あしたまにあーな

一日の仕事の中でメールを確認する時間がどうしても長くなりがちです。誰かに依頼するものも依頼されるのも情報伝達もメールで行うのが主流となっている現在において、メールをいかに短期間で処理していくかが重要となっています。

メール本文については、様々な本で以下のように紹介されています。
・一文の長さは短めに。適度に句読点を打つといいといいでしょう。
・改行や１行空きは文章の切れ目でこまめに入れましょう。
・罫線や記号は重要なポイントに絞って使います。ただし記号は文字化けする危険性もあるので気をつけましょう。

しかし、あまり語られてこなかったのが件名の扱いではないでしょうか。考えてみると忙しい人はメールの中身まで読まずに件名で重要性を判断し、後回しにするかどうかを決定するといいます。相手にとって件名を読んだだけで中身の概要がわかればこんなに親切なことはないんじゃないでしょうか。

時々あるのが、「ABC社です」、「本日はありがとうございました」、無題、「Re」「Re:Re」のままという件名。これで中身を理解することができた人はかなりの超能力者かもしれません。以下にメールにおける件名の書き方に関する４つのポイントを示します。

１．具体的に書く
メール文書では、件名によって重要度が判断されるため、通常の文書より具体的に表現しなくてはなりません。またあとで検索しやすいようにキーワードを含ませることは通常の文書と同様です。
（例）
×　お知らせ
○　臨時休業のお知らせ
×　ご提案
○　品質管理システム改善のご提案

２．文字数は２０文字程度に抑える
件名を簡潔に表すという原則は、通常の文書と同じです。メールの場合、具体性を重視することを考えると、文字数は２０文字以内とします。
（例）
×　第３四半期の販売計画に基づいて展開するキャンペーンの内容説明
○　第３四半期のキャンペーンについて

３．「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
件名の前に（重要）（緊急）と付記すると、相手が優先して受けとめる効果があります。場所によっては、「【○○】を冒頭につける」等、テンプレート化しているところもあるでしょう。ただし、必要以上につけるのは禁物です。
（例）
○　（緊急）４月定例企画会議の日時変更
○　（重要）入荷遅延についてのご照会
○　（拝受）５月８日営業会議アジェンダ
○　（回答）課題解決研修日程の件

４．タイトルだけで用件を伝えることも可能
ごく簡単な内容は、効率化をはかるため、件名を見ただけでわかるようにするのも方法です。この場合（Ｔ/Ｏ）＝Ｔｉｔｌｅ　Ｏｎｌｙと付記しておきます。
（例）
○　新製品発表展示会は労組ストのため中止（Ｔ/Ｏ）

メールは相手に自分の気持ちを伝えると共に、相手へ配慮も届けることができる強力なツールとなります。メール一つでその人の能力さえも相手に伝わってしまうと考え、少しでも的確なメールを出せるよう日々努力していく必要があるのです。

【参考】INSIGHT NOW!
http://www.insightnow.jp/article/3202

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