あしたまにあーな

電子メールの整理の仕方

2008/07/10 Category: ビジネス

メール処理は仕事の重要な一部で、この処理スピード、効率が高まると仕事全体の効率もかなり上がるんじゃないでしょうか。

朝会社に行ってからパソコンを立ち上げ、メーラーを立ち上げ受信後にはやらなければならない依頼メールがたくさんあって、少し気持ちも沈んでしまうこともあるんじゃないでしょうか。

そこで、メールの整理の仕方についてキース・ロビンソンという物書きの方がアドバイスしているので、参考にしたいと思います。

【Step1】受信箱をきれいに掃除
最初の行動として、受信箱をきれいに掃除しましょう。受信箱の中のすべてのメールについて、ソートをかけ、返信し、削除し、アーカイブまたはファイリングします。これで、身ぎれいになって心機一転出直すことができるのです。

【Step2】ファイリングするためのフォルダ作成
きれいになったら、今後送られてくるメールを分類、ファイリングするためのフォルダを作ります。そのやり方はたくさんあり、自分に合ったフォルダ構造が得られるまで多少のトライ＆エラーが必要でしょう。

例として以下の3つの分類という手もある。
1.　アーカイブのみを目的としたフォルダ。アクションを起こす必要はないが後で参照するかもしれないメールを保存します。

2.　アクションが必要と思われるフォルダのうち、フォロー待ちのフォルダ。ほかの人の対応を待っている、または緊急でない案件を入れておきます。

3.　要返信・アクション要のフォルダ。自分が返信しなければならないメールを入れます。このフォルダ内のメールには、忘れないようにマークを付けるといいでしょう。

【Step3】プロセスを作ってそれに従う
いつもきれいな受信箱にするためのプロセスです。このプロセスの目標は以下の2つ。
1.　1日の終わりに受信箱を空にする
2. 　「要返信」フォルダをできるだけ空に保つ

両方とも達成できれば、その時点で素早く返信ができるようになっているだろうし、メールが今どういう状態か、全体的によりよく把握しているでしょう。こうなれば、メールが送られてきた時点で（あるいはメールチェックする時点で）、その大半を処理・返信できるだけの時間と集中力を持てるようになるといいます。

でも、毎日続けられない場合もあると思います。それはそれでいいらしく、トライしてベストを尽くせばいいと勇気のもてることをアドバイスしてくれています。

【Step4】メールチェック時
メールチェックする際は、そのメールを最初に読んだときに返信／ファイル／アーカイブ／削除のいずれかを行うようにする。これをやらないと、往々にして受信箱で時間を浪費することになり、やがてはメールが積み上がっていってしまいます。

【Step5】すぐに返信できないときは一報
返信する必要のあるメールをファイリングしなければならないこともあります。その場合は、送り主に対し、メールを受け取ったこと、追って対応することを、とりあえず知らせておくといいでしょう。そうすれば「再送」されるメールが減り、口論の元も減ることになります。

【Step6】返信が遅れたら謝る
返信が遅れてしまったら謝りましょう。多くの人は、あなたが忙しいことを分かってくれると思います。特に、緊急案件でない場合、相手は、ともあれあなたから返事がもらえて安心するでしょう。

【Step7】見直しも必要
1週間に最低1回はメールを見渡して、未処理のメールがあれば返信を出します。

あまり神経質になりすぎないことが大切だと思います。自分のできる範囲の中で取り入れられるものは取り入れるくらいの勢いで十分ではないでしょうか。

最後に注意点です。

o ルールにとらわれ過ぎないこと。ファイリングを自動化し過ぎると、アーカイブの中にどんなメールが入っているか分かりづらくなり、重要なメールを見失うリスクがある。また私の経験では、そのチェックと調整に、さらに多くの時間がかかってしまう。

o メールチェックは、10分間隔ではなく1日3?4回にとどめる。まとめ読みの方が効率がいい。

o 疑わしいメールは削除する。保存不要で返信する予定もないメールはごみ箱へ。

自分も明日から早速実践してみたいと思います。

【参考】IT media Biz.ID
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/10/news014.html