あしたまにあーな

今の時代において、メールは相互の意思疎通のためのツールとしてなくてはならないものになりました。学生の頃携帯電話の世界でメールを始めて使い始めたという人がビジネスの世界でかなり多くいるように、文章を使って相手とコミュニケーションをとることが当たり前のようになっています。

メールによるやりとりは、便利な反面非常に怖い側面をもっています。当然のことですが、メールは直接会って話をするよりも圧倒的にその情報量は少なくなってしまいます。特に相手に注意するような内容になると、直接話をするときには笑顔で半分冗談交じりにいうことによって、円滑に相手に伝えることができるのですが、メールではそうはいきません。

人との情報交換で伝わる情報は「顔の表情が55％」「声の質や大きさやテンポが38％」「話す言葉の内容が7％」の割合になるという「メラビアンの法則」からもそれは示されています。便利なメールだからこそ、そのリスクをしっかりと把握した上で使うことが大切なのです。そこで以下にメールで誤解を生まないための方法について紹介したいと思います。

◆「メールは誤解を招きやすい」という前提で使う
メールは誤解を招きやすいものだということを頭のどこかで感じていれば、送信するときに違いが出てきます。もう一度読み返し、相手が誤解を抱きそうな点はできるだけ具体的に記述したり、ネガティブな内容を避けるために、冒頭にねぎらいや感謝の言葉、期待している気持ちを意識的に書き添えるといったことに、注意を払えるようになると思います。

◆感情的になっている時は、しばらく時間を置く
メールを読んで感情的になった時は、少し時間を置いてみましょう。これにすぐに返信すると感情が思いきりぶつかってしまい、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。夜に書いた少しきつめのメールは時間が許すのであれば、翌日に読み返して送るのも手です。

◆直接話してみる
たまにメールでは思いきりきつい言葉を投げかけてくるにも関わらず、話をしてみるとものすごくいい人であることがあります。自分の気持ちが伝わっていないと感じたときには、直接電話をして話をしてみるといいと思います。きっと相手の真意もつかめてくることでしょう。

◆ネガティブなメールを本人以外に送らない
メーリングリストに個人攻撃をするメールを送る人がいますが、チームで仕事をしている以上、公の場で恥ずかしい思いをした人はきっといい思いをしないばかりではなく、逆にマイナスとなって士気の低下を招きます。本人に伝えたいのであれば
さりげなく個人にささやくようにメールしましょう。

◆「You are OK, I am OK」を意識する
アサーションというコミュニケーションに関する言葉があります。その中でも「アサーティブ」は、自分の気持ちや考えを相手に伝えるが、相手のことも配慮するやり方、自分も相手も大切にしたやり方のことをいいます。自分の意見を訴えたい時は、「あなたの意見は間違っています。わたしの意見は○○です（You are not OK, I am OK）」という表現になりがちなのですが、そこを「あなたの意見は○○なのですね。わたしの意見は○○です（You are OK, I am OK）」という表現を意識的に使ってみること双方の気持ちをうまく伝えあうことができるのです。

このように、メール1つとってもその表現方法はたくさんあります。メールの中で相手のことを気遣うことができる人は、たいていの場合仕事ができるというイメージを相手に伝えることができます。厄介なのは相手からメールの感想について聞くことはほとんどできないということ。相手の心の中で自分への評価が静かに決まってしまうのです。このメールをもらって自分ならどう思うだろうか、そんな第三者的な視点でメールを読み返すことができる心の余裕を持っていたいものですね。

【参考】ITmedia
http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1004/24/news002.html

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部下は上司を選ぶことができないのが一般的な会社だと思います。上司のやり方に対して様々な反論もあるとは思いますが、一方的に嫌ったり敵対していたのでは自分の評価自体も全く上がらずに悪い方へとどんどん向かってしまいます。上司によって様々な考え方があることを、しっかりと理解した上で媚びることなく上司と共によりよい方向を模索することができれば、組織として相乗効果を得ることができると思います。

そこで、今回は特にプライドが高く自分の上のことを気にしている上司に対して自分がどのように振る舞えばいい印象を与え、上司と部下の間でよりよい関係を構築できるかを成人教育学博士の本間正人さんのアドバイスをもとに考えてみたいと思います。

◆ポイント1：アプローチはまず相手の許可を得ることから
「今、少しだけお時間を頂いてよろしいですか？」と、相手がまずは自分の話を聞いてもらえる状況にあるのかを確認することが大切です。上司も忙しいので自分の話を聞いてもらえそうもない場合もあります。頃合いを見計らって相談に行くのがいいでしょう。

また、相手の教えを請うような姿勢を示すことによって相手の自尊心とプライドを尊重しながら、有能性を引き出すようなコミュニケーションをとることができるといいます。例えば、「プロジェクトの件で、ちょっと迷っていまして、ご指導をいただきたいと思いまして」などと言い出すのも手です。誰でも頼りにされることは嬉しいですし、上下関係をきちんと明確化することができる機会でもあります。ただし、乱用は逆に怪しまれるので肝心なところで利用するようにする必要があります。

そのためにも、普段から自分の職務を果たすことはもちろん、日頃のあいさつや、呼ばれたときの返事の声の明るさなどにも心を配り、上司からの信頼レベルがある程度の高さでいるように気を遣っておくようにしましょう。

◆ポイント2：漠然と相談するのではなく選択肢を用意しておく
上司は、基本的に時間がありません。また、部下がきっちりと考えているのか見ています。なので、「どうしましょう」という質問は、「お前はどうしたいんだ？」という逆質問につながり余計な時間を使ってしまうことになります。「自分は○○という理由で、ＸＸと考えますが、いかがでしょうか」という聞き方や、「Ａ、Ｂ、Ｃと3つの案を考えてみましたがいかがでしょうか」というように、判断しやすい状況を作ってあげることも部下として大切なことです。時間があればそれを表にして持っていくといいでしょう。

このように、相手に対して選択肢を与えることによって、相手の時間を有効活用することができ、かつ生産性の高い方法といえます。また、選択肢をいくつか用意することで、「この問題についてよく考えているんだな」と、好印象を与えることができるのです。

◆ポイント3：結論を先に伝え、理由をリストアップして述べる
先にも話をしたように、上司は時間がないと思った方がいいです。そのために、自分が相手に何を判断して欲しいのかをまず始めに伝えた上で、時間があればその詳細を述べるようにしましょう。まずは結論ありきの判断依頼なのです。そうしないと相手にイライラさせてしまい、コミュニケーションをとりづらくなっていきます。

自分もまだまだ、こういうったことをすべて実行できていませんが、できるだけ意識するようにしています。一朝一夕でできることではないので、常に考えながら報告が終わった後に、自分の今の報告はどうだったかを振り返るようにしています。その繰り返しによって自然に身についていくものだと思います。上司も人間ですから、感情を持っています。会話の最後には、アドバイスに対する感謝と敬意を示すことによってよりいい関係を築けるのではないでしょうか。

上司は確かに替えることはできませんが、コミュニケーションがとれないのを上司のせいにしてばかりでは自分の成長は見込めないでしょう。自分のやり方や考え方が違うのであればなおさら、どうやったらうまくコミュニケーションができるか、自分から積極的に飛び込んでいく姿勢が大切だと今、強く思っています。

【参考】DIAMOND ONLINE
http://diamond.jp/articles/-/7894

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日常生活や仕事をしていると、どうしてもカチンとすることはよくある話だと思います。頭に浮かんだ言葉を感情の赴くままどんどん相手にぶつけてしまうと、相手との関係を悪くするだけでなく、仕事や日常生活にも支障をきたしてしまうことにもなりかねません。

特にビジネスの世界では非合理的な発言を公の場所ですることによって、その人への評価は大幅に下がってしまうことから、常に自分のなかで冷静な自分を持っていなくてはなりません。今回は、NPO法人アサーティブジャパンの森田汐生代代表理事のアドバイスをもとに、怒りを上手にコントロールする方法について考えてみたいと思います。

◆すぐに言い返してしまうタイプ
◆後で仕返しをするタイプ
・どんな人？
このような人たちは基本的に自分に非があるとは思いません。相手が悪いと考え言い返してしまいます。何か言われたときに「だって」「でも」とすぐに自分の主張を始めてしまう人がこのタイプには多いのです。

・対処方法
「そうですか、そのように見えるんですね」
「なるほど、それもあるかもしれませんね」
と相手の言葉を一度受け止めるようにします。イメージとしては自分にぶつかるまえのボールを手を出して受け止める状態で、この後に相手の言葉の正しさを冷静に考えます。相手の言葉がごもっともと思えるのなら、素直に「確かにそうですね」と認める勇気を持ちましょう。違うのなら、「確かにそう見えるかもしれないが、自分はこう考えている」とできるだけ抑えて話をします。

◆自分が悪いとため込んでしまうタイプ
・どんな人？
「自分は社会人として失格だ」と自分を責めて落ち込んでしまいます。

・対処方法
自分の気持ちを軽く口にするのが効果的です。「きついなぁ」「参ったなぁ」というように口に出すことによって心の余裕が生れます。また、主語を「私」にして聞き返すと相手に穏やかに伝わります。例えば「私はそんなつもりはないんだけど、なぜそう思ったのですか？」など。

それでもどうしてもカチンとする場面は必ずあります。そんなときには以下の5つを気にするといいでしょう。

・10回程度深呼吸をする
・頭の中で数を数えるなど、別なことに集中する
　→時には別な場所に行くのも手。
・椅子に座った状態でひざをあげるなど下半身に力を入れると上半身の力が抜けてリラックスする
・できるだけマイナスの思考をプラスに持って行くこと
　→「ずうずうしい→積極的」「ケチ→経済観念がある」
・相手の立場になって物事を考えること
　→「きっと家庭でうまくいってないからイライラしているんだ」

このように、ほんのちょっと考え方を変えたり、気分転換をして冷静な自分を作り上げることによって、公私ともに良好な人間関係を築いていくことができるのだと思います。そんな人のもとには次々といい話がくるようになるのではないでしょうか。

【参考】日経Plus1　2010/03/20

怒りのセルフコントロール