あしたまにあーな

会社で使っているパソコンについて色々な人のデスクトップを見てみると、アイコンの数に個人差があることが分かります。エクセルやワードの文書をデスクトップ上に保存していて、時にデスクトップがそういった文書であふれかえっている人もいるくらいです。そういう人に、ファイルがすぐに見つかるのかと聞いてみると、不思議なことにすぐに見つかるといいます。きっとそこには他の人には真似のできないノウハウがあるに違いありません。

自分は、できる限り少なくしようとしています。デスクトップ上にファイルを置くことによって個人のユーザプロファイルの容量が大きくなってしまい、パソコンの起動時間が遅くなってしまったことがあったので、それ以来なるべく少なくして、Cドライブ上にworkフォルダを作ってそこに案件毎にフォルダを日付をいれてを作るようにしています。そうすることでデスクトップはきれいになり、必要なファイルを整理することができます。workフォルダの中は、仕掛かり中のものと処理済みにわけ、終わったら処理済みにフォルダごと移動するのです。

これをやってから、個人パソコン内でファイルが見つからないといったことがほとんどなくなりました。それぞれが自分のベストな整理方法があると思うので試行錯誤してみるといいと思います。

パソコン上にはその他、アプリケーションへのショートカットアイコンも多数あると思います。しかしよく考えてみると、それらのうちよく利用しているものはいくつかしかないんですよね。アイシェア調べによると、デスクトップ上のアイコン数について、「10個から20個未満」と答えた人が最も多く31.3％、「2個から10個未満」が29.2％、「20個から30個未満」が18.1％という結果になったそうです。

その中で、整理する頻度に関する質問では、以下のような結果になっています。
・「1カ月から3カ月未満」　20.9％
・「6カ月から1年未満」　16.9％
・「1度も整理したことがない」　15.3％
・「3カ月から6カ月未満」　14.0％
・「1年以上」　13.0％
・「1週間から1カ月未満」　11.0％

結果だけみるとかなりばらついていますが、多くの人が短いスパンで整理していっているようです。購入してきたパソコンでは、インターネットに接続するためのアプリケーションや、パソコンメーカーのヘルプサイトへのリンクなど、始めのうちしか使わないものも数多くあります。そういったものをこまめに整理することによって、効率のいい作業をしたいものです。

【参考】Business Media 誠
http://bizmakoto.jp/makoto/articles/1005/25/news034.html

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不況のあおりを受けて残業時間を減らすようにいわれている企業も多いと思います。無駄な残業はもちろんするべきではないですが、本来やるべき仕事が残ってしまうのも考えもの。効率的に仕事をすることができれば、残業をしなくてもいつでも定時退社することができるとは思いますが、それを実践できている人は自分も含めてなかなかいないのではないでしょうか。

ただ、残業を減らすことができないと嘆くだけではなく、どうすれば残業を減らして定時退社をすることができるか、そのことを考えてみたいと思います。残業を多くしたから評価が上がるというのはすでに古い考え方となり、いかに与えられた時間内で計画的にこなし、最大限の効果を得るかが評価の対象になりつつある今、定時退社は自分のためだけでなく、家族のため、周囲のためにもなる重要なことになっているのです。

◆絶対に早く帰りたくなるような楽しい予定を入れる
定時退社をするための基本と言えるのがこれ。時間外に楽しい出来事を入れておくのです。コンサートライブでもいいですし、子供と一緒に遊ぶ約束をするでもいいでしょう。人間は基本的に追い詰められると、ものすごい能力を発揮します。残業時間もあるからという「甘え」が無意識のうちに働いてしまうのです。それをできない状況に強制的に持っていくことによって、集中力を高めることができるのです。

◆仕事の量を減らす
すこし語弊があるかもしれませんが、今やっている仕事そのものを減らすのではなく、ちょっとした工夫ができないかを始めに考えてみるのです。資料を作っているのであれば、始めに1枚しか作らないと決めてしまうといったように、質を変えずに量を減らす方法を模索するのです。また、本来であれば資料を作らなくても口頭やホワイトボードで説明すればいいようなものもあるかもしれません。その資料、本当に必要かな、そんな疑問を持つのも大切でしょう。

◆朝を有効に使う
早朝の残業までする必要はないと思いますが、朝は、ほんの30分の時間でも色々することができます。今日一日何をいつ頃にしようか、メールで重要なモノを返しておこう等、他の人が出社して依頼をされる前に自分の仕事について方向性を定めておくと、スムーズに仕事に入れます。

◆定時退社仲間を作る
定時退社をするときに気になるのが周囲の目です。「彼は仕事が暇なんだ、彼だけ・・・」と冷たい視線は、なるべくなら避けたいものです。組織全体での定時退社日であれば問題ないのですが、そうでないときには誰か仲間をつくるといいでしょう。2人で帰ることが厳しいのであれば、その仲間で曜日を分担して助け合うのです。そうすることによって冷たい視線は緩和されるでしょう。

仕事に対して、すぐに効率的に行なうことはなかなか難しいのが現状です。そんなときには自分が抱えている仕事に対して優先度をつけて、明日でもいいと思えるモノは明日に回し、今日やっておくべき事、大切なことを集中して片付けるよう意識するといいと思います。自分の時間は仕事だけではありません。家族や友人のメンバーとしての自分でもあるのです。そういった人たちへの時間も大切にしたいですよね。

【参考】All About
http://allabout.co.jp/career/careersales/closeup/CU20070124A/

魂の言霊。書道家が書く漢字Tシャツ。今までここまでカスタムメイドできるTシャツがあったか？…

仕事や勉強が段々行き詰まってきたり忙しくなってくると、徐々に机の上も資料などの紙で覆われていくことになります。最近では情報セキュリティーの観点から机の上に資料などを置いたまま家に帰ったりすることに対して会社も厳しくなってきている状況から、とりあえずまとめて引き出しの中でつっこんだまま帰るという人もいるのではないでしょうか。

でも、そうやって整理ができなくなってくると仕事や勉強の効率も徐々にではありますが落ちてくるもんなんですよね。そこで、せめてデスクの上だけでもきれいにする方法について今回は考えてみたいと思います。

■仕事が終わるごとに整理
仕事でも勉強でもずっと一つのことをしているわけではありません。勉強でいうとまずは英語をやって、その後に数学をやるというように長くても数時間ごとに机の上でやっていることは変わっていくはずです。この一つの区切りの中でデスクの上をきれいに整理するもの一つの手です。

■ウエットティッシュ常備
どうもデスクの上が汚いと、やる気をなくしてしまいがち。そこで、埃やこぼしたものなどをすぐに拭けるようにウェットティッシュを常備するといいでしょう。自分は必ず朝出社してからパソコンが起動するまでの間に自分のデスクの上をウェットティッシュで拭くようにしています。

■縦に積まない
書類や資料などを積み重ねていくと下のものを取り出すときに山が崩れて散らかってしまうので、縦に積まず平積みしないようにします。積み重ねると下の方は段々読まなくなっていくんですよね。自分がやっているのは内容ごとにクリアファイルに入れて立てかけるようにしています。上手にこういったアイテムを利用できるといいと思います。

■一時預かりBOXを作る
世の中には整理術に関する本が色々出ていますが、その都度丁寧に整理しようとすると途中で挫折してしまうことも。必要なものと不要なものに分けて不要なものをすぐに捨てるのはもちろんですが、必要か不要か迷う書類やものもかなりあったりします。これらを無理矢理整理しようとするのではなく、一時預かりBOXへ入れておくのがいいでしょう。一時預かりBOXは1カ月ごとに覗き、そこでいらないと判断したものは捨てることにします。
■ペン立てなどの小物を、自分のお気に入りのものにする
ペン立てや文房具、収納用品といったお気に入りのものをデスクに置くことによって、綺麗になることもあります、デスクを「お気に入りの空間」に作り上げてしまえば、片付けるのも楽しくなるかもしれません。

この他にも自分だけの整理方法は数多くあると思います。デスクの上が綺麗だと効率も良くなり、自分自身も頑張ろうと思えてくるのです。そう考えると始めは大変かもしれませんが、綺麗なのが当たり前の状態をいかに作り上げるか、その始めさえクリアすれば案がイラクに習慣化するのです。

明日から早速クリアデスクにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

【参考】escala cafe
http://escala.jp/jyoshi/2009/04/post_328.html

デスク周り美しく整理整