あしたまにあーな

仕事をしていて感じるのは打ち合わせの多さです。自分が主体的に企画して主催になる打ち合わせもあれば、誰かの打ち合わせに参加するものもあり、圧倒的に後者の方が多いのが現状です。

そんな会議でありがちなのがダラダラと時間だけが過ぎていってしまうというもの。言いたいことをお互いに議論するのは非常に重要なのですが、複数の議題が議論されてしまうと、どうしても発散傾向にあります。

そんな会議を効率的にする方法については、ゴールの明確化、事前の根回し等手法が本でも出されていますし、多くの場所で実践されていますので、今回はその道具であるホワイトボードに着目して会議の効率化を考えてみたいと思います。

会議スペースにホワイトボードは普通に置かれるようになりました。言葉では表現しづらい図などを説明したりちょっとした立ち話で利用したり、ホワイトボードは活用すべき重要なアイテムになりつつあります。そのホワイトボードを会議で効率的に使うための方法について以下に示します。

1．　会議のゴールを左上に書く
始めにゴールを書いて明文化することで、参加者全員が論点を修正しやすくします。

2．　論点を書いて集中させる
議論が発散した場合や、議論の内容が空中戦で話だけで進んでいて全体が見えないなと思った時に、「要するにこういうこと」という図や箇条書き等のまとめを書いてみます。黙って書き始めると、発熱した議論も冷静になってみんなの注目を浴びます。

3．　すらすらと書けるペンを用意
時々何本も出ないときや、薄いときがあります。薄いまま書いていると参加者の余計なストレスになるので、濃さには要注意です。日頃から出ないペンは元に戻すのではなく捨てるようにします。

4．　最後に議事録を撮る
会議が終わった後に議事録を書くのは結構時間が掛かるもの。しっかりとした議事録が必要な会議でなく、社内でカメラ付きの携帯電話が使えるようであれば、携帯電話でホワイトボードを撮して参加者にメールすれば手間を省くことができます。

会議自体は必要であれば、やはり行なう必要があります。闇雲に会議を減らすのではなく、１つ１つの会議を効率的に行なうことが大切です。その時に、大きな助けと成ってくれるホワイトボードをもっともっと有効に活用できれば、会議の効果も高まるのだと思います。

【参考】日経Plus1　2011/01/08

会議の上手なやり方が面白いほどわかる本―効率的な運営のポイントからファシリテーションまで (知りたいことがすぐわかる) (2007/06) 山田 豊、横舘 暁郎 他 商品詳細を見る

就職戦線が厳しい最中ではありますが、今も昔も変わらないのが厳しい面接という印象ではないでしょうか。志望動機ややりたいことなどを聞く通常の方法ではなく、今比較的多く利用されている面接が「無茶ぶり質問」と呼ばれるものです。そこには企業側の考えがあってのことなのですが、今回はその理由と対策について考えてみたいと思います。以下にそんな無茶ぶり質問を示します。

「卵かけご飯の消費量を国内で5年以内に2倍にする戦略を考えてください」
「このビルの近くにある、吉野家の1日の売上はいくらでしょうか？」
「10円玉を100円にするための方法を教えてください」
「マンションとアパートの違いを具体的に説明してください」
「マッチ売りの少女が爆発的にマッチを売る方法を考えてください」
「空手と柔道はどちらが強いですか？」
「もう一度、自己紹介してください」
「今、教えていただいた成功体験をもう一度やり直すとしたら、どんなひと工夫をしますか？」
「みんなを笑わせてみてください」
「面接会場に来るまでの感動体験を教えてください」

自分ならどのように答えるかを考えながら見てみてください。実際に面接を受けた人が回答した例を紹介します。

Q1.「卵かけご飯の消費量を国内で5年以内に2倍にする戦略を考えてください」
A1.「芸能人を使って、宣伝に力を入れます！」

Q2.「10円玉を100円にするための方法を教えてください」
A2.「路上に立って、みんなに100円に交換してくれるようにお願いします」

自分が今度は面接官だとして、上記のような回答をした人を採用したいと思うでしょうか。おそらく難しいと感じてしまうのではないかと思います。その理由は具体性と実現性がないからに他なりません。1つ目の質問に対しては具体的な対策を、そｓて2つ目の質問に対しては現実性が求められます。例えば、10円で種を買って育てて100円にして売るなどが考えられるでしょう。

このような無茶ぶり質問は、特に外資系の会社が多く採用しています。そこには以下の4つの意図が隠されているのです。

1. 論理的思考ができるかどうかを判断するため
　課題を整理しそのための内手を考える能力を見ています。

2. 発想が柔軟かどうかを判断するため
　ユニークな発想を期待している。困難な環境の中でも新しい価値を柔軟な思考力で生み出せるかどうかを見ています。

3. 思考のストレス耐性をみるため
　あえてストレスを与え、その中で考え抜く力があるかどうかを確認します。

4. 臨機応変に対応できるかどうかを確認するため
　ハプニングが起きても冷静に、臨機応変に対応できるかを確認します。

では、このような面接に対してどのように対策を打てばいいのでしょうか。まず、面接当日ですが、無茶ぶり質問は圧迫面接ではなく価値観や行動特性、思考回路などを確認するための面接なので、できるだけ自然体に真剣に答えるように意識します。答えが合っているかどうかではなく、難題に向かう姿勢が重要だからです。

そしてそのような面接のためにやっておくこととしては、思考能力を養う訓練をしておくことです。日頃から様々なことに対して疑問をもち、それを自分なりに解決する方法を見つけ出してみるのです。それをノートなどにまとめておくといいでしょう。

例えば、日本中にあるマンホールの数はいくつか、渋滞を完全になくすにはどうしたらいいのか等日常生活の中でふと感じたことで構いません。そういった積み重ねが、面接という場面だけでなく様々な場面で利用することができるスキルにつながっていくのだと思います。

【参考】CAREERzine　http://careerzine.jp/article/detail/1474

他人に自分が思う通り動いてもらうということは非常に難しいことです。日常生活でも必ず誰かと関わり合いながら自分の気持ちを伝え、そしてお願いしなければならない場面はたくさんあります。

相手からみると、誰かにお願いをされたとき必ず警戒心をもつと思います。相手からお願いされたことを自分がやるとどうなるか、それをやって自分にメリットがあるか、など一瞬のうちに計算が働きます。これは自分と相手との人間関係ができていないほど高い壁となって立ちはだかるのです。

その高い壁を打ち破ってくるの訪問販売や電話での勧誘です。迷惑なものも多いのですが、彼らは警戒心をかいくぐって自分の要求を通すための交渉術をしっかりと持っているのです。それが、「foot in the door」と「door in the face」という技法です。

そこで今回はそんな交渉術について慶應義塾大学保健管理センターの大野裕教授のコメントをもとに考えてみたいと思います。

◆「foot in the door」
小さい要求から始めて、少しずつ自分の希望を受け入れるように仕向けていく方法です。訪問販売の例でいうと、家の中にいる人に声を掛けて少しでもドアを開けてもらえれば足を挟んでドアを閉められないようにして、少しずつ説明を勧めていって買ってもらうようにする方法になります。日常生活では、簡単なものをまずは頼んで、少しずつ難しいことをやってもらう、といった利用方法があります。

◆「door in the face」
まず受け入れられないような大きい希望を伝えて、その後に小さい希望を伝える方法です。後に出した提案が実際以上に小さく見えることから受け入れられやすいといわれています。日常生活では、とうてい受け入れてもらえないようなことを頼んで、拒否されたらすぐに簡単なことを頼んでみる、といった利用方法があります。

ビジネスの世界でもこれらは様々な場面で利用されます。「foot in the door」では、簡単な仕事からお願いしそれらの実績を積んだ上で大きな仕事を任せることによって自信と経験を積ませることができます。

また、「door in the face」は取引先との価格交渉などで利用します。まずは大きな額を提示し、相手の出方をうかがいます。渋るようなら頑張ったフリをしてがくっと値段を下げることによって、効果を発揮することができるのです。

訪問販売や電話での勧誘で利用されているのは、この方法が非常に有効であるからに他なりません。しかも彼らはプロなので明らかにそれと分かる方法では攻めてこないので、用心と警戒がどうしても必要となります。

自分がこれらを相手に対して利用する際には、まずは相手との信頼関係の構築が必須だと思います。十分に相手との関係ができたときに、このふたつの交渉術は十分に威力を発揮するのです。

【参考】日本経済新聞　2010/11/12

ジェームス・スキナーの無料CDプレゼント＞クリック