あしたまにあーな

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第二領域の拡張で評価もアップ

2011年5月 01日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

仕事をしていると、緊急に自分の元にやってくる案件が多いことがよくあります。自分が落ち着いて計画的にやろうとしていることを後回しにしてもやらなければならないという緊急案件をこなしていくことは非常に重要なのですが、精神的にもかなり参ってしまい疲れも溜ります。また、中長期的な計画の達成を目標とする会社の評価軸の中で、緊急案件をこなしていくことだけになってしまうと評価も上がらないというジレンマがあるのです。

そんな状況が続くと、仕事ができない人というレッテルを貼られてしまい、「そんな緊急事態にならないようになぜ前もって準備をしておかなかったのか」とやるせない一言を受けることになってしまいます。病気にならないように体調を整え、体力をつけておく。取引先に迷惑がかからないよう、問題が起こる前にしっかりチェックしておく。こうした、緊急ではないけれども重要な行動をしっかり行っているから、緊急事態を回避できるという考え方が求められます。

これを実践するための参考書となるのが、フランクリン・コヴィー博士による「7つの習慣」というもの。コヴィー博士は様々な時間管理の方法やビジネスマインドを徹底するためのメソッドを紹介している有名な博士であり、時間を管理して自分がコントロールできるタスク管理を行なう為には、自分の周りにおかれているするべきことを4つに区分することをすすめています。その軸は、緊急度と重要度という2軸であり、それぞれに分けてみます。

その中で緊急でなく重要でないもの、緊急だが重要でないもの、という区分に分けられたもののタスクはなるべく後回しにしたり、自分ではない誰かに振ることによって自分の手元から離していくのです。そして緊急で重要なものと緊急ではないが重要なものの2つに注力するのですが、前者を優先してしまうと自分のための時間がなくなってしまいます。そこで「緊急ではないが重要なもの」が最も大切だということになります。この区分を「第二領域」といいます。

ここは自分の意識の持ち方になっていくのですが、なるべく緊急かつ重要なものに時間を注力できるように、緊急案件はなるべく早くこなすことに全力を尽くすことにしています。また、自分の時間をなるべく設けるために、緊急だといって持ち込まれた案件について、期限を聞いてみるのもいいでしょう。期限を聞かれるとそこまで緊急ではなったり、自分以外の誰かでも構わないことも多いからです。

少しでも、第二領域を増やすための努力は意識して自分に課していかなければ、なかなか時間というものは作れないのだとフランクリン・コヴィー博士のプログラムを受けてわかりました。

【参考】
・R25.jp http://r25.yahoo.co.jp/fushigi/wxr_detail/?id=20110428-00006044-r25

7つの習慣―成功には原則があった! 7つの習慣―成功には原則があった!
(1996/12)
スティーブン・R. コヴィー、ジェームス スキナー 他

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手帳を使って効率的な時間管理

2009年1月 11日 By: rainbow Category: ビジネス 1 Comment →

今年の目標に、手帳をうまく付けることを挙げた人は多いんじゃないでしょうか。と言っている自分も思いきりその一人だったりします。毎年手帳を購入し、試行錯誤しながら続けてはいるのですが、目に見えて何らかの効果をあげることができたかといえば、謎な年が続いています。そこで、とある記事に書かれていた手帳作成術をもとに、もう一度手帳を使った時間管理術を勉強してみたいと思います。

■時間管理術 その1:To Doリストを作る
目的を達成するためにTo Doリストを作るのは当たり前となりつつありますが、やたらと書き連ねるのは決して効率的とは言えません。「To Do」は1日に6個までにしましょう。明日できることは明日でもいいのです。その代わり今日やると決めたことは確実の今日のうちにこなします。また、すぐにやれることまでTo Doに書き出す必要はありません。2分以内で終わらせることができるものは、その場でやってしまいましょう。

■時間管理術 その2:作業時間を書き入れる
やるべきことの一つ一つにそれぞれの所要時間を想定しておき、あらかじめ手帳の中に予約してしまいましょう。これによって、緊急かつ重要な仕事に忙殺されることなく、計画的な仕事をすることができるのです。

■時間管理術 その3:時間割を作る
一般的に働く社会人がもつ自由時間は年間1000時間と言われています。その自由時間もしっかりと管理しましょう。そのために、英会話に2時間、読書に1時間という風にスケジュール表に書き込むと有効です。

■時間管理術 その4:曜日ごとに役割を決める
曜日を特性づけておくことは行動管理面で重要です。例えば、月曜日は外部とのアポイントは極力避ける方がいいでしょう。それは、土日を挟むため準備がしづらく、前週のやり残し処理をここで行うことで1週間の予定を改めて立てることができるためです。そして水曜日に外部とのアポイントを積極的に入れるのです。そこで宿題などを持ち帰ることもありますが、それを木金で消化すればいいのですから。曜日の特性を意識するだけで効率をあげることができるのです。

■時間管理術 その5:計画と行動を照らし合わせる
どんなに綿密な計画を立てても、行動が伴っていなければ、文字通り計画倒れになってしまいます。大切なのは、自分が手帳に書き込んで計画したことと実際の行動を照らし合わせて反省する時間なのです。1日の終わりでも1週間の終わりでもいいので、計画の消化率を検証しましょう。そこであまりに終わっていなければ、そもそもの計画が誤っていたことが分かります。これを繰り返すことによって計画立案能力が高まっていくのです。

このなかで全てを完璧に実行する必要はありません。自分が無理なく実施できるものをチョイスして、実行してみればいいのです。自分は特に計画の反省ができていなかったので、そこを重点的に行い今年の最後に何らかの目に見える成果を報告できるように頑張りたいと思います。

【参考】COBS No.014 2008/12

33993コンパクトブルーム・デイリー・リフィル2009年1月~2009年12月 33993コンパクトブルーム・デイリー・リフィル2009年1月~2009年12月
(2008/10/01)
フランクリンコヴィー・ジャパン

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来年こそは!手帳活用術

2008年12月 23日 By: rainbow Category: ビジネス No Comments →

この時期、書店や文房具店では実に多くの手帳が並んでいます。手帳をうまく使いこなしていろんなことを整理している人を見るとそれだけで仕事がすごくできる人なんだなと感じます。そんな理想とは裏腹に次第に手帳に書き込むことが面倒くさくなり、年末になってから改めて今年の手帳を見てみると空欄が多かったりして悲しくなってきます。それでもまた来年の手帳を購入してしまったのですが。。。

そんな手帳の選び方、そして使い方についての記事があったので自分も含めて実践できるようにまとめておきたいと思います。

■手帳の選び方
今使っている手帳があれば、その不満を解消してくれる手帳を選びます。自分は他の会社から頂いたものを毎年利用していたのですが、以下の不満により新しく購入したものを使っています。
・予定欄が18時までしかない
 残業をせずに変えるためには非常にいいのですが、残念ながら残業はあるのでそんなときに予定を書き込めずに困っていました。そこで、18時以降も予定が書けるものにしました。

・付箋紙でToDoリストを作れるだけのスペースを
 今年から付箋紙を使ってToDoリストを貼り付けています。そこでそのスペースがあるもの。そして1週間単位でページがあるものを選択しました。その時にスケジュールは縦書きがいいと考えています。それは人間が縦書きと横書きどちらが手の運動をあまりせずに書けるかと考えてみると縦書きの方が楽なのではという考えに基づいています。

このように、どのように使いたいかを思い浮かべながら選ぶといいでしょう。

■手帳の使い方
・自分一人でやることも書き込む
 相手がある案件だけでなく、自分一人でこなす仕事なども書き込めば、時間を見積もる能力が養われ計画を立てやすくなります。突発にやらなければならないことに一日が埋没してしまうのを防ぐ効果もあります。

・記入欄の形や枠組みにとらわれないようにする
 線を追加するなど使いやすいように自分でアレンジするといいでしょう。例えば、以下のようにアレンジするのもいいかもしれません。
  ?月間予定表を2段に区切ってプライベートと仕事を分ける(色で分けてもOK)
  ?アドレス帳など使わない部分を、読書や食事の記録にする
  ?月間と週間のページをそれぞれ仕事用とプライベート用で分ける

・定期的に振り返る
 記録のつけっぱなしでは、手帳の効果は半減してしまいます。計画したことが実行できたか、時間の無駄はなかったかなど1日1回、1週間に1回と定期的に振り返って次に生かします。

巷には多くの手帳活用に関する本が並んでいますが、自分一人一人やり方や手間の感じ方も違います。最終的には自分が一番やりやすい方法を模索していくしかないんだと思います。そういう意味で、自分は手帳をつけても振り返ることをしなかったので、来年はその点に注意して、仕事を効率化させていきたいと思います。

【参考】日経Plus1 12月20日

夢と時間を大切にしたい人の手帳活用法―夢をかなえる時間活用術 夢と時間を大切にしたい人の手帳活用法―夢をかなえる時間活用術
(2007/02)
藤沢 優月

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