あしたまにあーな

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読み上げプレゼンが評価を下げる

2011年2月 09日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

大学や企業に入って始めてプレゼンテーションの重要性が分かります。大学では自分がやってきたことを卒業論文や修士論文として発表するだけでなく、ゼミや研究室での進捗状況を教授に説明する際にも重要なアイテムとなります。企業ではそういった報告のアイテムとなるばかりではなく、取引先に対して買ってもらうための商売道具にもなり、より重要性が高まります。

そんなプレゼンですが、自分が他人の説明を聞いていてもうまいと感じる人とそうでない人がいるのに気づきます。その違いについて明確に言葉にすることができずに感覚的なものであったのですが、とある記事にてその特徴について明記してあったので紹介すると共に、今後どうしたらいいのかについて考えてみたいと思います。

プレゼンを作成する際にはマイクロソフトのパワーポイントを利用するのが一般的ですが、話す内容をひたすら文字で書いてしまいがちになります。この方が作る分には楽なのですが、発表時もそれを読むだけのプレゼンになってしまいます。この「読むだけ」になってしまうプレゼンは、聴衆に自分の意図を伝えることが十分できない下手なプレゼンであると捉えられてしまうのです。

そこで、以下に示すポイントが重要になります。

◆書いてあることと : 書いてないこと = 7 : 3
書いてあることを読むのは、まとめや気づきを与える際に利用し、それらのつなぎの言葉として3割は書いてないことを織り交ぜます。書いてあることを読む場合、聴衆は次に何を話すか予測することができること、そして単調になりがちで発表者とのアイコンタクトも希薄になることから退屈をしてしまいます。それを防止するのです。そのために織り込む「書いてないこと」の話し方の例として以下に2つ紹介されています。

◆トピック間の「つなぎ」を話す
トピックごとにこれまでの内容を簡潔にまとめたり、次に話す内容を予告するなどして、聴衆に息継ぎをさせるのです。
(例)
 「ここまでは○○の話をしてきました。□□は△△である、という内容でした」
 「では、次に▲▲についてご説明します」

結局何が言いたかったのかと思考が詰まってしまうと、なかなか次の話が耳に入ってこなくなります。そんな消化不良を防止するという効果も期待できます。

◆聞き手の不安を解消しておく
どこまでこの説明が続くのか、先が見えないプレゼンは人を不安にさせます。話が単調になったり、比較的長時間(目安として5分以上)同じ話をし続ける場合には、事前にこれからすることを話しておくといいでしょう。
(例)文章量が多い内容を読み上げなければならないとき
 「ちょっとここだけ読み上げさせてください」

こんなちょっとした気遣いが、プレゼン全体を単調にせずに盛り上がりのある内容となり、それが評価に結びつくのです。

このように、文章をただ記述したプレゼン資料を読み上げるだけでは相手の心に訴えることができません。それではインターネット上で遠隔にいる人の話を聞いているのと同じです。同じ場所に人と人が顔をつきあわせている利点を最大限に利用することこそ、プレゼンの重要な要素なのだと思います。

相手が近くにいるので、相手の状況を見ながら対応を変えていくことができる。目を見て話をすることで気持ちが伝わるのです。なので、プレゼン資料中の文章はなるべく簡素化し、文字量を減らすのもありだと思います。聴衆が自分のプレゼン内容について詳しくないのであればあるほど、簡素化してわかりやすくすることが求められるのです。

【参考】誠 Biz.ID
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1102/09/news026.html

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン―人々を惹きつける18の法則 スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン―人々を惹きつける18の法則
(2010/07/15)
カーマイン・ガロ

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色で伝わり方も変わる

2010年10月 19日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

パソコンが広く普及した今、社会人だけでなく学生もプレゼンテーションをする機会が増えています。そのプレゼンテーションの為に作る資料の多くはマイクロソフトのパワーポイントを使うと思いますが、様々な色を使うことができてカラフルで豪華な見た目の資料を簡単に作ることができるようになりました。

たくさんの色を使うことができるようになったことによって、それらをどのように組み合わせるかが重要なポイントになってきます。本当に分かりやすい、よい資料というのは、色ごとに意味があって重要度などをあらわすといいます。言葉で説明しなくても見た目で何が重要なのかを判断することができるのが利点で、主に赤が使われますが、目的によって色を使い分ける必要があります。

色はたくさん使えばいいという訳ではありません。あまりたくさんの色を使ったり、組み合わせが悪かったりすると、全体として乱雑でまとまりのない印象を持たれるばかりでなく、資料の中身を見てもらう機会を失ってしまうことにもつながりかねません。

では、どのように色を選ぶといいのでしょうか。今回は最適な色の使い方について紹介したいと思います。色は以下の2つのステップを踏みながら選んでいくといいといいでしょう。

◆メインカラーを選ぶ
まず、基本的な色を選びます。枠線などがそれに該当しますが、会社や学校の色があればそれを利用するといいでしょう。他の人に統一感をもってなじみやすい状況を整えることができます。特にそういうものがなければ、以下の方法で選びます。

・数字を中心とした報告資料/ロジカルなプレゼンテーション
 →青や緑などの寒色を利用します。寒色は冷静な印象を与え客観性や理論性を相手に伝える資料となります。

・企画の提案資料/アイデアを披露するプレゼンテーション
 →赤やオレンジ、黄色などの暖色を利用します。アイデアや企画を熱く語りたいときは赤。気分を高揚させたり活発な気分にさせる作用があります。黄色やオレンジも購買意欲をそそる色と言われています。

◆サブカラーを選ぶ
サブカラーとは、メインカラーの「少し薄い&一段明るいトーン」です。赤ならピンク、青なら水色、緑なら薄緑(黄緑)などです。サブカラーはあまり頻繁に使わず、メインカラー以外でもどうしても色を付けたい部分に使用します。

その上で、基本はメインカラーとサブカラーの2色だけにするといいでしょう。つまり、通常の文字の黒、メインカラー、サブカラーの3色となります。こうすると非常にまとまった印象を与えることができます。

また、配布するために印刷したときでも白黒で非常にコントラストがはっきりした資料になるのもメリットといえます。

このように、プレゼンテーションをして人に伝えるためには、何が重要なのかをはっきりと短時間で伝えるという目的のために、色が果たす役割がすごく大きいということが分かると思います。真剣に色が人に与える影響を学びたいのであれば色彩心理学という学問もありますし、色彩検定を受けてみるのもいいかもしれません。

【参考】nanapi
http://r.nanapi.jp/754/

史上最強カラー図解 色彩心理のすべてがわかる本 史上最強カラー図解 色彩心理のすべてがわかる本
(2010/07/16)
山脇 惠子

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セミナーで参加者から発言を引き出す心理テクニック

2010年3月 10日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

最近、ビジネスセミナーの雰囲気も徐々に変わりつつあります。以前であれば90分程度の講義時間が終わり最後に質疑応答という形式が圧倒的であったのに対して、最近では講師と参加者が交互にインタラクションをとりながら講義がすすめられる参加型のセミナーが増えつつあります。時にはグループワークなどを織り交ぜながら全体としては一方的な講義形式よりも「身についたな」とより実感することができます。

そのような参加型のセミナーですが、難しいのが「いかに参加者に発言させるか」ということ。せっかく参加型とうたっても、参加者が場の雰囲気にのまれてしまい当たり障りのない発言に終始してしまっては、セミナー全体の雰囲気も悪くなってしまいます。そうならないために、プロの講師は参加型のセミナーを開く際にあとテクニックを持っているといいます。この参加者から発言を引き出すことができるというすばらしいテクニックを、シンメトリー・ジャパン代表の木田知廣さんのアドバイスをもとに見てみたいと思います。

まずキモは「とにかく口を開かせて、何でもいいからしゃべってもらう」というもの。非常に簡単ではありますが、これを「どこで」「どのように」話してもらうかにカギが隠されています。

◆「どこで」:Where
参加者に話をするような場を設けるタイミングはセミナーの冒頭にあります。これは、冒頭から一方的に話し始めてしまうと参加者は「聞くモード」に入ってしまい、後で何か話をしてもらおうとしても心理的な障壁が高くなってしまうのです。

なので冒頭に参加者同士で話をしてもらう時間をとります。これを「アイスブレイク」といい、見知らぬ参加者同士の心理的距離を近づかせ仲間意識を共有する効果を持っています。多くは、まず1対1で自己紹介から始め簡単なワークへとすすむパターンになります。この際のポイントは必ず1対1という構図にすること。1対全員だと始めから心理的なプレッシャーを与えるだけで場の冷たい雰囲気を打破することはできません。

◆「どのように」:How
さらに、アイスブレイクの時には指示する内容も重要になってきます。具体的には
参加者の動作を1つ1つ言葉に出して指示するのです。以下に「逆さ後出しじゃんけん」というアイスブレイクをする際の冒頭の指示例を示します。

 「では、ペンを置いてこちらを見てください」

 「隣の人とペアを作ってください」

 「2人で話し合って、先攻と後攻を決めて下さい」

 「はい、先攻の人は手を挙げてください」

参加者はあまり意識せずに、講師の指示に従っていくと思います。これが実はすごく重要なのです。一度講師のいうことに従うモードに入った参加者は、それを講義中ずっと継続するのです。これを「コミットメント」といいます。これを利用することによって少し複雑な「どう思いますか?」といった質問に対してもスムーズに反応してもらえ、答えを導くことが出来るようになるといいます。

このふたつの方法は、プレゼンテーションの中でも応用することができ、自分の考えを理解してもらう一助となるはずです。参加者にとっても時間中、色々とケーススタディを自分の頭で考え、それが正しいのかを確認しながらすすめることができれば理解力も飛躍的に高まることから、双方にメリットがあるといえるでしょう。同様に講師の立場でも、参加者との関係の中から新たな気づきも生まれやすくなり、より充実した時間を過ごすことが出来るようになるメリットもあります。高いお金を払って何かを得るために参加するのですから、効果の高いものに双方ができたらいいですね。

【参考】Business Media 誠
http://bizmakoto.jp/makoto/articles/1003/05/news008.html

アイスブレイク入門 アイスブレイク入門
(2009/03/17)
今村 光章

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