あしたまにあーな

仕事をしていると、緊急に自分の元にやってくる案件が多いことがよくあります。自分が落ち着いて計画的にやろうとしていることを後回しにしてもやらなければならないという緊急案件をこなしていくことは非常に重要なのですが、精神的にもかなり参ってしまい疲れも溜ります。また、中長期的な計画の達成を目標とする会社の評価軸の中で、緊急案件をこなしていくことだけになってしまうと評価も上がらないというジレンマがあるのです。

そんな状況が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまい、「そんな緊急事態にならないようになぜ前もって準備をしておかなかったのか」とやるせない一言を受けることになってしまいます。病気にならないように体調を整え、体力をつけておく。取引先に迷惑がかからないよう、問題が起こる前にしっかりチェックしておく。こうした、緊急ではないけれども重要な行動をしっかり行っているから、緊急事態を回避できるという考え方が求められます。

これを実践するための参考書となるのが、フランクリン・コヴィー博士による「７つの習慣」というもの。コヴィー博士は様々な時間管理の方法やビジネスマインドを徹底するためのメソッドを紹介している有名な博士であり、時間を管理して自分がコントロールできるタスク管理を行なう為には、自分の周りにおかれているするべきことを4つに区分することをすすめています。その軸は、緊急度と重要度という2軸であり、それぞれに分けてみます。

その中で緊急でなく重要でないもの、緊急だが重要でないもの、という区分に分けられたもののタスクはなるべく後回しにしたり、自分ではない誰かに振ることによって自分の手元から離していくのです。そして緊急で重要なものと緊急ではないが重要なものの2つに注力するのですが、前者を優先してしまうと自分のための時間がなくなってしまいます。そこで「緊急ではないが重要なもの」が最も大切だということになります。この区分を「第二領域」といいます。

ここは自分の意識の持ち方になっていくのですが、なるべく緊急かつ重要なものに時間を注力できるように、緊急案件はなるべく早くこなすことに全力を尽くすことにしています。また、自分の時間をなるべく設けるために、緊急だといって持ち込まれた案件について、期限を聞いてみるのもいいでしょう。期限を聞かれるとそこまで緊急ではなったり、自分以外の誰かでも構わないことも多いからです。

少しでも、第二領域を増やすための努力は意識して自分に課していかなければ、なかなか時間というものは作れないのだとフランクリン・コヴィー博士のプログラムを受けてわかりました。

【参考】
・R25.jp　http://r25.yahoo.co.jp/fushigi/wxr_detail/?id=20110428-00006044-r25

7つの習慣―成功には原則があった! (1996/12) スティーブン・R. コヴィー、ジェームス スキナー 他 商品詳細を見る

時間管理術という言葉が本屋さんにも数多く並んでいて、改めて時間を効率的に使うことの大切さが叫ばれています。同じ時間なのに「仕事ができる」人はその使い方がうまいなと感心してしまいます。しっかりと定時で会社を去り、英会話や飲み会など自分の時間を多く取ろうとしているのです。

自分は残念ながら時間の使い方がまだまだうまくはないので、いくら時間があっても全然足りないくらいで、時々そんな自分が嫌になるときもあります。子供も最近では、夜の7時くらいになると時計を指さし「パパ」と言ってくれるそうです。そのためにも時間をうまく使い必要な仕事を全てこなし、早く帰って子供と遊ぶにはどうしたいいのでしょうか。

そんな答えの一つを提示してくれているのが、『通販生活』雑貨商品開発室次長の吉川美樹さんです。「残業ゼロで成果が上がるスピード時間術」というセミナーの中で、そのヒントを与えてくれています。

キーポイントは「急ぐ意識を常に持つ」ということ。

トイレもコピー取りも他の部署に行くときも、とにかく急ぐという意識をもつことが大切だと吉川さんはいいます。急ぐ意識があれば朝とりあえずコーヒーを飲んで、それからメールでもチェックして、というような呑気な気持ちではいられなくなるはずだと、まずは気持ちの持ち方を説いています。確かに朝の始動が遅いとあっという間に1時間くらいは過ぎていってしまいます。なんだかもったいない気がしてきます。

さらに、吉川さんは以下を実践すべきだと説明しています。

「スケジュールは前倒しにする」
「先送りにせず今すぐやる」
「1本早い電車に乗る＝始業前の余裕を生む」
「優先順位の高い仕事から手をつける」
「キリを欲張る」
「とりあえずの商談はしない」
など15項目

この中で印象的なのが、先送りせずにやることです。以前フランクリンコーヴィーの時間管理にういて学びましたが、時間の使い方で大切なのは「緊急ではないが大切なこと」をする時間をいかに多くするかによってモチベーションは上がるそうです。緊急かつ重要な仕事はそれを続けると、モチベーションは下がっていくのです。先送りせずにすぐに片付けようという気持ちを強く思うことによって、その処理スピードにも違いが出てくるのだと思います。

仕事をしていてよくあるのが、終業間際になって外部から仕事がどんどんふってくるパターンです。「今日は残業しないぞ」と思っていても依頼や予定よりも時間が掛かって結局残業をするハメになったりするのです。

外部からの依頼については、自分がすべきことなのかどうか、今すぐにすべきことなのかをもう一度考えてみるといいでしょう。自分が帰宅していたらその人は別な人にお願いするか、もしくは明日お願いするかするでしょう。本当に自分が今すべきことであればやむを得ないのかもしれませんが、そうやって問いかけることによって相手も自分の所に持ってくる前に考えるようになるでしょう。こうすることによって少しでも自分の緊急案件は減るのです。

時間が掛かってしまうのは、期限を思いきり意識するのです。ここまでにやらないといけないと強く思い取り組むことでなんとかできるものです。特に期限が定まっていないのであれば、「これは、今日の18時までに仕上げますね」といったりして自分で定めて宣言してしまうのもいいでしょう。

自分もまだまだ時間管理がへたくそなんですが、少しでも効率的に効果をあげるのは、自分がどこで仕事をしていても、遊んでいても大切なことだと思います。そうやって限りある人生を楽しく満足して過ごしたいものですね。

【参考】livedoor ニュース
http://news.livedoor.com/article/detail/4104823/

スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術 (2007/01/31) 大橋 悦夫佐々木 正悟 商品詳細を見る

今年の目標に、手帳をうまく付けることを挙げた人は多いんじゃないでしょうか。と言っている自分も思いきりその一人だったりします。毎年手帳を購入し、試行錯誤しながら続けてはいるのですが、目に見えて何らかの効果をあげることができたかといえば、謎な年が続いています。そこで、とある記事に書かれていた手帳作成術をもとに、もう一度手帳を使った時間管理術を勉強してみたいと思います。

■時間管理術　その１：To Doリストを作る
目的を達成するためにTo Doリストを作るのは当たり前となりつつありますが、やたらと書き連ねるのは決して効率的とは言えません。「To Do」は１日に６個までにしましょう。明日できることは明日でもいいのです。その代わり今日やると決めたことは確実の今日のうちにこなします。また、すぐにやれることまでTo Doに書き出す必要はありません。２分以内で終わらせることができるものは、その場でやってしまいましょう。

■時間管理術　その２：作業時間を書き入れる
やるべきことの一つ一つにそれぞれの所要時間を想定しておき、あらかじめ手帳の中に予約してしまいましょう。これによって、緊急かつ重要な仕事に忙殺されることなく、計画的な仕事をすることができるのです。

■時間管理術　その３：時間割を作る
一般的に働く社会人がもつ自由時間は年間１０００時間と言われています。その自由時間もしっかりと管理しましょう。そのために、英会話に２時間、読書に１時間という風にスケジュール表に書き込むと有効です。

■時間管理術　その４：曜日ごとに役割を決める
曜日を特性づけておくことは行動管理面で重要です。例えば、月曜日は外部とのアポイントは極力避ける方がいいでしょう。それは、土日を挟むため準備がしづらく、前週のやり残し処理をここで行うことで１週間の予定を改めて立てることができるためです。そして水曜日に外部とのアポイントを積極的に入れるのです。そこで宿題などを持ち帰ることもありますが、それを木金で消化すればいいのですから。曜日の特性を意識するだけで効率をあげることができるのです。

■時間管理術　その５：計画と行動を照らし合わせる
どんなに綿密な計画を立てても、行動が伴っていなければ、文字通り計画倒れになってしまいます。大切なのは、自分が手帳に書き込んで計画したことと実際の行動を照らし合わせて反省する時間なのです。１日の終わりでも１週間の終わりでもいいので、計画の消化率を検証しましょう。そこであまりに終わっていなければ、そもそもの計画が誤っていたことが分かります。これを繰り返すことによって計画立案能力が高まっていくのです。

このなかで全てを完璧に実行する必要はありません。自分が無理なく実施できるものをチョイスして、実行してみればいいのです。自分は特に計画の反省ができていなかったので、そこを重点的に行い今年の最後に何らかの目に見える成果を報告できるように頑張りたいと思います。

【参考】COBS　No.014 2008/12

33993コンパクトブルーム・デイリー・リフィル2009年1月~2009年12月 (2008/10/01) フランクリンコヴィー・ジャパン 商品詳細を見る