あしたまにあーな　　

新しい年が間近に迫ってくるようになると、書店には新しい手帳が並ぶようになります。スケジュールなどは携帯電話にもついているし企業によってはスケジューラー機能を提供していて電子化が進んでいますが、いつでも簡単に見ることができる手軽さは手帳にはまだまだ及ばず、これからも重宝するものとなりそうです。

これまで3年連続で自分が使っていたのは能率手帳でおなじみの日本能率協会マネジメントセンターのものでした。大きさはB5サイズでバーチカルタイプという、見開き1ページで1週間、1日は縦に長いスケジュールを書くことができるものでした。

メモ充実のバーチカルタイプのデスクダイアリー。2011年度版　能率ダイアリー　ベルノB5　バー…

何も考えなければ来年もこれを利用するつもりでしたが、改めて近年の自分の使い方を見てみると、一日の終わりにやったことを書き出し、後でやり忘れていることはないか、自分が半期で何をしてきたのかを振り返るためのものでした。

その他、To Doリストも書いていたことから、30分単位のスケジュール機能の他にメモ機能が同じページ内に大きな枠である手帳が必要と判断しました。ブルームコンセプトの小山龍介さんによると、手帳を有効に使うためには今やらなければならないことを考える集中した時間と状況を作ることが大切だといいます。そのための方法は以下の3つ。

1．「To Doリスト」にやることをすべて書き出す
　今やらなくてもいいものを頭の中から追い出すのに役立ちます。書き出した後は一度忘れてしまっていいのです。やることを覚えておくためという今までの考え方からみると画期的といえます。

2．自分へのアポをとる
　手帳は人との約束だけでなく、自分とのアポイントを書くものです。大きなプレゼンなどがあれば、その準備のための時間を見積もり予めスケジュールに入れてしまいます。スケジュールに入れたらその作業のことは忘れます。

3．動かせない予定の前に
　人との約束の時刻が迫ると、「締め切り効果」で集中しやすくなるので、その時間の前に大切な仕事を入れてしまいます。後に外せない予定があるので、ギリギリの集中感を持って取り組むことができるといいます。

こんなことを考えながら、自分の要望を満たすことができる手帳がないかこれまでにないほど色々と探した結果、1つの手帳を見つけました。それはラコニックのA5変型 Vertical Left型の手帳です。

A5 サイズスケジューラー週間　【LACONIC／ラコニック】A5変型 Vertical Left LALD07＜2010年12…

これは、自分が求めていたバーチカル型と大きなメモ欄の両方を兼ね備えているだけでなく、今までB5で大きかった手帳を一回り小さいA5サイズまでにしてくれていること。自分は別に持ち歩いている無印良品のノートがA5なので、丁度いい大きさなのもポイントが大です。

今までの手帳は巻末に大量のノートがありましたが、枚数が限られているとどうしても自由に書く続けることができないので、今までは白紙のまま利用せずに、別途ノートを購入して書いていました。このラコニックの手帳は、巻末のノートがなくスリムになっています。

これまでの能率手帳が2000円だったのに対して今回は2400円程しましたが、自分としては、非常にいい買い物ができたと思っています。大切なのはこれをどのように活用するかです。来年は無理をしない程度に色々と活用してみたいと思います。

今年の目標に、手帳をうまく付けることを挙げた人は多いんじゃないでしょうか。と言っている自分も思いきりその一人だったりします。毎年手帳を購入し、試行錯誤しながら続けてはいるのですが、目に見えて何らかの効果をあげることができたかといえば、謎な年が続いています。そこで、とある記事に書かれていた手帳作成術をもとに、もう一度手帳を使った時間管理術を勉強してみたいと思います。

■時間管理術　その１：To Doリストを作る
目的を達成するためにTo Doリストを作るのは当たり前となりつつありますが、やたらと書き連ねるのは決して効率的とは言えません。「To Do」は１日に６個までにしましょう。明日できることは明日でもいいのです。その代わり今日やると決めたことは確実の今日のうちにこなします。また、すぐにやれることまでTo Doに書き出す必要はありません。２分以内で終わらせることができるものは、その場でやってしまいましょう。

■時間管理術　その２：作業時間を書き入れる
やるべきことの一つ一つにそれぞれの所要時間を想定しておき、あらかじめ手帳の中に予約してしまいましょう。これによって、緊急かつ重要な仕事に忙殺されることなく、計画的な仕事をすることができるのです。

■時間管理術　その３：時間割を作る
一般的に働く社会人がもつ自由時間は年間１０００時間と言われています。その自由時間もしっかりと管理しましょう。そのために、英会話に２時間、読書に１時間という風にスケジュール表に書き込むと有効です。

■時間管理術　その４：曜日ごとに役割を決める
曜日を特性づけておくことは行動管理面で重要です。例えば、月曜日は外部とのアポイントは極力避ける方がいいでしょう。それは、土日を挟むため準備がしづらく、前週のやり残し処理をここで行うことで１週間の予定を改めて立てることができるためです。そして水曜日に外部とのアポイントを積極的に入れるのです。そこで宿題などを持ち帰ることもありますが、それを木金で消化すればいいのですから。曜日の特性を意識するだけで効率をあげることができるのです。

■時間管理術　その５：計画と行動を照らし合わせる
どんなに綿密な計画を立てても、行動が伴っていなければ、文字通り計画倒れになってしまいます。大切なのは、自分が手帳に書き込んで計画したことと実際の行動を照らし合わせて反省する時間なのです。１日の終わりでも１週間の終わりでもいいので、計画の消化率を検証しましょう。そこであまりに終わっていなければ、そもそもの計画が誤っていたことが分かります。これを繰り返すことによって計画立案能力が高まっていくのです。

このなかで全てを完璧に実行する必要はありません。自分が無理なく実施できるものをチョイスして、実行してみればいいのです。自分は特に計画の反省ができていなかったので、そこを重点的に行い今年の最後に何らかの目に見える成果を報告できるように頑張りたいと思います。

【参考】COBS　No.014 2008/12

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この時期、書店や文房具店では実に多くの手帳が並んでいます。手帳をうまく使いこなしていろんなことを整理している人を見るとそれだけで仕事がすごくできる人なんだなと感じます。そんな理想とは裏腹に次第に手帳に書き込むことが面倒くさくなり、年末になってから改めて今年の手帳を見てみると空欄が多かったりして悲しくなってきます。それでもまた来年の手帳を購入してしまったのですが。。。

そんな手帳の選び方、そして使い方についての記事があったので自分も含めて実践できるようにまとめておきたいと思います。

■手帳の選び方
今使っている手帳があれば、その不満を解消してくれる手帳を選びます。自分は他の会社から頂いたものを毎年利用していたのですが、以下の不満により新しく購入したものを使っています。
・予定欄が18時までしかない
　残業をせずに変えるためには非常にいいのですが、残念ながら残業はあるのでそんなときに予定を書き込めずに困っていました。そこで、18時以降も予定が書けるものにしました。

・付箋紙でToDoリストを作れるだけのスペースを
　今年から付箋紙を使ってToDoリストを貼り付けています。そこでそのスペースがあるもの。そして1週間単位でページがあるものを選択しました。その時にスケジュールは縦書きがいいと考えています。それは人間が縦書きと横書きどちらが手の運動をあまりせずに書けるかと考えてみると縦書きの方が楽なのではという考えに基づいています。

このように、どのように使いたいかを思い浮かべながら選ぶといいでしょう。

■手帳の使い方
・自分一人でやることも書き込む
　相手がある案件だけでなく、自分一人でこなす仕事なども書き込めば、時間を見積もる能力が養われ計画を立てやすくなります。突発にやらなければならないことに一日が埋没してしまうのを防ぐ効果もあります。

・記入欄の形や枠組みにとらわれないようにする
　線を追加するなど使いやすいように自分でアレンジするといいでしょう。例えば、以下のようにアレンジするのもいいかもしれません。
　　?月間予定表を2段に区切ってプライベートと仕事を分ける（色で分けてもＯＫ）
　　?アドレス帳など使わない部分を、読書や食事の記録にする
　　?月間と週間のページをそれぞれ仕事用とプライベート用で分ける

・定期的に振り返る
　記録のつけっぱなしでは、手帳の効果は半減してしまいます。計画したことが実行できたか、時間の無駄はなかったかなど1日1回、1週間に1回と定期的に振り返って次に生かします。


巷には多くの手帳活用に関する本が並んでいますが、自分一人一人やり方や手間の感じ方も違います。最終的には自分が一番やりやすい方法を模索していくしかないんだと思います。そういう意味で、自分は手帳をつけても振り返ることをしなかったので、来年はその点に注意して、仕事を効率化させていきたいと思います。

【参考】日経Plus1　12月20日

夢と時間を大切にしたい人の手帳活用法―夢をかなえる時間活用術 (2007/02) 藤沢 優月 商品詳細を見る

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