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来年こそは!手帳活用術

2008年12月 23日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

この時期、書店や文房具店では実に多くの手帳が並んでいます。手帳をうまく使いこなしていろんなことを整理している人を見るとそれだけで仕事がすごくできる人なんだなと感じます。そんな理想とは裏腹に次第に手帳に書き込むことが面倒くさくなり、年末になってから改めて今年の手帳を見てみると空欄が多かったりして悲しくなってきます。それでもまた来年の手帳を購入してしまったのですが。。。

そんな手帳の選び方、そして使い方についての記事があったので自分も含めて実践できるようにまとめておきたいと思います。

■手帳の選び方
今使っている手帳があれば、その不満を解消してくれる手帳を選びます。自分は他の会社から頂いたものを毎年利用していたのですが、以下の不満により新しく購入したものを使っています。
・予定欄が18時までしかない
 残業をせずに変えるためには非常にいいのですが、残念ながら残業はあるのでそんなときに予定を書き込めずに困っていました。そこで、18時以降も予定が書けるものにしました。

・付箋紙でToDoリストを作れるだけのスペースを
 今年から付箋紙を使ってToDoリストを貼り付けています。そこでそのスペースがあるもの。そして1週間単位でページがあるものを選択しました。その時にスケジュールは縦書きがいいと考えています。それは人間が縦書きと横書きどちらが手の運動をあまりせずに書けるかと考えてみると縦書きの方が楽なのではという考えに基づいています。

このように、どのように使いたいかを思い浮かべながら選ぶといいでしょう。

■手帳の使い方
・自分一人でやることも書き込む
 相手がある案件だけでなく、自分一人でこなす仕事なども書き込めば、時間を見積もる能力が養われ計画を立てやすくなります。突発にやらなければならないことに一日が埋没してしまうのを防ぐ効果もあります。

・記入欄の形や枠組みにとらわれないようにする
 線を追加するなど使いやすいように自分でアレンジするといいでしょう。例えば、以下のようにアレンジするのもいいかもしれません。
  ?月間予定表を2段に区切ってプライベートと仕事を分ける(色で分けてもOK)
  ?アドレス帳など使わない部分を、読書や食事の記録にする
  ?月間と週間のページをそれぞれ仕事用とプライベート用で分ける

・定期的に振り返る
 記録のつけっぱなしでは、手帳の効果は半減してしまいます。計画したことが実行できたか、時間の無駄はなかったかなど1日1回、1週間に1回と定期的に振り返って次に生かします。

巷には多くの手帳活用に関する本が並んでいますが、自分一人一人やり方や手間の感じ方も違います。最終的には自分が一番やりやすい方法を模索していくしかないんだと思います。そういう意味で、自分は手帳をつけても振り返ることをしなかったので、来年はその点に注意して、仕事を効率化させていきたいと思います。

【参考】日経Plus1 12月20日

夢と時間を大切にしたい人の手帳活用法―夢をかなえる時間活用術 夢と時間を大切にしたい人の手帳活用法―夢をかなえる時間活用術
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藤沢 優月

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すきま時間を有効に使うポイント

2008年10月 29日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

今の時代、何をしている人であっても何かと忙しいと感じてしまうことも多いんじゃないでしょうか。とにかく時間がない、やろうと思っていたことが全然できない等、一日を終わって考えてみると、そんな後悔の念を感じてしまうこともあると思います。

でも、よく考えてみると本当に時間がないのでしょうか。一日の時間の中で必ず何かをしているのでしょうか。思い出してみると、そんなことはなく案外何をしていたのか分からないような時間が多いことに改めて気付かされると思います。

巷では、すきま時間を有効に活用しようと、様々な書籍が売られています。すべての行動を記録する、隙間時間を見つけたら用意していた勉強をすかさず始める、など実に多くの方法が紹介されています。

自分も、ご多分に漏れずそういったビジネス書を読んで実践してみましたが、長続きしないものが多い自分が悲しくなります。そんななか、日経新聞にすきま時間を活用するポイントがあったので、考えてみたいと思います。

<集中力を高める4つの方法>
1.仕事や勉強に具体的な目標をもつ
資格取得などの目標を設定、時間を有効活用する動機づけにする

2.気が散る要素を減らす
遊びや休憩、勉強とメリハリをつける

3.時間ができたら「チャンス」と思え
乗ろうとした電車が目前で発車しても、「時間ができた」と前向きに思考する

4.睡眠時間は削らない
作業効率を上げるには休養が大切。必要以上に睡眠時間を削らない

大切なのは、自分で時間を作ろうとする動機を作ることだと思います。しかも、時間が空いたらこれをやろうという強い意志をあらかじめ持っておかなければなりません。誰かと競い合うのもいいでしょうし、自分の中にノルマを課すのもいいかもしれません。今日は必ずここまでやるといった目標があると空いた時間を見つけられるとラッキーと思えるようになると思います。

そこで、どのくらい時間が空いたら何ができるのかを時間別に見てみたいと思います。

<目安となる時間別の活用法>
■5分
 ・参考書を読む
 ・プレゼンの練習
 ・本の章立て、著者紹介を読み、概要を頭に入れる

■10分?15分
 ・ビジネス専門書の1章分を読み切る
 ・週刊誌や総合月刊誌を読む
 ・コンビニなどの店舗をのぞき流行をチェック
 
■30分
 ・プレゼン資料や原稿など作成した書類の確認
 ・新聞を読む
 ・書店をのぞく
 ・仮眠

少ない時間でも案外いろんなことができることが分かると思います。自分でもこの一覧を始めに作っておくのも一つの手ですよね。小さい時間を積み重ねて、目に見える大きな成果を上げることができたとき、自分の時間活用へのモチベーションはより高まっていくのではないでしょうか。始めの一歩が大変かもしれませんが、そこを乗り越えたとき自分がより成長するのだと思います。

【参考】日本経済新聞 10月18日

「コマギレ・すきま時間」活用術―1日15分3セットで夢を実現! 「コマギレ・すきま時間」活用術―1日15分3セットで夢を実現!
(2008/02)
木村 雅晴

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習慣を見直し時間活用を

2008年6月 07日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

時間は本当に有限です。

ぼーっとしているとあっという間に時間が過ぎていってしまい、自分は何をしていたんだろうと悩んでしまう人も多いんじゃないでしょうか。

経済評論家の勝間和代さんによると、飲酒や長電話をあまりしないといいます。またテレビやネットサーフィンのダラダラ試聴も良くないと言い、「やらないことリスト」を作ってみてはどうかと提案しています。

自分は、飲酒や長電話というのは時間活用という観点ではなく、精神的な安定を求めてする場合もあるので、一概にやめるべきだとは思いません。いつも忙しくきっちりとばかり時間は使うのではなく、ゆったりとした時間を自分の中に持つことはすごく大切なことだと思います。

自分の中で何が大切な事なのか、今日何をしないと行けないことなのか、といった優先順位を付けていく過程の中で、「やらないことリスト」を作ってみるのはすごくいいことですよね。

勝間さんのおはなしから、テレビやネットサーフィンを続けていると思考が止まってしまい、ぼーっとなってきます。何時間でも過ごすことができますが、同時にもったいないような気もします。なので、これも、「今日はこの番組を見る」とか、「このサイトを見る」といった目的をもって見るのがいいのではないでしょうか。

人それぞれの時間管理術はあると思いますが、限られた時間の中で自分がやりたいことをなるべくたくさんやれれば、充実した日々を過ごせるんじゃないでしょうか。

【参考】『勝間式自分ナビ』宣言 be on Saturday (6/7)


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