あしたまにあーな

会議時のホワイトボード活用術

2011/01/10 Category: ビジネス

仕事をしていて感じるのは打ち合わせの多さです。自分が主体的に企画して主催になる打ち合わせもあれば、誰かの打ち合わせに参加するものもあり、圧倒的に後者の方が多いのが現状です。

そんな会議でありがちなのがダラダラと時間だけが過ぎていってしまうというもの。言いたいことをお互いに議論するのは非常に重要なのですが、複数の議題が議論されてしまうと、どうしても発散傾向にあります。

そんな会議を効率的にする方法については、ゴールの明確化、事前の根回し等手法が本でも出されていますし、多くの場所で実践されていますので、今回はその道具であるホワイトボードに着目して会議の効率化を考えてみたいと思います。

会議スペースにホワイトボードは普通に置かれるようになりました。言葉では表現しづらい図などを説明したりちょっとした立ち話で利用したり、ホワイトボードは活用すべき重要なアイテムになりつつあります。そのホワイトボードを会議で効率的に使うための方法について以下に示します。

1．　会議のゴールを左上に書く
始めにゴールを書いて明文化することで、参加者全員が論点を修正しやすくします。

2．　論点を書いて集中させる
議論が発散した場合や、議論の内容が空中戦で話だけで進んでいて全体が見えないなと思った時に、「要するにこういうこと」という図や箇条書き等のまとめを書いてみます。黙って書き始めると、発熱した議論も冷静になってみんなの注目を浴びます。

3．　すらすらと書けるペンを用意
時々何本も出ないときや、薄いときがあります。薄いまま書いていると参加者の余計なストレスになるので、濃さには要注意です。日頃から出ないペンは元に戻すのではなく捨てるようにします。

4．　最後に議事録を撮る
会議が終わった後に議事録を書くのは結構時間が掛かるもの。しっかりとした議事録が必要な会議でなく、社内でカメラ付きの携帯電話が使えるようであれば、携帯電話でホワイトボードを撮して参加者にメールすれば手間を省くことができます。

会議自体は必要であれば、やはり行なう必要があります。闇雲に会議を減らすのではなく、１つ１つの会議を効率的に行なうことが大切です。その時に、大きな助けと成ってくれるホワイトボードをもっともっと有効に活用できれば、会議の効果も高まるのだと思います。

【参考】日経Plus1　2011/01/08