あしたまにあーな

人に伝えることがうまいというスキルは、仕事の面で最も重要な技術の一つです。どんなに素晴らしいことを考えていても、それを相手にわかりやすく伝えることができなければ相手にとっては説明しなかったことと同じ事になるばかりではなく、マイナスのイメージを与えてしまうこともあるでしょう。相手から適切なインプットを得て、自分の中で物事を考え、それを相手にアウトプットする。この簡単な動きが実は難しかったりするのです。

書店に並ぶビジネス雑誌では、インプットとしてメモをとること、アウトプットとしてプレゼンを挙げていてそれらのスキルについて多くのアドバイスがされています。自分もよく購入して読んでみるのですが、インプットもアウトプットも箇条書きで書いてみるといいというものが多いように感じます。そこで最近ではそれに従い箇条書きでメモをとり、プレゼン用の資料でも箇条書きでアウトラインを作成するようにしています。

しかし、箇条書きで色々とメモをとってみて思うのですが、いくつか課題があるように感じていました。それは急激に時と共に記憶から薄れていってしまうこと、そして本質的な理解に結びついていないのではないかという不安です。確かに箇条書きは手軽で素早く相手の話をメモすることができますが、それを後から見てリアルタイムに聞いていたときよりも理解度が低くなっていくのであれば、何かしらの問題があると考えざるを得ません。そのことが永田 豊志さんの「頭がよくなる「図解思考」の技術」という本の中で明らかにされています。以下箇条書きの問題点を示します。

◆箇条書きメモの6つの問題点
1. 言葉をすべて書かないといけない（時間がかかる）
2. 話が飛ぶと収集がつかない（関係性や構造がつかめなくなる）
3. 問題点がつかめない、矛盾に気づかない
4. 覚えられない、記憶に残らない
5. 一度書いたら、そのまま放置。展開しづらい
6. 資料を作るときには、別途図式化しなければならない

では、どのようにしたら上記の問題を解決して内容が自分のものになるような書き方ができるのでしょうか。永田さんはそれを「図解」のなかに見いだしています。図解という言葉は至る所に氾濫していて、参考書から始まり多くのビジネス雑誌でも紹介されていますが、永田さんは至ってシンプルに、そして素早く図解をするポイントを自分たちに教えてくれています。以下に図解メモを行うことのメリットを示します。

◆図解メモの6つのメリット
1. 言葉を省略できるからスピーディーに記録できる
2. 話が複雑でも関係性を理解しやすい
3. ヌケ、モレ、矛盾を発見しやすい
4. 記憶に定着しやすい
5. 後からアイデアを展開しやすい
6. 報告書やプレゼン資料にそのまま転用できる

図解は、複雑で綺麗なものを作り始めてしまうと時間だけが経過してしまい、本末転倒になってしまいます。永田さんのアドバイスする図解では、基本パターンとして単なる四角と矢印で、文字はなるべく使わないようします。図はなるべくシンプルなものほど、自分にも他人にも理解しやすく、プレゼン資料や報告書へそのまま転用できるため、優れた図解といえるというのです。

さらに理解することができるだけでなく、副次的な効果を期待することができます。図解は、物事を抽象化したりパターン化することにその目的があり、それができればまったく無関係のほかの案件にも類似性を見つけることができます。類似性が見つかれば、ほかで使った考え方、解決方法が、目の前にある問題にも適用できることが分かるというメリットがあるのです。それ故に図解は四角と矢印を中心としたシンプルなものにする必要があるのです。思いついた形をなるべく四角と矢印にまとめることがスムーズに出来るようになれば、きっと物事をシンプルに考えることができ、さらなる考えも浮かんでくるでしょう。難しい図を書かなくていいというだけで、続くような気がしますし、モチベーションも上がります。早速この方法を試してみたいと思います。

【参考】誠 Biz.ID http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0911/24/news006.html

頭がよくなる「図解思考」の技術

プレゼンテーションというと会社での会議、営業、発表などを思い浮かべるかも知れませんが、実は普段の生活にも大きく影響を及ぼす大切な能力だと思います。誰でも、他人に自分が考えていることを知って欲しい、そして理解して欲しいと思うでしょう。そんなときに相手に自分の考えていることを説明する、それだってプレゼンテーションなんですよね。そう考えてみるとプレゼンテーション能力はすごく大切な能力であることが分かると思います。

そこで、とあるサイトにプレゼンテーションの際の声の出し方について解説があったので、自分が実践していることを含めて紹介したいと思います。声の出し方のポイントは、スピード、ボリューム、トーンの3つになります。以下細かく見ていきましょう。

■スピード
一般にプレゼンでは緊張のせいで、早口になる方が多いと思います。なので、意識的に抑えてゆっくりと話すことが大切です。ゆっくり過ぎるんじゃないかと思うくらいが丁度いいのかもしれません。

ゆっくりと意識して話すことによって、自分の状況を客観的に見ることができるようになり多少余裕を持つことができるようになります。余裕ができてくると周りが見えてくるようになり、結果として聞き手に信頼感を与えることができるようになるのです。

■ボリューム
後に述べるトーンとも密接に関わってくるのですが、ここでいうボリュームとは文字通り声の大きさです。基本的には大きな声で話す方がいいです。小さな声になってしまうと聞き取りづらいだけでなく、自信のない発言であると取られてしまう可能性もあります。

しかし、全ての場合において大きい声でずっと続けるというのも、実は良くなかったりします。時には意図的に小さくすることも大切です。

ある程度大きな声ではきはきと始めると聞き手はよく聞くのですが、それが続くと大きな音に段々慣れてきてしまい、マンネリ化を引き起こします。よくヘッドホンで音楽を聴いているとき、始めは大きな音に感じてもだんだん慣れてしまうことありますよね。同じことです。そうなってしまうと、伝えたいことが伝わらなくなってしまう危険性もあります。

そこで、声のボリュームを変えることが求められるのです。以下に例を挙げます。
・あまり重要でない場合は意図的に小さくして、ここでは聞いて欲しいという場面で大きな声で話す
・気分転換の話をするときには、小さな声で話す。こうすると、今までと違うことを聞き手は察知して、聞き耳を立てるようになります。

結局、この「スピード」と「ボリューム」の効用としては、抑揚をつけてプレゼンにメリハリをつけたり、強調ポイントを明確に示すことができるという効果が期待できます。

■トーン
「トーン」を使い分ける効果は、スピードやボリュームに加え、口調や声質などを駆使することでスピーチ全体のイメージを変えることです。

例えば、キング牧師の「I have a dream Speach」では、16分のスピーチ全体で、トーンを徐々に変化させています。スピーチの冒頭では、ゆっくりとひと言ひと言かみしめるようなスピードで、少しボリュームも押さえぎみです。そこから、徐々にスピードは上がり、ボリュームも大きくなっていきます。最後は、身ぶり手ぶりも大きく、拳を突き上げるしぐさなども使って、エキサイティングな高揚感を演出しています。

声のボリュームと共に、高音や低音といった音程、つまりトーンを変えることによって、聞き手に関心を持ってもらえるような話し方をすることができるのです。深刻なときには深刻そうにボリュームを下げて、さらに低音にする。楽しいときには、大きな声で高音を多く使うなどのテクニックがあるでしょう。

話は相手に伝わらなければ意味がありません。相手に伝わらない時にはまずは相手を責める前に自分のやり方を変えることによって、アプローチしてみたらいかがでしょうか。

【参考】INSIGHT NOW!
http://www.insightnow.jp/article/2299

プレゼン・意見発表が別人のように上手くなる6つの押さえどころ (2008/08/22) 田中 義樹 商品詳細を見る