あしたまにあーな

仕事や勉強が段々行き詰まってきたり忙しくなってくると、徐々に机の上も資料などの紙で覆われていくことになります。最近では情報セキュリティーの観点から机の上に資料などを置いたまま家に帰ったりすることに対して会社も厳しくなってきている状況から、とりあえずまとめて引き出しの中でつっこんだまま帰るという人もいるのではないでしょうか。

でも、そうやって整理ができなくなってくると仕事や勉強の効率も徐々にではありますが落ちてくるもんなんですよね。そこで、せめてデスクの上だけでもきれいにする方法について今回は考えてみたいと思います。

■仕事が終わるごとに整理
仕事でも勉強でもずっと一つのことをしているわけではありません。勉強でいうとまずは英語をやって、その後に数学をやるというように長くても数時間ごとに机の上でやっていることは変わっていくはずです。この一つの区切りの中でデスクの上をきれいに整理するもの一つの手です。

■ウエットティッシュ常備
どうもデスクの上が汚いと、やる気をなくしてしまいがち。そこで、埃やこぼしたものなどをすぐに拭けるようにウェットティッシュを常備するといいでしょう。自分は必ず朝出社してからパソコンが起動するまでの間に自分のデスクの上をウェットティッシュで拭くようにしています。

■縦に積まない
書類や資料などを積み重ねていくと下のものを取り出すときに山が崩れて散らかってしまうので、縦に積まず平積みしないようにします。積み重ねると下の方は段々読まなくなっていくんですよね。自分がやっているのは内容ごとにクリアファイルに入れて立てかけるようにしています。上手にこういったアイテムを利用できるといいと思います。

■一時預かりBOXを作る
世の中には整理術に関する本が色々出ていますが、その都度丁寧に整理しようとすると途中で挫折してしまうことも。必要なものと不要なものに分けて不要なものをすぐに捨てるのはもちろんですが、必要か不要か迷う書類やものもかなりあったりします。これらを無理矢理整理しようとするのではなく、一時預かりBOXへ入れておくのがいいでしょう。一時預かりBOXは1カ月ごとに覗き、そこでいらないと判断したものは捨てることにします。
■ペン立てなどの小物を、自分のお気に入りのものにする
ペン立てや文房具、収納用品といったお気に入りのものをデスクに置くことによって、綺麗になることもあります、デスクを「お気に入りの空間」に作り上げてしまえば、片付けるのも楽しくなるかもしれません。

この他にも自分だけの整理方法は数多くあると思います。デスクの上が綺麗だと効率も良くなり、自分自身も頑張ろうと思えてくるのです。そう考えると始めは大変かもしれませんが、綺麗なのが当たり前の状態をいかに作り上げるか、その始めさえクリアすれば案がイラクに習慣化するのです。

明日から早速クリアデスクにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

【参考】escala cafe
http://escala.jp/jyoshi/2009/04/post_328.html

デスク周り美しく整理整

いくらメールが主流になったとはいえ、やはり年賀状をもらうのはうれしいものです。お正月になるとポストへ行くのがなんだか楽しみで、どんな人から来たんだろうとワクワクしますよね。年賀状で近況を伝え合うだけの関係になったとしても、元気でいることが分かり、それはメールでは感じることのできない楽しみの一つでもあります。

自分たちも今年の年賀状をどれにしようかと悩みながらも、子供の一年間の写真を二人でずっと見ていました。そうすると、自分は少し髪の毛が薄くなり、年老いているくらいでほとんど変わらないのですが、子供がこの1年ですごく変わったことが分かります。去年の年賀状で使った写真は赤ちゃんそのものですが、今ではチョロチョロ歩き回ってニコニコと話しかけるほどまでに成長し、子供の成長を感じさせる一年でした。

きっとこの写真を選んだ後、来年見てみると、「この頃はまだこんなちっちゃかったんだ」と感じるようになるんでしょう。今からその日が楽しみで仕方ありません。子供の成長に負けないように自分たちも親として成長していきたいですね。

KOKUYO はがき整理ソフトウェア< はがき さくっとファイリング> NS-HS1-1 (2007/11/11) 不明 商品詳細を見る

メール処理は仕事の重要な一部で、この処理スピード、効率が高まると仕事全体の効率もかなり上がるんじゃないでしょうか。

朝会社に行ってからパソコンを立ち上げ、メーラーを立ち上げ受信後にはやらなければならない依頼メールがたくさんあって、少し気持ちも沈んでしまうこともあるんじゃないでしょうか。

そこで、メールの整理の仕方についてキース・ロビンソンという物書きの方がアドバイスしているので、参考にしたいと思います。

【Step1】受信箱をきれいに掃除
最初の行動として、受信箱をきれいに掃除しましょう。受信箱の中のすべてのメールについて、ソートをかけ、返信し、削除し、アーカイブまたはファイリングします。これで、身ぎれいになって心機一転出直すことができるのです。

【Step2】ファイリングするためのフォルダ作成
きれいになったら、今後送られてくるメールを分類、ファイリングするためのフォルダを作ります。そのやり方はたくさんあり、自分に合ったフォルダ構造が得られるまで多少のトライ＆エラーが必要でしょう。

例として以下の3つの分類という手もある。
1.　アーカイブのみを目的としたフォルダ。アクションを起こす必要はないが後で参照するかもしれないメールを保存します。

2.　アクションが必要と思われるフォルダのうち、フォロー待ちのフォルダ。ほかの人の対応を待っている、または緊急でない案件を入れておきます。

3.　要返信・アクション要のフォルダ。自分が返信しなければならないメールを入れます。このフォルダ内のメールには、忘れないようにマークを付けるといいでしょう。

【Step3】プロセスを作ってそれに従う
いつもきれいな受信箱にするためのプロセスです。このプロセスの目標は以下の2つ。
1.　1日の終わりに受信箱を空にする
2. 　「要返信」フォルダをできるだけ空に保つ

両方とも達成できれば、その時点で素早く返信ができるようになっているだろうし、メールが今どういう状態か、全体的によりよく把握しているでしょう。こうなれば、メールが送られてきた時点で（あるいはメールチェックする時点で）、その大半を処理・返信できるだけの時間と集中力を持てるようになるといいます。

でも、毎日続けられない場合もあると思います。それはそれでいいらしく、トライしてベストを尽くせばいいと勇気のもてることをアドバイスしてくれています。

【Step4】メールチェック時
メールチェックする際は、そのメールを最初に読んだときに返信／ファイル／アーカイブ／削除のいずれかを行うようにする。これをやらないと、往々にして受信箱で時間を浪費することになり、やがてはメールが積み上がっていってしまいます。

【Step5】すぐに返信できないときは一報
返信する必要のあるメールをファイリングしなければならないこともあります。その場合は、送り主に対し、メールを受け取ったこと、追って対応することを、とりあえず知らせておくといいでしょう。そうすれば「再送」されるメールが減り、口論の元も減ることになります。

【Step6】返信が遅れたら謝る
返信が遅れてしまったら謝りましょう。多くの人は、あなたが忙しいことを分かってくれると思います。特に、緊急案件でない場合、相手は、ともあれあなたから返事がもらえて安心するでしょう。

【Step7】見直しも必要
1週間に最低1回はメールを見渡して、未処理のメールがあれば返信を出します。

あまり神経質になりすぎないことが大切だと思います。自分のできる範囲の中で取り入れられるものは取り入れるくらいの勢いで十分ではないでしょうか。

最後に注意点です。

o ルールにとらわれ過ぎないこと。ファイリングを自動化し過ぎると、アーカイブの中にどんなメールが入っているか分かりづらくなり、重要なメールを見失うリスクがある。また私の経験では、そのチェックと調整に、さらに多くの時間がかかってしまう。

o メールチェックは、10分間隔ではなく1日3?4回にとどめる。まとめ読みの方が効率がいい。

o 疑わしいメールは削除する。保存不要で返信する予定もないメールはごみ箱へ。

自分も明日から早速実践してみたいと思います。

【参考】IT media Biz.ID
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/10/news014.html

私のEメール書き方・転送・整理・保存なんでもござれ事典 (アスカコンピューター) (2001/08) 岩井 洋 商品詳細を見る