやってもらいたいんですけどね…という意図が含まれます。

■「差し支えなければ～」
もし、ご面倒でなければお願いしたいのですが、というへりくだり文句です。相手に「差し支えあった場合は断ってくれてもいいですよ」という選択肢を与えるやわらかい言い回しです。実際はそんなことは言わせません。

どの表現もそうですが、使いすぎには注意しなければなりません。一つのメール上に何度も同じ表現が出てくると、文章自体がくどくなってしまいます。何事も適度が大切です。

メールでの言い回しひとつで相手に与える印象が全く変わってきます。 また、その人の人間性も出てしまうものです。実際に会ってみるとメールの印象とは違ってすごく優しいという人もたまにいますが、多くの場合、メールはその人の性格を映し出していると言っても過言ではないでしょう。

自分と相手のビジネスでの関係性、上下関係や会社間の関係などを考えた上で言い回しを選ぶことが、トラブルを避ける上手な方法と言えるかもしれませんね。

【参考】トレンドGyao
http://trend.gyao.jp/internet/entry-4304.html

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仕事が忙しくなってくると、上司などからの依頼などの返事に対してそれほど注意を払わずに無意識に答えていることはありませんか？

思い切り「はい！わかりました」と答えるのは、その場で信頼を得ることができますが、依頼された仕事を滞らせてしまったりして、依頼者の期待に添うことができない場合、始めに得た信頼を失墜させることになってしまいます。

問いかけてくる内容はそのたびに違うのですから、それを受けて返すひと言も内容に沿ったものであると同時に、自分がその仕事を今できるのかをよく考えてから、できない場合には、断る勇気も必要です。

このように信頼を得るということはなかなか難しいのですが、確実に自分が依頼された仕事ができる場合、「確かに」という接頭語をつけてみると、より信頼感を相手に与えることができます。

例えば、「確かにお引き受けしました」「確かに申し伝えます」「確かに本日中に仕上げておきます」等。

この一言で、依頼した側は安心することができます。なかなか付け加えることが難しいかもしれませんが、自分が言われたとしたら相手に安心して任せられますよね。

ほんの3文字ですが、意識して使ってみるといいかもしれません。ただし、責任をもってできるものに限るといいと思います。

【参考】日経Plus1　9月27日

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仕事をしていると誰にだって、ミスを冒す場面はあります。自分が部下の立場だとしたら、失敗したときに上司から思いっきり責められたり、怒鳴られたりしたらどう思うでしょうか。きっと、すごく落ち込んで立ち直れなくなってしまうか、それとも思い切り自分のミスは棚に上げて反発するかのどちらかではないでしょうか。

よく、仕事をする時には自分が一つ上の役職になったつもりで行うのがいいとされています。例えば、平社員であれば一つ上の役職（例えば係長など）で、課長であれば部長の立場に立って考えるといいというのです。

一つ上の立場になったと言うことで自分が部下をもって指導する上で、部下が失敗時にどのように対応するのがよりベターと言えるのでしょうか。

対応には以下の３ステップを踏んで行うと効果的と言えるそうです。

■Step1　-確認-
本当にミスや失敗なのかを確認します。相手側の勘違いや指示ミスの可能性など事実関係を中心に話をよく聞きます。
　
■Step2　-原因を考える-
当事者に原因や再発防止策を考えさせて確認すします。答えがでないのであれば、この場面で具体的なアドバイスを与えるといいでしょう。

■Step3　-フォロー、励まし-
今後の期待をにじませて、次の業務へ励ましの言葉をかけます。必要に応じてケーススタディーとして担当内で共有させます。

このように、失敗をした人に対しては以下に早く気持ちを切り替えさせるかが重要な課題といえます。前のことはいい意味で忘れて次の仕事に活かすことができれば、人間的にも一歩前進することができる様になりますよね。

ただし、厳しい対応が必要な場合もあるそうです。それは、同じ失敗を何度も繰り返してしまった場合で、原因が自分にあるんだという当事者意識が欠けてしまっている可能性があります。この場合には、根気強く指導する必要があります。それでもダメなら担当業務の見直しが必要でしょう。

コーチングプログラムなどを提供するコーチ・トゥウェンティーワンの会長である伊藤さんが最後に素晴らしい言葉を仰っているので、紹介したいと思います。

「責任を取るということは落ち込むことではなく、次に向けどう修正するかを自ら考え実行することです。」

上司は、その道筋を明確に示してあげて、後は担当者の努力に任せてあげることが大切なんじゃないかと思います。

【参考】日経Plus1　9月20日

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