あしたまにあーな

今の時代において、メールは相互の意思疎通のためのツールとしてなくてはならないものになりました。学生の頃携帯電話の世界でメールを始めて使い始めたという人がビジネスの世界でかなり多くいるように、文章を使って相手とコミュニケーションをとることが当たり前のようになっています。

メールによるやりとりは、便利な反面非常に怖い側面をもっています。当然のことですが、メールは直接会って話をするよりも圧倒的にその情報量は少なくなってしまいます。特に相手に注意するような内容になると、直接話をするときには笑顔で半分冗談交じりにいうことによって、円滑に相手に伝えることができるのですが、メールではそうはいきません。

人との情報交換で伝わる情報は「顔の表情が55％」「声の質や大きさやテンポが38％」「話す言葉の内容が7％」の割合になるという「メラビアンの法則」からもそれは示されています。便利なメールだからこそ、そのリスクをしっかりと把握した上で使うことが大切なのです。そこで以下にメールで誤解を生まないための方法について紹介したいと思います。

◆「メールは誤解を招きやすい」という前提で使う
メールは誤解を招きやすいものだということを頭のどこかで感じていれば、送信するときに違いが出てきます。もう一度読み返し、相手が誤解を抱きそうな点はできるだけ具体的に記述したり、ネガティブな内容を避けるために、冒頭にねぎらいや感謝の言葉、期待している気持ちを意識的に書き添えるといったことに、注意を払えるようになると思います。

◆感情的になっている時は、しばらく時間を置く
メールを読んで感情的になった時は、少し時間を置いてみましょう。これにすぐに返信すると感情が思いきりぶつかってしまい、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。夜に書いた少しきつめのメールは時間が許すのであれば、翌日に読み返して送るのも手です。

◆直接話してみる
たまにメールでは思いきりきつい言葉を投げかけてくるにも関わらず、話をしてみるとものすごくいい人であることがあります。自分の気持ちが伝わっていないと感じたときには、直接電話をして話をしてみるといいと思います。きっと相手の真意もつかめてくることでしょう。

◆ネガティブなメールを本人以外に送らない
メーリングリストに個人攻撃をするメールを送る人がいますが、チームで仕事をしている以上、公の場で恥ずかしい思いをした人はきっといい思いをしないばかりではなく、逆にマイナスとなって士気の低下を招きます。本人に伝えたいのであれば
さりげなく個人にささやくようにメールしましょう。

◆「You are OK, I am OK」を意識する
アサーションというコミュニケーションに関する言葉があります。その中でも「アサーティブ」は、自分の気持ちや考えを相手に伝えるが、相手のことも配慮するやり方、自分も相手も大切にしたやり方のことをいいます。自分の意見を訴えたい時は、「あなたの意見は間違っています。わたしの意見は○○です（You are not OK, I am OK）」という表現になりがちなのですが、そこを「あなたの意見は○○なのですね。わたしの意見は○○です（You are OK, I am OK）」という表現を意識的に使ってみること双方の気持ちをうまく伝えあうことができるのです。

このように、メール1つとってもその表現方法はたくさんあります。メールの中で相手のことを気遣うことができる人は、たいていの場合仕事ができるというイメージを相手に伝えることができます。厄介なのは相手からメールの感想について聞くことはほとんどできないということ。相手の心の中で自分への評価が静かに決まってしまうのです。このメールをもらって自分ならどう思うだろうか、そんな第三者的な視点でメールを読み返すことができる心の余裕を持っていたいものですね。

【参考】ITmedia
http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1004/24/news002.html

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選挙のシーズンとなり、街中で候補者の必死な呼びかけが続いています。新聞やテレビなどではすでに情勢が大きく一つの政党に傾いているという報道が流れているのですが、候補者は最後までわからないこの戦いに必死に取り組んでいます。

そんな選挙戦ですが、インターネット上のブログやSNSで安易に書き込みを行ってしまうと公職選挙法違反に問われかねない事態に発展する可能性があるというのです。それは候補者個人が発信するブログやSNSだけではなく、個人が発信するサイトでも気をつける必要があるのです。

公職選挙法の規定では、公示や告示後に選挙管理委員会の証紙を張ったチラシや法定はがきの他は、候補者や政党への支持や反対を示すなどした「文書図画の頒布」を禁止していて、これは政党や候補者だけではなく一般市民も制限されているのです。総務省によるとブログやホームページ、電子メール、SNSを利用することも不特定多数の人に頒布していることとしていることから、公示後に安易に政党や候補者に対して応援、批判をしてはいけないのです。

ただし総務省や警察庁によると、書き込み内容のどういった内容が支持や批判にあたりNGなのかといった境界線は明確ではなくケースバイケースになっているそうです。このようなあいまいな判断基準は後々問題になる可能性を大いに秘めていると考えられます。

選挙期間中の公職選挙法について、候補者や政党だけではく一般市民のレベルにまで言論や表現の制約を受けることに対して自分たちも意識しておく必要があると共に、どこまで当局が徹底できるのかをという疑問を感じざるを得ません。これだけ普及したネット社会において、取り締まる対象があまりにも大きく、具体的な取り締まりとしては特定の違反者を取り締まることによって、他への抑止とする以外ないのではないでしょうか。今、この公職選挙法のあり方について、改めて議論する必要があるのかもしれません。

【参考】日本経済新聞　2009年8月21日

事例解説 すぐわかる選挙運動 ―ケースで見る違反と罰則― (2007/05/15) 三好 規正 商品詳細を見る

メール処理は仕事の重要な一部で、この処理スピード、効率が高まると仕事全体の効率もかなり上がるんじゃないでしょうか。

朝会社に行ってからパソコンを立ち上げ、メーラーを立ち上げ受信後にはやらなければならない依頼メールがたくさんあって、少し気持ちも沈んでしまうこともあるんじゃないでしょうか。

そこで、メールの整理の仕方についてキース・ロビンソンという物書きの方がアドバイスしているので、参考にしたいと思います。

【Step1】受信箱をきれいに掃除
最初の行動として、受信箱をきれいに掃除しましょう。受信箱の中のすべてのメールについて、ソートをかけ、返信し、削除し、アーカイブまたはファイリングします。これで、身ぎれいになって心機一転出直すことができるのです。

【Step2】ファイリングするためのフォルダ作成
きれいになったら、今後送られてくるメールを分類、ファイリングするためのフォルダを作ります。そのやり方はたくさんあり、自分に合ったフォルダ構造が得られるまで多少のトライ＆エラーが必要でしょう。

例として以下の3つの分類という手もある。
1.　アーカイブのみを目的としたフォルダ。アクションを起こす必要はないが後で参照するかもしれないメールを保存します。

2.　アクションが必要と思われるフォルダのうち、フォロー待ちのフォルダ。ほかの人の対応を待っている、または緊急でない案件を入れておきます。

3.　要返信・アクション要のフォルダ。自分が返信しなければならないメールを入れます。このフォルダ内のメールには、忘れないようにマークを付けるといいでしょう。

【Step3】プロセスを作ってそれに従う
いつもきれいな受信箱にするためのプロセスです。このプロセスの目標は以下の2つ。
1.　1日の終わりに受信箱を空にする
2. 　「要返信」フォルダをできるだけ空に保つ

両方とも達成できれば、その時点で素早く返信ができるようになっているだろうし、メールが今どういう状態か、全体的によりよく把握しているでしょう。こうなれば、メールが送られてきた時点で（あるいはメールチェックする時点で）、その大半を処理・返信できるだけの時間と集中力を持てるようになるといいます。

でも、毎日続けられない場合もあると思います。それはそれでいいらしく、トライしてベストを尽くせばいいと勇気のもてることをアドバイスしてくれています。

【Step4】メールチェック時
メールチェックする際は、そのメールを最初に読んだときに返信／ファイル／アーカイブ／削除のいずれかを行うようにする。これをやらないと、往々にして受信箱で時間を浪費することになり、やがてはメールが積み上がっていってしまいます。

【Step5】すぐに返信できないときは一報
返信する必要のあるメールをファイリングしなければならないこともあります。その場合は、送り主に対し、メールを受け取ったこと、追って対応することを、とりあえず知らせておくといいでしょう。そうすれば「再送」されるメールが減り、口論の元も減ることになります。

【Step6】返信が遅れたら謝る
返信が遅れてしまったら謝りましょう。多くの人は、あなたが忙しいことを分かってくれると思います。特に、緊急案件でない場合、相手は、ともあれあなたから返事がもらえて安心するでしょう。

【Step7】見直しも必要
1週間に最低1回はメールを見渡して、未処理のメールがあれば返信を出します。

あまり神経質になりすぎないことが大切だと思います。自分のできる範囲の中で取り入れられるものは取り入れるくらいの勢いで十分ではないでしょうか。

最後に注意点です。

o ルールにとらわれ過ぎないこと。ファイリングを自動化し過ぎると、アーカイブの中にどんなメールが入っているか分かりづらくなり、重要なメールを見失うリスクがある。また私の経験では、そのチェックと調整に、さらに多くの時間がかかってしまう。

o メールチェックは、10分間隔ではなく1日3?4回にとどめる。まとめ読みの方が効率がいい。

o 疑わしいメールは削除する。保存不要で返信する予定もないメールはごみ箱へ。

自分も明日から早速実践してみたいと思います。

【参考】IT media Biz.ID
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/10/news014.html

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