あしたまにあーな

ビジネスの世界で時々耳にする「要は○○ってことでですよね」という言葉。相手の話したことの要点をうまいこと抽出し、一般化してうまくまとめようとする意図があるのですが、実はいつも万能というわけではないのです。

「要は」といいつつ、その後に続く言葉が全然まとまっておらず、余計話を難しい状況に持ち込んでしまうことも珍しくありません。もはやその人にとって口癖のようになってしまっているんですよね。

日常会話の中でこの言葉を使うのもかなり注意が必要です。話し相手が一生懸命にいろいろ説明してくれているのに、最後に「要はこういうことですよね？」と言われてしまうと、それが正しいことであっても、なんかむかむかするでしょう。まとめようとする側にとっても、自分の固定観念の中に押し込めようとしてしまうので、考え方も固定化してしまうというデメリットがあるのです。

自分たちは無意識に現実の世界から受ける五感の情報を自分の内面で理解できる形に変化させているといいます。同様に意識的に、自分の既に知っている過去の情報と照会しながら、物事を理解しようとしているのです。上で紹介した「要は」というのはこの動作が具現化したもので、人間にとっては自然なことなのです。

ここで、オットー・シャーマー氏の「U理論」を紹介します。この理論では人とのコミュニケーションにおける聞き方の深さに関して、4つのレベルがあると説明されています。

（1）ダウンローディングする (Downloading、既に知っていることを再確認している聞き方）

（2）事実に基づく (Factual、自分にとって新しいデータに焦点を当てる聞き方）

（3）共感・感情移入する（Empathic）

（4）生成的（Generative)

「要するに」とは、このうちのレベル1の浅い聞き方である「ダウンローディング」に過ぎないのです。この聞き方だけでは、聞き手はこれまでの枠組みから脱する機会を失ってしまう可能性があります。より深いコミュニケーションで、相手との対話から深い気づきや創造的な発見・生成を起こすには、「要するに」と自分の知っているものとの照合による理解だけでは十分ではないのです。

相手の言葉から新たな気付き・発見を得たいのであれば、「要は」と言いたくなったとき、試しに「要するに」「要は」を言わないように努力してみてはいかがでしょうか。その先に自分の知らない世界が窓を開けて待っていてくれるかもしれないのですから。

【参考】Business Media 誠
http://bizmakoto.jp/makoto/articles/0904/20/news048.html

交渉力の達人カリスマ講師のすべてを盗め！本では学べなかった「声のトーン」「会話の間」「表…

不況のあおりを受けて、今年そして来年に就職活動を行っている人にとって非常に厳しい状況となりました。なんでも「ブラック企業」と呼ばれる入社すると過酷な労働環境が待ちかまえている企業が就活中の学生たちの間で噂になっているそうです。

いざ入社しても数々の困難が待ちかまえているのですが、そういった外部環境だけでなく一番身近な人間関係が上司との関係ではないでしょうか。上司は選ぶことができず運次第になってしまうことが多くなってしまい、上司によって自分の実力が発揮されることもあれば逆にそうでない場合もあります。

そんな職場の中で上司から無理難題を押しつけられたり暴力的な言葉をはかれたりする「パワーハラスメント」が後を絶ちません。挙げ句の果てにこの不況を逆手にとって解雇を促されたりするのは悪質以外の何者でもありません。

こうしたパワハラは近年一個人からだけでなく会社として組織的に圧力を加えられることもあるということで、こうなってしまうとすでに個人で解決するのは困難であるといえます。自分が壊れてしまう前に産業医や外部機関などに相談し具体的な解決策を模索する必要があります。

どうしてパワハラが発生してしまうのか、様々な理由が考えられますが、2004年日経BP調べによるとその理由の第1位は「上司の感情や人格による」、次いで「上司の無知」「会社組織・人事の不備」「上司と部下の感情的対立」と続きます。かたやパワハラを行う理由の1位として、「部下のパフォーマンスが上がらなかった」「上司に対する部下の振る舞い」と続きます。それぞれに言い分があるのですが、これらをまとめて人間関係と処理されてしまうのです。

では、このようなパワハラに負けないためには、どうしたらいいのでしょうか。クオレ・シー・キューブの社長によると、パワハラが深刻化する前に自分の行動パターンを変える必要があるそうです。以下、どのようなことに注意すべきかを挙げます。

・しかられ上手になること
わからないことは恥ずかしがらずにどんどん聞くこと。上司の行動パターンを色々引き出しそれをどのように回避するのかを学んでいくのです。

・いい子にならないこと
従順でガマンばかりしているとパワハラはどんどん進行します。

・自分が上司ならという視点に立つこと
ものの見方を変えることで、上司の言いたいことがわかります。

・信頼できる人間関係を作ること
集団を作ることによって、上司に向かうことが容易になります。

・文句を言わせない実力を身につけること
まずは自分の能力を高めましょう。上司や会社の期待に応えることができればパワハラも軽減する可能性が高まります。

マズローの欲求段階説によると、人間には自分を認めて欲しいという承認欲求があります。部下の立場からいうと、その欲求を満たすことができれば仕事やそれ以外の活動も積極的な自分になれるのです。反対に上司の立場からも同じ欲求といえるでしょう。上司も自分を認めて尊敬して欲しいという欲求はあるのです。

それらがうまく機能したとき、最高の職場環境を構築することができるのです。

【参考】
・日本経済新聞　2009年2月14日
・日経BPアンケート　http://www.nikkeibp.co.jp/archives/318/318130.html

上司殿!それは、パワハラです (2005/03) 岡田 康子 商品詳細を見る

一日の仕事の中でメールを確認する時間がどうしても長くなりがちです。誰かに依頼するものも依頼されるのも情報伝達もメールで行うのが主流となっている現在において、メールをいかに短期間で処理していくかが重要となっています。

メール本文については、様々な本で以下のように紹介されています。
・一文の長さは短めに。適度に句読点を打つといいといいでしょう。
・改行や１行空きは文章の切れ目でこまめに入れましょう。
・罫線や記号は重要なポイントに絞って使います。ただし記号は文字化けする危険性もあるので気をつけましょう。

しかし、あまり語られてこなかったのが件名の扱いではないでしょうか。考えてみると忙しい人はメールの中身まで読まずに件名で重要性を判断し、後回しにするかどうかを決定するといいます。相手にとって件名を読んだだけで中身の概要がわかればこんなに親切なことはないんじゃないでしょうか。

時々あるのが、「ABC社です」、「本日はありがとうございました」、無題、「Re」「Re:Re」のままという件名。これで中身を理解することができた人はかなりの超能力者かもしれません。以下にメールにおける件名の書き方に関する４つのポイントを示します。

１．具体的に書く
メール文書では、件名によって重要度が判断されるため、通常の文書より具体的に表現しなくてはなりません。またあとで検索しやすいようにキーワードを含ませることは通常の文書と同様です。
（例）
×　お知らせ
○　臨時休業のお知らせ
×　ご提案
○　品質管理システム改善のご提案

２．文字数は２０文字程度に抑える
件名を簡潔に表すという原則は、通常の文書と同じです。メールの場合、具体性を重視することを考えると、文字数は２０文字以内とします。
（例）
×　第３四半期の販売計画に基づいて展開するキャンペーンの内容説明
○　第３四半期のキャンペーンについて

３．「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
件名の前に（重要）（緊急）と付記すると、相手が優先して受けとめる効果があります。場所によっては、「【○○】を冒頭につける」等、テンプレート化しているところもあるでしょう。ただし、必要以上につけるのは禁物です。
（例）
○　（緊急）４月定例企画会議の日時変更
○　（重要）入荷遅延についてのご照会
○　（拝受）５月８日営業会議アジェンダ
○　（回答）課題解決研修日程の件

４．タイトルだけで用件を伝えることも可能
ごく簡単な内容は、効率化をはかるため、件名を見ただけでわかるようにするのも方法です。この場合（Ｔ/Ｏ）＝Ｔｉｔｌｅ　Ｏｎｌｙと付記しておきます。
（例）
○　新製品発表展示会は労組ストのため中止（Ｔ/Ｏ）

メールは相手に自分の気持ちを伝えると共に、相手へ配慮も届けることができる強力なツールとなります。メール一つでその人の能力さえも相手に伝わってしまうと考え、少しでも的確なメールを出せるよう日々努力していく必要があるのです。

【参考】INSIGHT NOW!
http://www.insightnow.jp/article/3202

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