あしたまにあーな

不況のあおりを受けて残業時間を減らすようにいわれている企業も多いと思います。無駄な残業はもちろんするべきではないですが、本来やるべき仕事が残ってしまうのも考えもの。効率的に仕事をすることができれば、残業をしなくてもいつでも定時退社することができるとは思いますが、それを実践できている人は自分も含めてなかなかいないのではないでしょうか。

ただ、残業を減らすことができないと嘆くだけではなく、どうすれば残業を減らして定時退社をすることができるか、そのことを考えてみたいと思います。残業を多くしたから評価が上がるというのはすでに古い考え方となり、いかに与えられた時間内で計画的にこなし、最大限の効果を得るかが評価の対象になりつつある今、定時退社は自分のためだけでなく、家族のため、周囲のためにもなる重要なことになっているのです。

◆絶対に早く帰りたくなるような楽しい予定を入れる
定時退社をするための基本と言えるのがこれ。時間外に楽しい出来事を入れておくのです。コンサートライブでもいいですし、子供と一緒に遊ぶ約束をするでもいいでしょう。人間は基本的に追い詰められると、ものすごい能力を発揮します。残業時間もあるからという「甘え」が無意識のうちに働いてしまうのです。それをできない状況に強制的に持っていくことによって、集中力を高めることができるのです。

◆仕事の量を減らす
すこし語弊があるかもしれませんが、今やっている仕事そのものを減らすのではなく、ちょっとした工夫ができないかを始めに考えてみるのです。資料を作っているのであれば、始めに1枚しか作らないと決めてしまうといったように、質を変えずに量を減らす方法を模索するのです。また、本来であれば資料を作らなくても口頭やホワイトボードで説明すればいいようなものもあるかもしれません。その資料、本当に必要かな、そんな疑問を持つのも大切でしょう。

◆朝を有効に使う
早朝の残業までする必要はないと思いますが、朝は、ほんの30分の時間でも色々することができます。今日一日何をいつ頃にしようか、メールで重要なモノを返しておこう等、他の人が出社して依頼をされる前に自分の仕事について方向性を定めておくと、スムーズに仕事に入れます。

◆定時退社仲間を作る
定時退社をするときに気になるのが周囲の目です。「彼は仕事が暇なんだ、彼だけ・・・」と冷たい視線は、なるべくなら避けたいものです。組織全体での定時退社日であれば問題ないのですが、そうでないときには誰か仲間をつくるといいでしょう。2人で帰ることが厳しいのであれば、その仲間で曜日を分担して助け合うのです。そうすることによって冷たい視線は緩和されるでしょう。

仕事に対して、すぐに効率的に行なうことはなかなか難しいのが現状です。そんなときには自分が抱えている仕事に対して優先度をつけて、明日でもいいと思えるモノは明日に回し、今日やっておくべき事、大切なことを集中して片付けるよう意識するといいと思います。自分の時間は仕事だけではありません。家族や友人のメンバーとしての自分でもあるのです。そういった人たちへの時間も大切にしたいですよね。

【参考】All About
http://allabout.co.jp/career/careersales/closeup/CU20070124A/

魂の言霊。書道家が書く漢字Tシャツ。今までここまでカスタムメイドできるTシャツがあったか？…

今の時代において、メールは相互の意思疎通のためのツールとしてなくてはならないものになりました。学生の頃携帯電話の世界でメールを始めて使い始めたという人がビジネスの世界でかなり多くいるように、文章を使って相手とコミュニケーションをとることが当たり前のようになっています。

メールによるやりとりは、便利な反面非常に怖い側面をもっています。当然のことですが、メールは直接会って話をするよりも圧倒的にその情報量は少なくなってしまいます。特に相手に注意するような内容になると、直接話をするときには笑顔で半分冗談交じりにいうことによって、円滑に相手に伝えることができるのですが、メールではそうはいきません。

人との情報交換で伝わる情報は「顔の表情が55％」「声の質や大きさやテンポが38％」「話す言葉の内容が7％」の割合になるという「メラビアンの法則」からもそれは示されています。便利なメールだからこそ、そのリスクをしっかりと把握した上で使うことが大切なのです。そこで以下にメールで誤解を生まないための方法について紹介したいと思います。

◆「メールは誤解を招きやすい」という前提で使う
メールは誤解を招きやすいものだということを頭のどこかで感じていれば、送信するときに違いが出てきます。もう一度読み返し、相手が誤解を抱きそうな点はできるだけ具体的に記述したり、ネガティブな内容を避けるために、冒頭にねぎらいや感謝の言葉、期待している気持ちを意識的に書き添えるといったことに、注意を払えるようになると思います。

◆感情的になっている時は、しばらく時間を置く
メールを読んで感情的になった時は、少し時間を置いてみましょう。これにすぐに返信すると感情が思いきりぶつかってしまい、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。夜に書いた少しきつめのメールは時間が許すのであれば、翌日に読み返して送るのも手です。

◆直接話してみる
たまにメールでは思いきりきつい言葉を投げかけてくるにも関わらず、話をしてみるとものすごくいい人であることがあります。自分の気持ちが伝わっていないと感じたときには、直接電話をして話をしてみるといいと思います。きっと相手の真意もつかめてくることでしょう。

◆ネガティブなメールを本人以外に送らない
メーリングリストに個人攻撃をするメールを送る人がいますが、チームで仕事をしている以上、公の場で恥ずかしい思いをした人はきっといい思いをしないばかりではなく、逆にマイナスとなって士気の低下を招きます。本人に伝えたいのであれば
さりげなく個人にささやくようにメールしましょう。

◆「You are OK, I am OK」を意識する
アサーションというコミュニケーションに関する言葉があります。その中でも「アサーティブ」は、自分の気持ちや考えを相手に伝えるが、相手のことも配慮するやり方、自分も相手も大切にしたやり方のことをいいます。自分の意見を訴えたい時は、「あなたの意見は間違っています。わたしの意見は○○です（You are not OK, I am OK）」という表現になりがちなのですが、そこを「あなたの意見は○○なのですね。わたしの意見は○○です（You are OK, I am OK）」という表現を意識的に使ってみること双方の気持ちをうまく伝えあうことができるのです。

このように、メール1つとってもその表現方法はたくさんあります。メールの中で相手のことを気遣うことができる人は、たいていの場合仕事ができるというイメージを相手に伝えることができます。厄介なのは相手からメールの感想について聞くことはほとんどできないということ。相手の心の中で自分への評価が静かに決まってしまうのです。このメールをもらって自分ならどう思うだろうか、そんな第三者的な視点でメールを読み返すことができる心の余裕を持っていたいものですね。

【参考】ITmedia
http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1004/24/news002.html

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部下は上司を選ぶことができないのが一般的な会社だと思います。上司のやり方に対して様々な反論もあるとは思いますが、一方的に嫌ったり敵対していたのでは自分の評価自体も全く上がらずに悪い方へとどんどん向かってしまいます。上司によって様々な考え方があることを、しっかりと理解した上で媚びることなく上司と共によりよい方向を模索することができれば、組織として相乗効果を得ることができると思います。

そこで、今回は特にプライドが高く自分の上のことを気にしている上司に対して自分がどのように振る舞えばいい印象を与え、上司と部下の間でよりよい関係を構築できるかを成人教育学博士の本間正人さんのアドバイスをもとに考えてみたいと思います。

◆ポイント1：アプローチはまず相手の許可を得ることから
「今、少しだけお時間を頂いてよろしいですか？」と、相手がまずは自分の話を聞いてもらえる状況にあるのかを確認することが大切です。上司も忙しいので自分の話を聞いてもらえそうもない場合もあります。頃合いを見計らって相談に行くのがいいでしょう。

また、相手の教えを請うような姿勢を示すことによって相手の自尊心とプライドを尊重しながら、有能性を引き出すようなコミュニケーションをとることができるといいます。例えば、「プロジェクトの件で、ちょっと迷っていまして、ご指導をいただきたいと思いまして」などと言い出すのも手です。誰でも頼りにされることは嬉しいですし、上下関係をきちんと明確化することができる機会でもあります。ただし、乱用は逆に怪しまれるので肝心なところで利用するようにする必要があります。

そのためにも、普段から自分の職務を果たすことはもちろん、日頃のあいさつや、呼ばれたときの返事の声の明るさなどにも心を配り、上司からの信頼レベルがある程度の高さでいるように気を遣っておくようにしましょう。

◆ポイント2：漠然と相談するのではなく選択肢を用意しておく
上司は、基本的に時間がありません。また、部下がきっちりと考えているのか見ています。なので、「どうしましょう」という質問は、「お前はどうしたいんだ？」という逆質問につながり余計な時間を使ってしまうことになります。「自分は○○という理由で、ＸＸと考えますが、いかがでしょうか」という聞き方や、「Ａ、Ｂ、Ｃと3つの案を考えてみましたがいかがでしょうか」というように、判断しやすい状況を作ってあげることも部下として大切なことです。時間があればそれを表にして持っていくといいでしょう。

このように、相手に対して選択肢を与えることによって、相手の時間を有効活用することができ、かつ生産性の高い方法といえます。また、選択肢をいくつか用意することで、「この問題についてよく考えているんだな」と、好印象を与えることができるのです。

◆ポイント3：結論を先に伝え、理由をリストアップして述べる
先にも話をしたように、上司は時間がないと思った方がいいです。そのために、自分が相手に何を判断して欲しいのかをまず始めに伝えた上で、時間があればその詳細を述べるようにしましょう。まずは結論ありきの判断依頼なのです。そうしないと相手にイライラさせてしまい、コミュニケーションをとりづらくなっていきます。

自分もまだまだ、こういうったことをすべて実行できていませんが、できるだけ意識するようにしています。一朝一夕でできることではないので、常に考えながら報告が終わった後に、自分の今の報告はどうだったかを振り返るようにしています。その繰り返しによって自然に身についていくものだと思います。上司も人間ですから、感情を持っています。会話の最後には、アドバイスに対する感謝と敬意を示すことによってよりいい関係を築けるのではないでしょうか。

上司は確かに替えることはできませんが、コミュニケーションがとれないのを上司のせいにしてばかりでは自分の成長は見込めないでしょう。自分のやり方や考え方が違うのであればなおさら、どうやったらうまくコミュニケーションができるか、自分から積極的に飛び込んでいく姿勢が大切だと今、強く思っています。

【参考】DIAMOND ONLINE
http://diamond.jp/articles/-/7894

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