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仕事で付箋紙を使いこなすコツ

2008/11/10 Category: ビジネス

多くのオフィスでは、付箋紙が事務用品としておかれていてそれぞれその付箋紙を利用できるようになっていると思います。自分の会社でも付箋紙を自由に利用していいことになっていますが、簡単なメモ程度にしか使えていないのが現状です。利用している人でも、机の上に多くの付箋紙が貼られていたりすると、仕事を処理し切れていないのだなと周囲にも自分も誤解をしてしまう危険性もあったりします。

しかし、この付箋紙をうまく利用することによって仕事の効率をあげることができることが、とある記事で分かりました。ものは使いようなんですよね。今日は付箋紙をうまく使いこなす方法についてご紹介したいと思います。

■読書に
・重要と思った箇所のページの端に横向きに貼ります。レベルによって高・中・低と貼る位置を変えることによって、その本の重要度が一目で分かるでしょう。ここでは、持ち歩きを最重点に考え、あまり多くの色を使わないことがコツです。
・貼った文章を後にパソコンに保存し、いつでも読み返せる状態にすると活用性がより高まります。
・新聞や雑誌の興味のある記事に貼ります。後にジャンルわけしたファイルに保存します。ここでジャンルはあまり細かく分けてしまうと続かないのでおおざっぱにするといいでしょう。

■段取りや情報収集に
・仕事の段取りを考えるときは、項目をメモし紙の上に並べます。時系列に沿ってそれを入れ替えていくといいでしょう。机の上の操作になることが多くなるので、色々な色を使ってビジュアル的にわかりやすいように仕上げるといいです。
・原稿などの構成を考える時は、章や項目ごとにメモして紙の上に並べ、読む人が理解しやすい順番に並べ替えます。
・常に持ち歩き、気になる情報や浮かんだアイデアをすかさずメモるといいでしょう。

■To Doリストづくりに
・「今日中」「今週中」のリストを書き出します。やり残しや見落としを減らすため、一覧できるよう手帳に貼ります。
・15分以内で処理できる作業は空き時間に集中してこなすために書き出し、優先度の高い順から上に重ねて手帳に貼るといいでしょう。
・店やイベントの情報を手帳の「行きたい場所リスト」に貼ります。近くに行く機会があれば手帳の当日の欄に張り替えて訪れます。

いずれにせよ、整理することは目的ではなくあくまでも手段であることを忘れてはいけません。きれいに付箋紙を並べることができたからといって、それで終わっていては以前よりも時間の使い方が悪いことになってしまいます。そのために、極力自分の中でルールを作って、時間短縮をして整理できるような仕組みを考えるとより、効果を上げることができると思います。

【参考】日経Plus1 11月8日

ハンドメイド間あふれる春色の付箋紙(コラージュ)



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