あしたまにあーな

勉強や仕事がなにかと忙しくなる時期ですが、有限な時間がもったいないとばかりに、休みもとらずにひたすら仕事や勉強を続けることは、かえってその効率を低下させてしまう要因になっているといいます。休憩は、とりすぎても逆に仕事や勉強に復帰する際の時間的ロスをうんでしまいますし、とらなすぎても効率は下がってしまうというように非常に難しい”さじ加減”が求められます。

とかく言われるのは、人間の集中力の持続時間が１時間弱であるということです。それにあわせて学校の時間割が編成されていることも多く、さらにその１時間のなかでも本当に集中できるのは数十分が限度とされることから、数十分から１時間を目安に休憩を入れるといいと思います。

その効率を高める休憩の方法について、産業技術研究所の中田亨さんと心理学ジャーナリストの佐々木正悟さんの話をもとに以下に紹介したいと思います。

■散歩する
・行き詰まったら机からいったん離れます。環境を変えて、発想を転換するきっかけを作りましょう。
　→机にかじりついていても新しい発想はうまれません。一度リセットしたほうがいいですね。

・利尿作用のある紅茶を仕事中にのみ、トイレに立って歩く回数をあえて増やします。
　→自分で時間を作るのが厳しいようなら、強制的に休まざるを得ない状況を作り出すことも大切です。

・散歩前に、考える内容のキーワードを紙に書いて、関係を表す矢印で簡単な図にします
　→この関係図を書くというのは書籍にもなっているくらい、ポピュラーなやり方です。

■予定に組み込む
・毎朝、１日の予定を立てる際に休憩時間もあらかじめ盛り込んでおきます。
　→予定を立てたら、あくまでそれを守ろうと努力しましょう。計画倒れでは休めなくなってしまいます。

・昼食時など休憩時間に先輩や同僚に自分の仕事を説明し、疑問点を挙げることで発想を広げます。
　→休憩時間くらい仕事から離れたいという人もいると思いますが、せっかく同じ場所にいるのですから、フランクに色々話してみるのもいいでしょう。

・複数の仕事は１つずつ片付けるより同時並行で行います。休憩を挟んでそれぞれ進めると生産性や完成度の向上が期待できます。
→産業技術研究所の中田亨さんは、この方法を「休憩またぎ法」と呼んでいます。一つの仕事に長時間悩むよりもいくつかの仕事や教科を時間を区切って行う方が気分転換にもなると思います。

■タイマーを使う
・１つの仕事は１時間以内に決め、１?２割を休憩に充てます。疲れすぎる前にこまめに休んだ方が集中力は持続するのです。
→上述のように、人間の集中力の限界に基づくものです。

・苦手な作業は時間を短く区切り集中します。例えば１５分間作業をし、１分間休憩といったインターバルを繰り返すのもいいでしょう。
→苦手なものほど逃げたくなりますよね。短い時間だけがんばろうと自分を励ましながら進めることが大切です。

・単純作業は人目のある場所で時間を計るとはかどります。熟考が必要な作業は静かな場所で集中し、適宜休憩を入れます。
→周りから見られているという刺激によって、適度の緊張感が生まれ、それが効率化につながります。

会社の先輩は、昼休みになるとご飯も食べずに外に散歩に出かけています。本人に聞くと仕事でモヤモヤしていて整理がつかない案件が、散歩をしているとすっとスッキリ整理されるというのです。試しに自分も散歩をしに出かけてみると、本当に気持ちよく気分転換になるんですよね。効率があがったのかどうかは定量的に測れないのですが、それでもわからなくて悩んでいたものが外部環境によって解決されていくこともあるのです。

一生懸命何かに集中するときには、事前に心や脳に「空きスペース」がないといけません。休憩はその空きスペースを作ってあげる大切な作業なのかもしれませんね。

【参考】日経Plus1　1月24日

招布 休憩タイム ふろしき

大阪に出張をする機会がありました。全国から自分の会社のメンバーが一同に集まり議論する場だったのですが、遠くからみなさん自分の業務時間を移動に割いて大阪に集まってきます。昨今では経費削減の観点からテレビ電話会議にてこのような打ち合わせを実施することも多いのですが、合理的な観点からすると確かにその方がお互いにとってハッピーです。一方、内容を超えた人間関係を築く上では、顔と顔を合わせた方が効果は高まります。どちらの考えも一長一短だと思います。

仕事に対して、最近思うのは最後は人間関係がものをいうのだと言うことです。仕事に対していくら合理的でも、人間関係がうまく構築できないのであれば、仕事は進まないでしょう。そのことを後押しするかのような次の話があります。これは、とあるニュースキャスター希望のキレル2人の女性の話です。

＜キャスター志望Aの場合＞
キャスター志望A：自然環境を守るため、CO2削減策の一環としてバイオ燃料の必要性が叫ばれていますよね。その結果としての穀物価格の高騰は農業従事者の皆様方を豊かにしているのか、していないのか、どちらですか？
農家のおじさん：見ての通りうちはキャベツや白菜みてえな葉物だろ。ハウスの重油が多少値を下げてきたから、このあたりのもんはちょっとだけほっとしてんじゃねーの
A：化石燃料だのみの農業経営に将来はないと思うのですが、もっと太陽光発電や風力発電などへの転換はお考えにならないのですか？
おじさん：ん？

＜キャスター志望Bの場合＞
キャスター志望B：わあ、このトウモロコシ。札幌で食べた焼きトウモロコシより粒が大きくて、きらきら光ってる。おいしそう！
農家のおじさん：おお、そこまで熟してたらそのまんま食えっからかぶりつくか？
B：えー！いいんですか？私、お財布おいてきちゃってお金持ってませんが
おじさん：ばかこくでねえ。美人はタダだ
B：わお、美人に生まれて良かった…ナンチャッテ、いっただきまーす（ガブリ！）
おじさん：どうだ？
B：おいしい！トウモロコシってこんなにおいしいんだぁ！！これを絞ってガソリン代りにするなんてニュースで聞いたことありますが、もったいないですね
おじさん：だろう、な？

あなたが農家のおじさんならどちらと話をし続けたいですか？そしていろんなことを相手に教えてあげたいと思いますか？きっと多くの人がBを選ぶでしょうね。もしかしたら、「頭のいいデキる人であり続けたい」という思いがあって、それがさりげなく相手を思いやったり、無駄話につきあって面白がったりする「余裕」を奪い去ってしまっているのかもしれません。「馬鹿だと思われたくない」という防衛本能が、対人関係に必要な「すき」を作らせないタイプで、ディベートはうまくても、雑談が苦手だということが多いことが多いと考えられます。

このことは、ニュースキャスターという特殊な職業に限った話ではないと思います。多くの企業の採用担当者によると、受験者の知的能力の見極めはもちろんですが、同時に「この人物と一緒に仕事をしたいか」「職場の仲間とうまくやってくれるだろうか」という「人間性」にもかなり重きを置いているそうです。

デキル人は、相手や、相手の仕事に興味を持ち、観察し、寄り添い、共感したうえで言葉をかけるといいます。その時に威力を発揮するのが「雑談力」という力。仕事にのめり込み過ぎて「相手に寄り添う雑談」をおろそかにしていないか、一度点検する必要がありそうです。

仕事は一人ではできません。多くの人の支えの中で自分も仕事をすることができるのです。お互い様の精神を大切にし、自分自身の合理性を磨きつつ、人間同士のつながりを大切にできるようなビジネスパーソンでありたいと思います。

【参考】NBonline
http://business.nikkeibp.co.jp/article/nba/20081126/178409/

雑談の技術―30秒でつかみ・1分でウケる 「あの人と話すと面白い」といわれる本 (2007/06) 長住 哲雄 商品詳細を見る

多くのオフィスでは、付箋紙が事務用品としておかれていてそれぞれその付箋紙を利用できるようになっていると思います。自分の会社でも付箋紙を自由に利用していいことになっていますが、簡単なメモ程度にしか使えていないのが現状です。利用している人でも、机の上に多くの付箋紙が貼られていたりすると、仕事を処理し切れていないのだなと周囲にも自分も誤解をしてしまう危険性もあったりします。

しかし、この付箋紙をうまく利用することによって仕事の効率をあげることができることが、とある記事で分かりました。ものは使いようなんですよね。今日は付箋紙をうまく使いこなす方法についてご紹介したいと思います。

■読書に
・重要と思った箇所のページの端に横向きに貼ります。レベルによって高・中・低と貼る位置を変えることによって、その本の重要度が一目で分かるでしょう。ここでは、持ち歩きを最重点に考え、あまり多くの色を使わないことがコツです。
・貼った文章を後にパソコンに保存し、いつでも読み返せる状態にすると活用性がより高まります。
・新聞や雑誌の興味のある記事に貼ります。後にジャンルわけしたファイルに保存します。ここでジャンルはあまり細かく分けてしまうと続かないのでおおざっぱにするといいでしょう。

■段取りや情報収集に
・仕事の段取りを考えるときは、項目をメモし紙の上に並べます。時系列に沿ってそれを入れ替えていくといいでしょう。机の上の操作になることが多くなるので、色々な色を使ってビジュアル的にわかりやすいように仕上げるといいです。
・原稿などの構成を考える時は、章や項目ごとにメモして紙の上に並べ、読む人が理解しやすい順番に並べ替えます。
・常に持ち歩き、気になる情報や浮かんだアイデアをすかさずメモるといいでしょう。

■To Doリストづくりに
・「今日中」「今週中」のリストを書き出します。やり残しや見落としを減らすため、一覧できるよう手帳に貼ります。
・15分以内で処理できる作業は空き時間に集中してこなすために書き出し、優先度の高い順から上に重ねて手帳に貼るといいでしょう。
・店やイベントの情報を手帳の「行きたい場所リスト」に貼ります。近くに行く機会があれば手帳の当日の欄に張り替えて訪れます。

いずれにせよ、整理することは目的ではなくあくまでも手段であることを忘れてはいけません。きれいに付箋紙を並べることができたからといって、それで終わっていては以前よりも時間の使い方が悪いことになってしまいます。そのために、極力自分の中でルールを作って、時間短縮をして整理できるような仕組みを考えるとより、効果を上げることができると思います。

【参考】日経Plus1　11月8日

ハンドメイド間あふれる春色の付箋紙（コラージュ）