あしたまにあーな

ビジネスの世界でなくてはならないメールですが、その書き方には人によって様々な工夫がなされています。それはメールという道具が仕事の中で非常に重要な位置を占めていて、その使い方次第で仕事の出来に大きな影響を及ぼすものだからです。それゆえ、メールのつくり方については社会人になってから色々と勉強することになり、その表現力の向上に努力するのです。

そんなビジネスメールで自分の印象をほんの少しだけあげるにはどうしたらいいのでしょうか。そんな思いのヒントとなる記事を見つけたので、それをもとに自分の工夫も合わせて紹介したいと思います。

◆互いの関係をよくするには
・相手の呼び方
会社によって文化もあると思いますが、自分は社内の人が相手の場合には「お疲れさまです」、社外である場合には「いつもお世話になっております」を冒頭に付けるようにしています。社内の人にあまりにも他人行儀なのは組織の壁を意識してしまい、円滑な仕事が出来なくなってしまうのではないかと思います。一方で、相手の呼び方は「様」で統一しています。社内でも複数の公式的な文章の時に「さん」づけすると砕けすぎてしまい、相手に不愉快な印象を持たせてしまう可能性があるからです。

・定型文では読み手の心に響かない
無味乾燥になりがちなので、励ましや褒め言、比喩表現を1ヶ所だけ織り込みます。例えば、「一同首を長くしてお待ち申し上げております。」など書き手の「心」を垣間見ることができるアクセントによって読み手に親近感を与えることができるのです。

・追伸を活用
自分の近況や相手への体調を気遣い雑談などを入れます。これも書き手の「心」を伝えることによる親近感を与えることができる有効な方法といえます。例えば、「先週は風邪で寝込んでしまいました。今年の風邪はのどにくるので体調にはご注意下さい」などと短文で表現するといいでしょう。

◆交渉をうまく進めるためには
・何かを依頼する時は頼む理由を簡潔に付記
人にメールで依頼するということは少なからず相手に「なぜ自分に？」という疑問を抱かせてしまいます。定型の仕事依頼であればいいのですが、そうでない場合にはこちらの本気度を文章で表現すると円滑にすすみます。例えば、「○○業界に詳しいあなたなら・・・」などがあるでしょう。

・断るときは代案を
メールで拒否や批判といったマイナスの文章を書く場合、とかく内容以上に冷たい印象を与えてしまいます。実際に話をするといい人なのにメールではものすごく冷たいという人も多くいます。そこで表現を和らげるように意識すると同時に代案を提示すると相手も喜びます。例えば、「今は無理ですが、来週には・・・」など。

・送信前に印刷して読み直す
蒸気のようなマイナス要素を含んだメールを書いていると、段々気持ちが高ぶってきてしまい、自分が伝えたい以上の強い表現になってしまい結果として人間関係を悪くすることにもつながります。そこで、自分で客観的になる意味でもメールを印刷して読み返してみると、それを防ぐことができます。

◆気持ちよく読んでもらうために
・件名は簡潔に
メールの件名は実はかなり重要です。忙しい人は件名で内容を読むか読まないかを判断するといいます。忙しい相手に自分のメールを読んで欲しい時には、どんな内容を書いているのかを単純化して件名にしてあげるといいでしょう。例えば、「1月26日部内会議のご案内」など。

・状況によって件名を変える
もう一つ件名について。相手と同一の件について長くメールのやりとりしていると、段々件名に「Re:」がついて長くなっていきます。そこでこまめに内容に合ったような件名に修正してあげるといいでしょう。いつの間にか件名が「Re:Re:Re:Re:Re:」となり何のことかわからなくなってしまわないように。

・ときには前置きは不要
担当内の連絡メールなど手短に用件だけを伝えたいときもあります。そんなときには挨拶や定型句は必要ありません。予め何を記載するかを担当内でルール決めしておくと効率的でしょう。

・HTMLメールを嫌う人も
相手によってはHTMLメールを嫌がる傾向にある人もいます。色などが付いて綺麗な反面、メーラーによってはメール全体が添付として扱われてしまい読むために一手間かかることもあります。できればテキストメールを心がけたいものです。

この他にもビジネスメールには数多くのルールが存在し、自分たちはそれを無意識の間に判断しているのです。メールのマナーというものは、実際に会うことがない相手に対する印象を決定づける大きな要因ともなるので、知らないからという理由で済ますのではなくひとつひとつを学んでいきたいものです。

【参考】日経Plus1　2010/01/16

誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方 (スーパー・ラーニング 6) (2008/11/14) 平野 友朗 商品詳細を見る

仕事がぐんぐんパワーアップ ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます (@ベーシックシリーズ) (2009/02/14) 平野 友朗 商品詳細を見る

ビジネスの世界において、今やメールはなくてはならないものとなっています。様々な情報共有、仕事の依頼のほとんどはメールが使われていて仕事の起点になっています。そこで朝から晩までメールの読み書きに関する時間がどうしても増えてしまっているのが現状ではないでしょうか。

しかし、メールの確認時間が延びてしまうことから本来しなければならない資料の作成やお客様と接する時間が少なくなってしまい、本末転倒になってしまうことにもなりかねません。出来ることであればメールの確認をするための時間は必要最小限にすることが求められるのです。そのためには、今自分がどのくらいのメール関連稼働がかかっているのかを把握しておく必要があります。

そこで登場したのが、ラスターワークスが提供しているメールの利用時間を計測できるソフト「メールタイムウォッチ」です。試用目的であれば無料でラスターワークスのページからダウンロードして利用することができる点も嬉しい限りです。このソフトをインストールすると、Outlook Express等のメーラーに「状況」「履歴」ボタンが表示されます。「状況」ボタンはソフトを起動してからメールの読み書きに費やした時間を表示し、「履歴」ボタンはその日の使用履歴を表示します。

どのタイミングをもってメールを読み始めたのかを把握するのかは難しいところではありますが、メーラーのウィンドウがアクティブになって、メールを表示している間は読んでいた時間、新規メール作成ボタンを押してから送信ボタンを押すまでが書いていた時間になるのでしょう。この読んでいた時間と書いていた時間を一定の間隔で平均してグラフ化することができるので、自分がどのくらい使っているのかの傾向をつかむことができるようになります。

このソフトはここまでなのですが、メール確認時間がかかっていることが分かったときに具体的にどのような対策をすればいいのかを含めてツール化してくれるともっといいのではないでしょうか。メール処理の本は様々な所から出版されていますが、その多くが受信トレイに未処理分だけを残し、あとは処理済みの適切なフォルダに移動してしまうというもの。移動する行為自体も時間がかかったり面倒だったりするので、このソフトを使うことによってもっと便利になれば、メール処理に悩んでいた多くの人が喜ぶのではないかと思います。

【参考】
・BCNランキング
　http://bcnranking.jp/news/0908/090820_15006.html
・ラスターワークス
　http://www.lusterworks.co.jp/systemsolution/mailtimewatch.html

仕事をしていてもメールはすでになくてはならないツールとなっています。朝会社へ行くと溜まったメールを確認し、自分が処理すべき案件がないかを確認します。そんな重要アイテムであるメールであるからこそ、ちょっとした出来事が大問題に発展してしまう危険性も併せ持っているのです。

先日会社のすべての従業員が入っているメーリングリスト宛に、今晩の飲み会に関する案内メールが飛んできました。それだけなら、まだカワイイものなんですが、その後親切なのか見せしめなのか、はたまた正義感からそうさせるのか分かりませんが、その誤送信メールに「メールの宛先が違いますよ。確認してくださいね」という誤送信を知らせる返信が次々に送られてくるではありませんか。本人もここまで恥ずかしい思いをしているにも関わらず、まさに泣きっ面に蜂の状態です。あまりにも返信の量が激しすぎるので社内システムを管理する部門から、このメールには返信するなというメールまで届く始末。

ここまでではないにしても、メールの誤送信をしてしまったという経験は誰もがあるものです。20代から40代のネットユーザー504人を対象に宛先メールアドレスを誤ってメールを送信した経験はあるか聞くと、全体の48.2％が「ある」と回答したそうです。（アイシェア調べ）。ではどんな失敗例があるのかを見てみましょう。頷けるものばかりです。

◆ビジネス編
・同僚への“ずる休みでごめんねメール”を課長に送った
・業務日報を上司宛てではなく部内全体メールに流してしまった
・同期と同じ苗字の上司に飲み会のメールを送ってしまった
・自分の誤送信じゃないが、社員全員の給与額が書かれたファイルが添付されてた事があった
・打ち合わせ途中のメールをクライアントへ……
・上司の愚痴を友達に送るつもりが上司に送ってしまった
・友人に送ったと思っていたメールが取引相手に何回も送られていた
・苦情を上司へ相談するはずが、原因となった本人に送信してしまった

◆プライベート編
・陰口を当の本人宛に送ってしまった
・悩みの種の人間に悩み相談メールを送信
・メーリングリストから来たメールに、個人的な返事を書いて返信してしまった
・ブログ用のアドレスのつもりが友人のアドレスに送ってしまった
・同じ趣味の友人にメールしようとしたのに、自分の趣味を教えていない人に趣味内容のメールを送ってしまったこと

◆恋愛・夫婦編
・ラブラブメールを間違った女性に送信してしまった
・彼の悪口を友人ではなく彼に送ってしまった！
・主人の不満を本人に送信してしまった
・告白した結果を友人に報告しようとしたら本人に送ってしまった
・付き合ってることを隠していた友人に彼宛のメールを送ってしまった
・カミさんに送った誤メール。内容は言えません…
・複数の女性と交際中に、名前を誤ってメールを送信してしまった

こうしたメールの誤送信を防ぐには、かなり地道ではありますが送信前に確認する以外にないでしょう。予め送信先を登録しておいてそこから選択するという手もありますが、毎回同じ相手とやりとりをしているわけではないので、機能する機会は多くないでしょう。

上記のような内容であれば、少しの間恥ずかしい思いをすればいいだけですが、誤って個人情報を漏らしてしまった場合には、最悪のケースとして会社にいられなくなってしまいます。このようなことがないように、送信先は最後にいつも確認をして誤送信件数0件を目指したいものです。

【参考】RBB NAVi
http://www.rbbtoday.com/news/20090728/61511.html

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