あしたまにあーな

多くのオフィスでは、付箋紙が事務用品としておかれていてそれぞれその付箋紙を利用できるようになっていると思います。自分の会社でも付箋紙を自由に利用していいことになっていますが、簡単なメモ程度にしか使えていないのが現状です。利用している人でも、机の上に多くの付箋紙が貼られていたりすると、仕事を処理し切れていないのだなと周囲にも自分も誤解をしてしまう危険性もあったりします。

しかし、この付箋紙をうまく利用することによって仕事の効率をあげることができることが、とある記事で分かりました。ものは使いようなんですよね。今日は付箋紙をうまく使いこなす方法についてご紹介したいと思います。

■読書に
・重要と思った箇所のページの端に横向きに貼ります。レベルによって高・中・低と貼る位置を変えることによって、その本の重要度が一目で分かるでしょう。ここでは、持ち歩きを最重点に考え、あまり多くの色を使わないことがコツです。
・貼った文章を後にパソコンに保存し、いつでも読み返せる状態にすると活用性がより高まります。
・新聞や雑誌の興味のある記事に貼ります。後にジャンルわけしたファイルに保存します。ここでジャンルはあまり細かく分けてしまうと続かないのでおおざっぱにするといいでしょう。

■段取りや情報収集に
・仕事の段取りを考えるときは、項目をメモし紙の上に並べます。時系列に沿ってそれを入れ替えていくといいでしょう。机の上の操作になることが多くなるので、色々な色を使ってビジュアル的にわかりやすいように仕上げるといいです。
・原稿などの構成を考える時は、章や項目ごとにメモして紙の上に並べ、読む人が理解しやすい順番に並べ替えます。
・常に持ち歩き、気になる情報や浮かんだアイデアをすかさずメモるといいでしょう。

■To Doリストづくりに
・「今日中」「今週中」のリストを書き出します。やり残しや見落としを減らすため、一覧できるよう手帳に貼ります。
・15分以内で処理できる作業は空き時間に集中してこなすために書き出し、優先度の高い順から上に重ねて手帳に貼るといいでしょう。
・店やイベントの情報を手帳の「行きたい場所リスト」に貼ります。近くに行く機会があれば手帳の当日の欄に張り替えて訪れます。

いずれにせよ、整理することは目的ではなくあくまでも手段であることを忘れてはいけません。きれいに付箋紙を並べることができたからといって、それで終わっていては以前よりも時間の使い方が悪いことになってしまいます。そのために、極力自分の中でルールを作って、時間短縮をして整理できるような仕組みを考えるとより、効果を上げることができると思います。

【参考】日経Plus1　11月8日

ハンドメイド間あふれる春色の付箋紙（コラージュ）

プレゼンテーションというと会社での会議、営業、発表などを思い浮かべるかも知れませんが、実は普段の生活にも大きく影響を及ぼす大切な能力だと思います。誰でも、他人に自分が考えていることを知って欲しい、そして理解して欲しいと思うでしょう。そんなときに相手に自分の考えていることを説明する、それだってプレゼンテーションなんですよね。そう考えてみるとプレゼンテーション能力はすごく大切な能力であることが分かると思います。

そこで、とあるサイトにプレゼンテーションの際の声の出し方について解説があったので、自分が実践していることを含めて紹介したいと思います。声の出し方のポイントは、スピード、ボリューム、トーンの3つになります。以下細かく見ていきましょう。

■スピード
一般にプレゼンでは緊張のせいで、早口になる方が多いと思います。なので、意識的に抑えてゆっくりと話すことが大切です。ゆっくり過ぎるんじゃないかと思うくらいが丁度いいのかもしれません。

ゆっくりと意識して話すことによって、自分の状況を客観的に見ることができるようになり多少余裕を持つことができるようになります。余裕ができてくると周りが見えてくるようになり、結果として聞き手に信頼感を与えることができるようになるのです。

■ボリューム
後に述べるトーンとも密接に関わってくるのですが、ここでいうボリュームとは文字通り声の大きさです。基本的には大きな声で話す方がいいです。小さな声になってしまうと聞き取りづらいだけでなく、自信のない発言であると取られてしまう可能性もあります。

しかし、全ての場合において大きい声でずっと続けるというのも、実は良くなかったりします。時には意図的に小さくすることも大切です。

ある程度大きな声ではきはきと始めると聞き手はよく聞くのですが、それが続くと大きな音に段々慣れてきてしまい、マンネリ化を引き起こします。よくヘッドホンで音楽を聴いているとき、始めは大きな音に感じてもだんだん慣れてしまうことありますよね。同じことです。そうなってしまうと、伝えたいことが伝わらなくなってしまう危険性もあります。

そこで、声のボリュームを変えることが求められるのです。以下に例を挙げます。
・あまり重要でない場合は意図的に小さくして、ここでは聞いて欲しいという場面で大きな声で話す
・気分転換の話をするときには、小さな声で話す。こうすると、今までと違うことを聞き手は察知して、聞き耳を立てるようになります。

結局、この「スピード」と「ボリューム」の効用としては、抑揚をつけてプレゼンにメリハリをつけたり、強調ポイントを明確に示すことができるという効果が期待できます。

■トーン
「トーン」を使い分ける効果は、スピードやボリュームに加え、口調や声質などを駆使することでスピーチ全体のイメージを変えることです。

例えば、キング牧師の「I have a dream Speach」では、16分のスピーチ全体で、トーンを徐々に変化させています。スピーチの冒頭では、ゆっくりとひと言ひと言かみしめるようなスピードで、少しボリュームも押さえぎみです。そこから、徐々にスピードは上がり、ボリュームも大きくなっていきます。最後は、身ぶり手ぶりも大きく、拳を突き上げるしぐさなども使って、エキサイティングな高揚感を演出しています。

声のボリュームと共に、高音や低音といった音程、つまりトーンを変えることによって、聞き手に関心を持ってもらえるような話し方をすることができるのです。深刻なときには深刻そうにボリュームを下げて、さらに低音にする。楽しいときには、大きな声で高音を多く使うなどのテクニックがあるでしょう。

話は相手に伝わらなければ意味がありません。相手に伝わらない時にはまずは相手を責める前に自分のやり方を変えることによって、アプローチしてみたらいかがでしょうか。

【参考】INSIGHT NOW!
http://www.insightnow.jp/article/2299

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最近では、一日の中で打ち合わせをする時間がかなり多くなってきました。そのどれも大切なものばかりなのですが、基本的に相手に呼ばれる打ち合わせは、相手の仕事のお手伝いをしているわけであり、自分の仕事が減るわけではありません。

打ち合わせが終わった後は、自分の本来するべき仕事が残っていたりします。自分も相手を呼ぶ打ち合わせを行っていたりするのでお互い様なんですが。

それでも、1時間程度の打ち合わせでも10人参加すれば、10時間分の作業量を消費したことになります。これってかなり大きいことなんですよね。なので、打ち合わせはその効果を最大限に発揮できるようお互いに努力しなければならないのです。

効果をあげるための手法は様々な書籍で紹介されていますが、ここでは自分が実践している方法を紹介しましょう。以下にその方法を示します。

＜打ち合わせを盛り上げる方法＞
１．ポジティブ発言を
２．場の共有

まず、発言する機会を相手になるべく与え、かつ気持ちよく話してもらうような聞き方をします。具体的には相手の発言を肯定し、プラスの意見を中心にして、決してネガティブな発言はしないようにします。

そうすることによって、発言者は段々のってくるんですね。中には「しかし、それはダメでしょう」とネガティブなことを言う人もいますが、それをやってしまうと逆効果です。みんなが発言しなくなってしまいます。

もう一つ大切なのは、議論をみんなでしているんだという場の共有です。自分一人が引っ張っていくという打ち合わせもありですが、それでは「あの人だけが決めているんだ」と他人事になってしまいます。そこで、なるべく多くの人に発言してもらうように話を振ります。誰かがネガティブ発言をしているときは、会議の主催者が火消し役になるのではなく、誰か他の人に発言を求めます。主催者はそれを受けてまとめることによって、ネガティブ発言者は、主催者に説き伏せられたという感情を持つことなくみんなの意見に説き伏せられたと感じるようになり、納得感を得やすくなるのです。

打ち合わせは、うまく利用することによって一人で悩んでいるものを多くの人の頭を使って解決することができる素晴らしい道具になります。どうせなら、気持ちよく話し合いに参加し、自分が決めたんだという当事者意識を持ってもらうと仕事も楽しくなるのではないでしょうか。

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