あしたまにあーな

ビジネスの世界において、今やメールはなくてはならないものとなっています。様々な情報共有、仕事の依頼のほとんどはメールが使われていて仕事の起点になっています。そこで朝から晩までメールの読み書きに関する時間がどうしても増えてしまっているのが現状ではないでしょうか。

しかし、メールの確認時間が延びてしまうことから本来しなければならない資料の作成やお客様と接する時間が少なくなってしまい、本末転倒になってしまうことにもなりかねません。出来ることであればメールの確認をするための時間は必要最小限にすることが求められるのです。そのためには、今自分がどのくらいのメール関連稼働がかかっているのかを把握しておく必要があります。

そこで登場したのが、ラスターワークスが提供しているメールの利用時間を計測できるソフト「メールタイムウォッチ」です。試用目的であれば無料でラスターワークスのページからダウンロードして利用することができる点も嬉しい限りです。このソフトをインストールすると、Outlook Express等のメーラーに「状況」「履歴」ボタンが表示されます。「状況」ボタンはソフトを起動してからメールの読み書きに費やした時間を表示し、「履歴」ボタンはその日の使用履歴を表示します。

どのタイミングをもってメールを読み始めたのかを把握するのかは難しいところではありますが、メーラーのウィンドウがアクティブになって、メールを表示している間は読んでいた時間、新規メール作成ボタンを押してから送信ボタンを押すまでが書いていた時間になるのでしょう。この読んでいた時間と書いていた時間を一定の間隔で平均してグラフ化することができるので、自分がどのくらい使っているのかの傾向をつかむことができるようになります。

このソフトはここまでなのですが、メール確認時間がかかっていることが分かったときに具体的にどのような対策をすればいいのかを含めてツール化してくれるともっといいのではないでしょうか。メール処理の本は様々な所から出版されていますが、その多くが受信トレイに未処理分だけを残し、あとは処理済みの適切なフォルダに移動してしまうというもの。移動する行為自体も時間がかかったり面倒だったりするので、このソフトを使うことによってもっと便利になれば、メール処理に悩んでいた多くの人が喜ぶのではないかと思います。

【参考】
・BCNランキング
　http://bcnranking.jp/news/0908/090820_15006.html
・ラスターワークス
　http://www.lusterworks.co.jp/systemsolution/mailtimewatch.html