あしたまにあーな

時間って実はかなり有限なものなんですよね。朝「今日も一日が長いな」と思って仕事を始めると、実はあっという間に終わってしまって、やりたい仕事のうちほとんどができていない状況がよくあったりするもんです。

前のブログにも書きましたが、こう言うときは自分の時間管理方法を根本的に考え直した方がいい時期なのかもしれません。物事にプライオリティをつける能力を養うといいと思います。

例えば、次の仕事は「今日中に」対応するべきでしょうか。

1. クライアントから電話。情報がほしいとのこと。資料はファイルにあるので、メールで送るだけだ。
2. 職場の仲間からメールが届いた。内容は「このサイトは必見。プロジェクトに必要な情報がつまっている」
3. PCの時刻表示が間違っているのに気づいた。
4. 同僚が来て、「今日中に仕上げたいリポートがあるので、至急データが欲しい」と言う。

一概に何が正解かは分かりませんが、マーク・フォースターさんの著書「マニャーナの法則」では次のように答えが載っています。

1. クライアントが「至急」と言っていないので、「今日中に」対応する必要はありません。電話＝至急ということではありません。
2.「現行のプロジェクト」の緊急性が分かりません。「今日中」に対応する必要なし。
3. メモしておいて、明日修正しましょう。
4. 「今日中にほしい」は「ギリギリまで放っておいた」ことの言い訳。他人の効率の悪さのせいで、自分の計画を壊す必要はありません。「明日まで無理」と答えてください。

この答えが全て正しいとは思いません。ただ参考にはなると思います。「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」を意味する言葉です。自分のブログサイト名もそこからとっています。

著書では、仕事をその発生と同じ日に手がけるのは極力避け、「明日やる」ことにするといいとしています。その根底には、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない。つまり、「今日」行われる仕事というのは原則としてその前日以前に発生した仕事ということになる。」という考え方からきています。

もちろん例外はあります。クレームやトラブルが発生し、何らかの損害が発生している場合や、販売店の店員や消防士など常に「その場での対応」が求められる職業についている場合ですが、それ以外はこの「明日やる」を原則とします。これによって得られるメリットもあるんですよね。それは、

・邪魔がほとんど入らない
・1日の計画が立てやすい
・1日の仕事量と負荷が均衡する
・遅れの原因がすぐ分かる

物事は4つのカテゴリーに分類することができるといいます。これはケプナー・トリゴーという人たちが提供しているものですが、重要なものと、重要でないもの。そして緊急なものと、緊急でないもの。この2軸を使って表すことができるのです。この中で、重要なもので、緊急なものが多いほど仕事は余裕がなくなりモチベーションが下がります。逆に、重要だけど緊急でない仕事は計画的にプラスアルファの仕事をすることができるのです。

仕事を与えられたとき、その仕事は今すぐにやらないといけないものなのかを考えるといいと思います。後回しできるのであれば、後回しにします。

そのために、朝の数十分、今日やることリスト、そしてそれをスケジューリングしてみるといいかもしれません。どうせやるなら、モチベーションを保って仕事をしたいですね。