あしたまにあーな

ビジネスの世界でなくてはならないメールですが、その書き方には人によって様々な工夫がなされています。それはメールという道具が仕事の中で非常に重要な位置を占めていて、その使い方次第で仕事の出来に大きな影響を及ぼすものだからです。それゆえ、メールのつくり方については社会人になってから色々と勉強することになり、その表現力の向上に努力するのです。

そんなビジネスメールで自分の印象をほんの少しだけあげるにはどうしたらいいのでしょうか。そんな思いのヒントとなる記事を見つけたので、それをもとに自分の工夫も合わせて紹介したいと思います。

◆互いの関係をよくするには
・相手の呼び方
会社によって文化もあると思いますが、自分は社内の人が相手の場合には「お疲れさまです」、社外である場合には「いつもお世話になっております」を冒頭に付けるようにしています。社内の人にあまりにも他人行儀なのは組織の壁を意識してしまい、円滑な仕事が出来なくなってしまうのではないかと思います。一方で、相手の呼び方は「様」で統一しています。社内でも複数の公式的な文章の時に「さん」づけすると砕けすぎてしまい、相手に不愉快な印象を持たせてしまう可能性があるからです。

・定型文では読み手の心に響かない
無味乾燥になりがちなので、励ましや褒め言、比喩表現を1ヶ所だけ織り込みます。例えば、「一同首を長くしてお待ち申し上げております。」など書き手の「心」を垣間見ることができるアクセントによって読み手に親近感を与えることができるのです。

・追伸を活用
自分の近況や相手への体調を気遣い雑談などを入れます。これも書き手の「心」を伝えることによる親近感を与えることができる有効な方法といえます。例えば、「先週は風邪で寝込んでしまいました。今年の風邪はのどにくるので体調にはご注意下さい」などと短文で表現するといいでしょう。

◆交渉をうまく進めるためには
・何かを依頼する時は頼む理由を簡潔に付記
人にメールで依頼するということは少なからず相手に「なぜ自分に？」という疑問を抱かせてしまいます。定型の仕事依頼であればいいのですが、そうでない場合にはこちらの本気度を文章で表現すると円滑にすすみます。例えば、「○○業界に詳しいあなたなら・・・」などがあるでしょう。

・断るときは代案を
メールで拒否や批判といったマイナスの文章を書く場合、とかく内容以上に冷たい印象を与えてしまいます。実際に話をするといい人なのにメールではものすごく冷たいという人も多くいます。そこで表現を和らげるように意識すると同時に代案を提示すると相手も喜びます。例えば、「今は無理ですが、来週には・・・」など。

・送信前に印刷して読み直す
蒸気のようなマイナス要素を含んだメールを書いていると、段々気持ちが高ぶってきてしまい、自分が伝えたい以上の強い表現になってしまい結果として人間関係を悪くすることにもつながります。そこで、自分で客観的になる意味でもメールを印刷して読み返してみると、それを防ぐことができます。

◆気持ちよく読んでもらうために
・件名は簡潔に
メールの件名は実はかなり重要です。忙しい人は件名で内容を読むか読まないかを判断するといいます。忙しい相手に自分のメールを読んで欲しい時には、どんな内容を書いているのかを単純化して件名にしてあげるといいでしょう。例えば、「1月26日部内会議のご案内」など。

・状況によって件名を変える
もう一つ件名について。相手と同一の件について長くメールのやりとりしていると、段々件名に「Re:」がついて長くなっていきます。そこでこまめに内容に合ったような件名に修正してあげるといいでしょう。いつの間にか件名が「Re:Re:Re:Re:Re:」となり何のことかわからなくなってしまわないように。

・ときには前置きは不要
担当内の連絡メールなど手短に用件だけを伝えたいときもあります。そんなときには挨拶や定型句は必要ありません。予め何を記載するかを担当内でルール決めしておくと効率的でしょう。

・HTMLメールを嫌う人も
相手によってはHTMLメールを嫌がる傾向にある人もいます。色などが付いて綺麗な反面、メーラーによってはメール全体が添付として扱われてしまい読むために一手間かかることもあります。できればテキストメールを心がけたいものです。

この他にもビジネスメールには数多くのルールが存在し、自分たちはそれを無意識の間に判断しているのです。メールのマナーというものは、実際に会うことがない相手に対する印象を決定づける大きな要因ともなるので、知らないからという理由で済ますのではなくひとつひとつを学んでいきたいものです。

【参考】日経Plus1　2010/01/16

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最近、会社のエレベータホールにいつも決まって生命保険の勧誘を行う女性が立っています。昼休みや夜帰る時間などずっと立って勧誘をしているのです。自分はすでに保険に関しては自らが定期的に見直しをかけ検討するようにしているので、このような勧誘に対して相談することはないのですが、彼女たちの目的は保険を今のものから見直しをしてもら自社の保険に入ってもらうこと。その期待に応えることはできないので、無視して通り過ぎてしまっています。とある記事によると、こういった生保営業のポイントは以下の3つに集約することができるといいます。

1．最大のハードルは担当企業で居場所を作ること
2. 顔を覚えてもらうこと
3．断られる恐怖を乗り越えること

まず一つ目ですが、自分が担当する企業でどこに立って勧誘をすればいいかということにあります。トップセールスを誇る生保レディーによるとエレベータ前がいいといいます。オフィスの入り口などでは自分から話しかけに行かなくてはならいのですがエレベータ前だとどうしても立ち止まって待つ必要があります。自然と話しかけやすい空間が出来やすいのです。自分もエレベータが来ないときはこのような空間が何とも気まずく感じてしまい、携帯電話をいじったり背を向けてしまうのですが・・・

そんな場所を確保したら顔を覚えてもらうことが大切です。話しかけてくれなくても毎日笑顔であいさつをし続けることによって1ヶ月程度で相手からもあいさつをしてくれるようになるといいます。多くの生保レディはそこまで持たないそうですが、そこは希望を持って先にいいことがあると信じることが大切なのです。以前に見たのは部長や課長の名前を顔を一致させていて、「○○部長、今日もお疲れさまでした」と笑顔であいさつをしている人がいらっしゃいました。その部長も無視していましたが感心してしまった一面です。

最後は断られる恐怖を乗り越えること。ほとんどの場合は冷たく接せられることが多いのですがこういった努力を積み重ねることによってある日、声を掛けてくれることもあるといいます。自分という存在を認めてくれる、その努力を見ていてくれることがモチベーションを上げ、自分の殻を破ってひとつ成長することができるのです。たった一度の成功体験によって、もっとよりよくするためにはどうすればいいか、もっと目立つためには、もっと相談してもらうためには・・・と自分を見つめ直し改善する努力ができるようになります。そのことはどの仕事でも共通することで、目の前でそれがわかりやすい生保営業はきっかけによって大きく変わることができる仕事といえるでしょう。

その第一歩が厳しいのは第三者として見ていてもすごく理解できます。くじ引きやうちわ配り、目立つ洋服などで存在をアピールするので余計近寄りがたくなってしまっているのが現状です。生命保険とは自分の人生の万が一の時のことを想定して契約するものです。そのためにはその人への信頼があってこそ話を聞こうという感じることができます。自分から積極的に見直すという人がどのくらいいるのか分かりませんが、一度入ったらそのまま放置という人の方が多いのではないかと思います。そういった人に保険を見直す必要性とそのメリットを聞いてもらうための環境と人間関係の構築をどのようにするのか、それが生保営業には求められるのではないでしょうか。

【参考】Business Media 誠
http://bizmakoto.jp/makoto/articles/0911/20/news012_2.html

生保・損保セールス二冠王が教える凡人が天才に勝つ!「逆転」営業術 (2005/07) 一戸 敏 商品詳細を見る

今日街を歩いているとき、とある男性同士の会話が耳に入ってきました。ひとりが今日は休日なのに学校にいくのかと聞いたところ、学生らしき男性が人がいない方がはかどるからと答え、質問した男性も納得して別れる一場面だったのですが、この学生と同じ経験を持っている人は多いと思います。人が多いと話をしてしまったり、遊んでしまったり、依頼を受けたりして自分がしたいことに時間を十分に割くことができなくなってしまいます。

会社では、さらに上司からの指示や他人からの仕事の依頼、電話などが自分にかかってくるので、自分でじっくりと物事を考える時間は減っていきます。それも含めて仕事なのですが、他の人に仕事を邪魔されたくないという思いから仕事中にヘッドフォンをする人がいるそうです。これに対して今ネット上では賛否両論があるようで、業種や仕事の内容、立場によって実に様々な意見があることがわかりました。以下にそれぞれの立場の代表的な言葉を紹介します。

◆ヘッドフォン賛成派
・ヘッドフォン禁止などの社内の縛りが厳しくない会社の方が、メンバーのスキルも高くプロジェクトが上手くいっている
・どんな職種であれ、仕事の能率が下がらないなら何をやっててもかまわないと思う

◆ヘッドフォン反対派
・電話がとれなかったり、上司の呼びかけに気付かなかったり、周囲にはよく思わない人もいたりして結果的に周囲の士気を下げるのではないか
・音楽を真剣に聴いてしまうから聴きながら仕事は絶対無理

個人ですることができる仕事で、結果だけを求められているような職場ではヘッドフォンをして仕事をしていることもあるようで、外資企業に多くあるようです。そのような企業では耳栓の着用が行われていて、その意見の多くが賛成派にあるような理由になっています。

しかし、日本企業では周囲との関わり合いの中で仕事をしていることが多いので、ヘッドフォンや耳栓をしているというだけで周囲からの印象は悪くなりますし、その結果悪影響を及ぼす可能性もあります。残業時間中や休日などでは問題ないと思いますが、周囲への気の配りも大切な仕事の要素といえるのではないでしょうか。自分の時間に集中したいというときには、そのような露骨な方法ではなく、もう少し柔らかに表現することができればいいと思います。以下に主な方法を示します。

＜外部からの接触を抑え仕事に集中したいとき＞
・電話を切っておく（可能な限り）
・話しかけてきた人に、自分が今忙しいと伝え後に回して貰うように依頼する
・予めスケジュール共有ができる環境であれば、予定を周囲に伝えておく
・人がいない場所へ行って仕事をする

この他にも様々な方法があると思います。周囲との関わり合いを大切にしながら自分の仕事に対する生産性を少しでも向上させる方法について考えてみるといいかもしれませんね。

【参考】J-CASTニュース
http://www.j-cast.com/2010/01/09056415.html

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