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打ち合わせで相手をのせよう

2008/10/30 Category: ビジネス

最近では、一日の中で打ち合わせをする時間がかなり多くなってきました。そのどれも大切なものばかりなのですが、基本的に相手に呼ばれる打ち合わせは、相手の仕事のお手伝いをしているわけであり、自分の仕事が減るわけではありません。

打ち合わせが終わった後は、自分の本来するべき仕事が残っていたりします。自分も相手を呼ぶ打ち合わせを行っていたりするのでお互い様なんですが。

それでも、1時間程度の打ち合わせでも10人参加すれば、10時間分の作業量を消費したことになります。これってかなり大きいことなんですよね。なので、打ち合わせはその効果を最大限に発揮できるようお互いに努力しなければならないのです。

効果をあげるための手法は様々な書籍で紹介されていますが、ここでは自分が実践している方法を紹介しましょう。以下にその方法を示します。

<打ち合わせを盛り上げる方法>
1.ポジティブ発言を
2.場の共有

まず、発言する機会を相手になるべく与え、かつ気持ちよく話してもらうような聞き方をします。具体的には相手の発言を肯定し、プラスの意見を中心にして、決してネガティブな発言はしないようにします。

そうすることによって、発言者は段々のってくるんですね。中には「しかし、それはダメでしょう」とネガティブなことを言う人もいますが、それをやってしまうと逆効果です。みんなが発言しなくなってしまいます。

もう一つ大切なのは、議論をみんなでしているんだという場の共有です。自分一人が引っ張っていくという打ち合わせもありですが、それでは「あの人だけが決めているんだ」と他人事になってしまいます。そこで、なるべく多くの人に発言してもらうように話を振ります。誰かがネガティブ発言をしているときは、会議の主催者が火消し役になるのではなく、誰か他の人に発言を求めます。主催者はそれを受けてまとめることによって、ネガティブ発言者は、主催者に説き伏せられたという感情を持つことなくみんなの意見に説き伏せられたと感じるようになり、納得感を得やすくなるのです。

打ち合わせは、うまく利用することによって一人で悩んでいるものを多くの人の頭を使って解決することができる素晴らしい道具になります。どうせなら、気持ちよく話し合いに参加し、自分が決めたんだという当事者意識を持ってもらうと仕事も楽しくなるのではないでしょうか。

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