あしたまにあーな

仕事をしていると、緊急に自分の元にやってくる案件が多いことがよくあります。自分が落ち着いて計画的にやろうとしていることを後回しにしてもやらなければならないという緊急案件をこなしていくことは非常に重要なのですが、精神的にもかなり参ってしまい疲れも溜ります。また、中長期的な計画の達成を目標とする会社の評価軸の中で、緊急案件をこなしていくことだけになってしまうと評価も上がらないというジレンマがあるのです。

そんな状況が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまい、「そんな緊急事態にならないようになぜ前もって準備をしておかなかったのか」とやるせない一言を受けることになってしまいます。病気にならないように体調を整え、体力をつけておく。取引先に迷惑がかからないよう、問題が起こる前にしっかりチェックしておく。こうした、緊急ではないけれども重要な行動をしっかり行っているから、緊急事態を回避できるという考え方が求められます。

これを実践するための参考書となるのが、フランクリン・コヴィー博士による「７つの習慣」というもの。コヴィー博士は様々な時間管理の方法やビジネスマインドを徹底するためのメソッドを紹介している有名な博士であり、時間を管理して自分がコントロールできるタスク管理を行なう為には、自分の周りにおかれているするべきことを4つに区分することをすすめています。その軸は、緊急度と重要度という2軸であり、それぞれに分けてみます。

その中で緊急でなく重要でないもの、緊急だが重要でないもの、という区分に分けられたもののタスクはなるべく後回しにしたり、自分ではない誰かに振ることによって自分の手元から離していくのです。そして緊急で重要なものと緊急ではないが重要なものの2つに注力するのですが、前者を優先してしまうと自分のための時間がなくなってしまいます。そこで「緊急ではないが重要なもの」が最も大切だということになります。この区分を「第二領域」といいます。

ここは自分の意識の持ち方になっていくのですが、なるべく緊急かつ重要なものに時間を注力できるように、緊急案件はなるべく早くこなすことに全力を尽くすことにしています。また、自分の時間をなるべく設けるために、緊急だといって持ち込まれた案件について、期限を聞いてみるのもいいでしょう。期限を聞かれるとそこまで緊急ではなったり、自分以外の誰かでも構わないことも多いからです。

少しでも、第二領域を増やすための努力は意識して自分に課していかなければ、なかなか時間というものは作れないのだとフランクリン・コヴィー博士のプログラムを受けてわかりました。

【参考】
・R25.jp　http://r25.yahoo.co.jp/fushigi/wxr_detail/?id=20110428-00006044-r25

7つの習慣―成功には原則があった! (1996/12) スティーブン・R. コヴィー、ジェームス スキナー 他 商品詳細を見る