あしたまにあーな

仕事をしていて感じるのは打ち合わせの多さです。自分が主体的に企画して主催になる打ち合わせもあれば、誰かの打ち合わせに参加するものもあり、圧倒的に後者の方が多いのが現状です。

そんな会議でありがちなのがダラダラと時間だけが過ぎていってしまうというもの。言いたいことをお互いに議論するのは非常に重要なのですが、複数の議題が議論されてしまうと、どうしても発散傾向にあります。

そんな会議を効率的にする方法については、ゴールの明確化、事前の根回し等手法が本でも出されていますし、多くの場所で実践されていますので、今回はその道具であるホワイトボードに着目して会議の効率化を考えてみたいと思います。

会議スペースにホワイトボードは普通に置かれるようになりました。言葉では表現しづらい図などを説明したりちょっとした立ち話で利用したり、ホワイトボードは活用すべき重要なアイテムになりつつあります。そのホワイトボードを会議で効率的に使うための方法について以下に示します。

1．　会議のゴールを左上に書く
始めにゴールを書いて明文化することで、参加者全員が論点を修正しやすくします。

2．　論点を書いて集中させる
議論が発散した場合や、議論の内容が空中戦で話だけで進んでいて全体が見えないなと思った時に、「要するにこういうこと」という図や箇条書き等のまとめを書いてみます。黙って書き始めると、発熱した議論も冷静になってみんなの注目を浴びます。

3．　すらすらと書けるペンを用意
時々何本も出ないときや、薄いときがあります。薄いまま書いていると参加者の余計なストレスになるので、濃さには要注意です。日頃から出ないペンは元に戻すのではなく捨てるようにします。

4．　最後に議事録を撮る
会議が終わった後に議事録を書くのは結構時間が掛かるもの。しっかりとした議事録が必要な会議でなく、社内でカメラ付きの携帯電話が使えるようであれば、携帯電話でホワイトボードを撮して参加者にメールすれば手間を省くことができます。

会議自体は必要であれば、やはり行なう必要があります。闇雲に会議を減らすのではなく、１つ１つの会議を効率的に行なうことが大切です。その時に、大きな助けと成ってくれるホワイトボードをもっともっと有効に活用できれば、会議の効果も高まるのだと思います。

【参考】日経Plus1　2011/01/08

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毎日の仕事の中で意外にも大きな稼働となっているのが会議です。朝スケジュールを見るとその日1日のうち、ほとんどが打ち合わせ予定がみっちりと入っていることも珍しくないという人もいるのではないでしょうか。

その打ち合わせですが、なかなか要領を得ずに参加者が次第に活力を失ってしまうようなものや、「なんで自分がこの会議に参加しているのだろう」と思うようなものも少なくありません。最近会議の効率的な進め方を指南している書籍が増えているのもこのような現状に危機感を感じている人が多くなっているからではないでしょうか。そこで、今回は効率的な会議とはどのようなものかについて考えてみたいと思います。

効率的な会議といっても、会議によってその目的もアウトプットも異なるため「効率的」という言葉の定義をしっかりとしておく必要があります。ここでは2パターンについて会議の進め方を考えてみます。

◆パターン1「関係者との合意」
最も多いのがこのパターンではないでしょうか。会議の主催者がある決めたいことを持っていて、それを関係者へ提示し合意を得るための打ち合わせです。
・目的：　関係者から内容について合意を得ること
・進め方：
　1.　あらかじめ会議で使う資料は関係者へ展開しておきます。
　2.　会議が始まったら、まず会議の趣旨と目的を主催者は説明し方向性を統一します。
　3.　議論の中でキーマンとなる人には事前に軽く説明しておくとスムーズに進められます。
　4.　議論は大枠から進め、時間に余裕がある場合には細部に及ぶような進め方をします。
　5.　主催者は、時間を常に意識し、会議が脱線していないかを監視します。
　6.　出席者は、ただ出席して聞いているだけでなく自分の意見を述べます。懸念点があれば問題提起します。
　7.　主催者は、決められた時間の中で大枠の方向性が固まっていたなら決定事項としてまとめ、後は別途会議が必要かメールベースでもいいのかを判断します。
　8.　主催者は、時間前にそれぞれの宿題事項、決定事項の整理を行い、会議を終えます。
出席者は事前に資料を読むことが大切です。読み合わせを行うだけで時間は数十分程度掛かってしまうこともあり、会議時間そのものが延びてしまうからです。しかしなんと言っても大切なのが主催者です。この進め方次第で会議はマンネリ化せずに済むのです。みんなが意見を言って、同意している旨の言葉を引き出し、課題と感じているところも引き出すことによって、議論が活発になります。またタイムキーパーであることも忘れずに。

◆パターン2「アイデアだし」
上記の合意パターンの打ち合わせではなく、仲間等でブレストをするパターンの打ち合わせです。
・目的：　アイデアの方向性を定めること
・進め方：
　1.　時間を決めます。この手の打ち合わせはエンドレスになってしまう傾向があるので。
　2.　必ず書記役を定め、ホワイトボードなどに議論した内容を書き込みます。
　3.　なるべく議論をまとめようとせずに、考えたことを言い合うようにします。ただし注意としては、ネガティブな事は絶対に言わないようにします。ネガティブ発言はアイデアの創出を阻害してしまいます。
　4.　主催者は、時間を考慮して時間になる頃に議論のまとめを行います。

アイデア出しの打ち合わせは、面白いのですが必ずまとめることが大切です。ホワイトボードに書いたものを必ずまとめておきましょう。そしてどのような方向性が決まったのかを書いておくと次の会議でその先に進むことができます。

このように会議は目的によって様々な運営方法があります。共通するのは主催者がその違いをはっきりと認識し、議論を正しく進めることなのです。そして一番大切なのが参加者が打ち合わせに遅れないこと。遅刻してしまうとそれだけで他のメンバーのモチベーションも下がってしまい、悪影響を及ぼします。また、参加者は参加したからには必ず発言しましょう。発言せずに後で批判することがあってはいけません。

有益な会議が行われ、無駄な会議がなくなり時間が効率的に利用されるとき、モチベーションも上がり結果も伴うのではないでしょうか。

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最近では、一日の中で打ち合わせをする時間がかなり多くなってきました。そのどれも大切なものばかりなのですが、基本的に相手に呼ばれる打ち合わせは、相手の仕事のお手伝いをしているわけであり、自分の仕事が減るわけではありません。

打ち合わせが終わった後は、自分の本来するべき仕事が残っていたりします。自分も相手を呼ぶ打ち合わせを行っていたりするのでお互い様なんですが。

それでも、1時間程度の打ち合わせでも10人参加すれば、10時間分の作業量を消費したことになります。これってかなり大きいことなんですよね。なので、打ち合わせはその効果を最大限に発揮できるようお互いに努力しなければならないのです。

効果をあげるための手法は様々な書籍で紹介されていますが、ここでは自分が実践している方法を紹介しましょう。以下にその方法を示します。

＜打ち合わせを盛り上げる方法＞
１．ポジティブ発言を
２．場の共有

まず、発言する機会を相手になるべく与え、かつ気持ちよく話してもらうような聞き方をします。具体的には相手の発言を肯定し、プラスの意見を中心にして、決してネガティブな発言はしないようにします。

そうすることによって、発言者は段々のってくるんですね。中には「しかし、それはダメでしょう」とネガティブなことを言う人もいますが、それをやってしまうと逆効果です。みんなが発言しなくなってしまいます。

もう一つ大切なのは、議論をみんなでしているんだという場の共有です。自分一人が引っ張っていくという打ち合わせもありですが、それでは「あの人だけが決めているんだ」と他人事になってしまいます。そこで、なるべく多くの人に発言してもらうように話を振ります。誰かがネガティブ発言をしているときは、会議の主催者が火消し役になるのではなく、誰か他の人に発言を求めます。主催者はそれを受けてまとめることによって、ネガティブ発言者は、主催者に説き伏せられたという感情を持つことなくみんなの意見に説き伏せられたと感じるようになり、納得感を得やすくなるのです。

打ち合わせは、うまく利用することによって一人で悩んでいるものを多くの人の頭を使って解決することができる素晴らしい道具になります。どうせなら、気持ちよく話し合いに参加し、自分が決めたんだという当事者意識を持ってもらうと仕事も楽しくなるのではないでしょうか。

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