あしたまにあーな

今の時代において、メールは相互の意思疎通のためのツールとしてなくてはならないものになりました。学生の頃携帯電話の世界でメールを始めて使い始めたという人がビジネスの世界でかなり多くいるように、文章を使って相手とコミュニケーションをとることが当たり前のようになっています。

メールによるやりとりは、便利な反面非常に怖い側面をもっています。当然のことですが、メールは直接会って話をするよりも圧倒的にその情報量は少なくなってしまいます。特に相手に注意するような内容になると、直接話をするときには笑顔で半分冗談交じりにいうことによって、円滑に相手に伝えることができるのですが、メールではそうはいきません。

人との情報交換で伝わる情報は「顔の表情が55％」「声の質や大きさやテンポが38％」「話す言葉の内容が7％」の割合になるという「メラビアンの法則」からもそれは示されています。便利なメールだからこそ、そのリスクをしっかりと把握した上で使うことが大切なのです。そこで以下にメールで誤解を生まないための方法について紹介したいと思います。

◆「メールは誤解を招きやすい」という前提で使う
メールは誤解を招きやすいものだということを頭のどこかで感じていれば、送信するときに違いが出てきます。もう一度読み返し、相手が誤解を抱きそうな点はできるだけ具体的に記述したり、ネガティブな内容を避けるために、冒頭にねぎらいや感謝の言葉、期待している気持ちを意識的に書き添えるといったことに、注意を払えるようになると思います。

◆感情的になっている時は、しばらく時間を置く
メールを読んで感情的になった時は、少し時間を置いてみましょう。これにすぐに返信すると感情が思いきりぶつかってしまい、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。夜に書いた少しきつめのメールは時間が許すのであれば、翌日に読み返して送るのも手です。

◆直接話してみる
たまにメールでは思いきりきつい言葉を投げかけてくるにも関わらず、話をしてみるとものすごくいい人であることがあります。自分の気持ちが伝わっていないと感じたときには、直接電話をして話をしてみるといいと思います。きっと相手の真意もつかめてくることでしょう。

◆ネガティブなメールを本人以外に送らない
メーリングリストに個人攻撃をするメールを送る人がいますが、チームで仕事をしている以上、公の場で恥ずかしい思いをした人はきっといい思いをしないばかりではなく、逆にマイナスとなって士気の低下を招きます。本人に伝えたいのであれば
さりげなく個人にささやくようにメールしましょう。

◆「You are OK, I am OK」を意識する
アサーションというコミュニケーションに関する言葉があります。その中でも「アサーティブ」は、自分の気持ちや考えを相手に伝えるが、相手のことも配慮するやり方、自分も相手も大切にしたやり方のことをいいます。自分の意見を訴えたい時は、「あなたの意見は間違っています。わたしの意見は○○です（You are not OK, I am OK）」という表現になりがちなのですが、そこを「あなたの意見は○○なのですね。わたしの意見は○○です（You are OK, I am OK）」という表現を意識的に使ってみること双方の気持ちをうまく伝えあうことができるのです。

このように、メール1つとってもその表現方法はたくさんあります。メールの中で相手のことを気遣うことができる人は、たいていの場合仕事ができるというイメージを相手に伝えることができます。厄介なのは相手からメールの感想について聞くことはほとんどできないということ。相手の心の中で自分への評価が静かに決まってしまうのです。このメールをもらって自分ならどう思うだろうか、そんな第三者的な視点でメールを読み返すことができる心の余裕を持っていたいものですね。

【参考】ITmedia
http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1004/24/news002.html

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ビジネスの世界において、今やメールはなくてはならないものとなっています。様々な情報共有、仕事の依頼のほとんどはメールが使われていて仕事の起点になっています。そこで朝から晩までメールの読み書きに関する時間がどうしても増えてしまっているのが現状ではないでしょうか。

しかし、メールの確認時間が延びてしまうことから本来しなければならない資料の作成やお客様と接する時間が少なくなってしまい、本末転倒になってしまうことにもなりかねません。出来ることであればメールの確認をするための時間は必要最小限にすることが求められるのです。そのためには、今自分がどのくらいのメール関連稼働がかかっているのかを把握しておく必要があります。

そこで登場したのが、ラスターワークスが提供しているメールの利用時間を計測できるソフト「メールタイムウォッチ」です。試用目的であれば無料でラスターワークスのページからダウンロードして利用することができる点も嬉しい限りです。このソフトをインストールすると、Outlook Express等のメーラーに「状況」「履歴」ボタンが表示されます。「状況」ボタンはソフトを起動してからメールの読み書きに費やした時間を表示し、「履歴」ボタンはその日の使用履歴を表示します。

どのタイミングをもってメールを読み始めたのかを把握するのかは難しいところではありますが、メーラーのウィンドウがアクティブになって、メールを表示している間は読んでいた時間、新規メール作成ボタンを押してから送信ボタンを押すまでが書いていた時間になるのでしょう。この読んでいた時間と書いていた時間を一定の間隔で平均してグラフ化することができるので、自分がどのくらい使っているのかの傾向をつかむことができるようになります。

このソフトはここまでなのですが、メール確認時間がかかっていることが分かったときに具体的にどのような対策をすればいいのかを含めてツール化してくれるともっといいのではないでしょうか。メール処理の本は様々な所から出版されていますが、その多くが受信トレイに未処理分だけを残し、あとは処理済みの適切なフォルダに移動してしまうというもの。移動する行為自体も時間がかかったり面倒だったりするので、このソフトを使うことによってもっと便利になれば、メール処理に悩んでいた多くの人が喜ぶのではないかと思います。

【参考】
・BCNランキング
　http://bcnranking.jp/news/0908/090820_15006.html
・ラスターワークス
　http://www.lusterworks.co.jp/systemsolution/mailtimewatch.html

すごく重要なメール、機密事項が書かれたメール、相手への思いがつづられたメール

メールの重要性はますます高まり、ビジネスの世界から手のひらに広がるケータイまで実に多くの人が送りあうコミュニケーションツールとなりました。しかし、その手軽さゆえに、痛恨の送信ミスを冒すことも珍しいことではありません。この送信ミスは誰でも1回はしてしまうミスですが、これをやった後、本当に落ち込むんですよね。たいがい気付くのは送信してすぐのこと。それが送信する前にはなかなか分からないから不思議なものです。

そのミスを救ってくれたらと前々から思っていたのですが、それをGoogleが見事に実現してくれました。それがGoogleのメールサービスGmailで、その新機能としてメールを間違って送信した場合にそれを取り消せる「Undo」機能が追加されたのです。

まだ英語版で始まったばかりだそうですが、英語版に設定したGmailでGmail Labsのアイコンをクリックし、表示されるページで「Undo Send」をEnableにすると利用することができます。送信取り消しのチャンスは2回あります。以下、そのチャンスをご紹介しましょう。

＜チャンス１＞メール送信中のキャンセル
メールを送信中に表示されるメッセージ「Sending…」の後ろに「Cancel」というリンクが毎回表示されるようになります。このリンクをクリックすると送信がキャンセルされ、メール作成画面に戻れます。見事キャンセルが成功するとメール作成画面の上に「Sending has been canceled.」と表示され、ほっと安心することができるのです。

＜チャンス２＞メール送信後にキャンセル
もっとすごいのがメールを送信した後でもキャンセルできることです。送信後にメール作成画面上に表示される「Your Message has been sent.」というメッセージの後ろに「Undo」というリンクが表示されます。このリンクをクリックして「Sending has been undone.」と表示されれば送信取り消し成功となります。ただし、Undoが表示されているのは5秒間。この間に運命の判断をする必要があります。

これによって、メール送信がもっともっと気軽にできるようになりますね。でも、一番大切なのはメールを送る前に、送信先、内容をしっかりと確認することが最優先であることをお忘れなく。

【参考】ITmedia http://www.itmedia.co.jp/news/articles/0903/21/news003.html

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