あしたまにあーな　　

仕事をしていてもメールはすでになくてはならないツールとなっています。朝会社へ行くと溜まったメールを確認し、自分が処理すべき案件がないかを確認します。そんな重要アイテムであるメールであるからこそ、ちょっとした出来事が大問題に発展してしまう危険性も併せ持っているのです。

先日会社のすべての従業員が入っているメーリングリスト宛に、今晩の飲み会に関する案内メールが飛んできました。それだけなら、まだカワイイものなんですが、その後親切なのか見せしめなのか、はたまた正義感からそうさせるのか分かりませんが、その誤送信メールに「メールの宛先が違いますよ。確認してくださいね」という誤送信を知らせる返信が次々に送られてくるではありませんか。本人もここまで恥ずかしい思いをしているにも関わらず、まさに泣きっ面に蜂の状態です。あまりにも返信の量が激しすぎるので社内システムを管理する部門から、このメールには返信するなというメールまで届く始末。

ここまでではないにしても、メールの誤送信をしてしまったという経験は誰もがあるものです。20代から40代のネットユーザー504人を対象に宛先メールアドレスを誤ってメールを送信した経験はあるか聞くと、全体の48.2％が「ある」と回答したそうです。（アイシェア調べ）。ではどんな失敗例があるのかを見てみましょう。頷けるものばかりです。

◆ビジネス編
・同僚への“ずる休みでごめんねメール”を課長に送った
・業務日報を上司宛てではなく部内全体メールに流してしまった
・同期と同じ苗字の上司に飲み会のメールを送ってしまった
・自分の誤送信じゃないが、社員全員の給与額が書かれたファイルが添付されてた事があった
・打ち合わせ途中のメールをクライアントへ……
・上司の愚痴を友達に送るつもりが上司に送ってしまった
・友人に送ったと思っていたメールが取引相手に何回も送られていた
・苦情を上司へ相談するはずが、原因となった本人に送信してしまった

◆プライベート編
・陰口を当の本人宛に送ってしまった
・悩みの種の人間に悩み相談メールを送信
・メーリングリストから来たメールに、個人的な返事を書いて返信してしまった
・ブログ用のアドレスのつもりが友人のアドレスに送ってしまった
・同じ趣味の友人にメールしようとしたのに、自分の趣味を教えていない人に趣味内容のメールを送ってしまったこと

◆恋愛・夫婦編
・ラブラブメールを間違った女性に送信してしまった
・彼の悪口を友人ではなく彼に送ってしまった！
・主人の不満を本人に送信してしまった
・告白した結果を友人に報告しようとしたら本人に送ってしまった
・付き合ってることを隠していた友人に彼宛のメールを送ってしまった
・カミさんに送った誤メール。内容は言えません…
・複数の女性と交際中に、名前を誤ってメールを送信してしまった

こうしたメールの誤送信を防ぐには、かなり地道ではありますが送信前に確認する以外にないでしょう。予め送信先を登録しておいてそこから選択するという手もありますが、毎回同じ相手とやりとりをしているわけではないので、機能する機会は多くないでしょう。

上記のような内容であれば、少しの間恥ずかしい思いをすればいいだけですが、誤って個人情報を漏らしてしまった場合には、最悪のケースとして会社にいられなくなってしまいます。このようなことがないように、送信先は最後にいつも確認をして誤送信件数0件を目指したいものです。

【参考】RBB NAVi

http://www.rbbtoday.com/news/20090728/61511.html

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社交辞令というのは、大人の世界で通じるいわば常識のようなものといえます。社交辞令にも関わらずそれを本当の意味を理解せずに言葉の通りにとらえてしまうと、KYな人として扱われてしまいます。例えば、また遊びに来てくださいねと言われ、本当に「また」遊びにいってしまうと、ひんしゅくをかってしまう等日常生活には社交辞令は数多く存在します。

例えば、それはデートの後でもあるようで、あまり気乗りのしない相手と会った後、人間関係の問題からむげに厳しいことは言わないけど、もう誘われたくないというときの社交辞令というのもあるそうです。今回、どのようなメールが女性から返ってきたらＮＧかについて事例をふまえて見ていきましょう。

1.　できるだけ少ない文字数のメール
男性は言葉が多いほど期待してしまうもの。余計なことを言わないことが大切です。「今日はありがとうございました。楽しかったですー。」など、お礼と感想のみで構成した必要最低限度の内容にします。

2.　具体的な次回の日程を示さない
「機会があれば、また。」「またタイミングが合ったら…」という実に万能な表現を利用します。具体的な日付に触れないことで、次回のデートをうやむやにすることができます。

3.　「みんなで」を利用し二人だけシチュエーションを回避
「みんなで」という文言を活用することで、二人っきりのデートを拒むパターンです。積極的な男性に対して、心理的に突き放すことが可能となります。

4.　「落ち着いたら連絡します。」と男性からのメールを拒否
「落ち着いたら連絡します。」などのメッセージを送ることで、男性からの連絡をやんわりと拒否します。ここで、さらに「最近、仕事がバタバタしているので」など仕事を理由にすると、相手を傷つけることなく自然な文面で断ることができます。

5.　敬語の利用
メールに敬語を利用することで、相手との心理的な距離間を演出することができます。他人行儀なメールに仕上げることで、デート後でも心理的な距離が縮まっていないことをアピールできます。

6.　「またねー。」など一方的に終了させる文言で締める。
「今日はありがとうございました。また飲みにいきましょう。それでは、またねー。」などのように、最後に「またねー。」「お休みなさいー。」などの表現によって、相手とのメールのやり取りを終了しようとする意思を示します。

これ以外にも様々な社交辞令があり人によって、もっと自然でかつ相手の心を突き放すことができるメール文言を隠し持っていることと思います。男性としてはこういった女性からのシグナルにアンテナを高くして、いざ来たら潔くあきらめることをお勧めします。

【参考】オトメスゴレン

http://girl.sugoren.com/report/post_36.php

「相手の本心」が怖いほど読める!―社交辞令、ごまかし、嘘から深層心理まで (1999/06) デヴィッド・J. リーバーマン 商品詳細を見る

一日の仕事の中でメールを確認する時間がどうしても長くなりがちです。誰かに依頼するものも依頼されるのも情報伝達もメールで行うのが主流となっている現在において、メールをいかに短期間で処理していくかが重要となっています。

メール本文については、様々な本で以下のように紹介されています。
・一文の長さは短めに。適度に句読点を打つといいといいでしょう。
・改行や１行空きは文章の切れ目でこまめに入れましょう。
・罫線や記号は重要なポイントに絞って使います。ただし記号は文字化けする危険性もあるので気をつけましょう。

しかし、あまり語られてこなかったのが件名の扱いではないでしょうか。考えてみると忙しい人はメールの中身まで読まずに件名で重要性を判断し、後回しにするかどうかを決定するといいます。相手にとって件名を読んだだけで中身の概要がわかればこんなに親切なことはないんじゃないでしょうか。

時々あるのが、「ABC社です」、「本日はありがとうございました」、無題、「Re」「Re:Re」のままという件名。これで中身を理解することができた人はかなりの超能力者かもしれません。以下にメールにおける件名の書き方に関する４つのポイントを示します。

１．具体的に書く
メール文書では、件名によって重要度が判断されるため、通常の文書より具体的に表現しなくてはなりません。またあとで検索しやすいようにキーワードを含ませることは通常の文書と同様です。
（例）
×　お知らせ
○　臨時休業のお知らせ
×　ご提案
○　品質管理システム改善のご提案


２．文字数は２０文字程度に抑える
件名を簡潔に表すという原則は、通常の文書と同じです。メールの場合、具体性を重視することを考えると、文字数は２０文字以内とします。
（例）
×　第３四半期の販売計画に基づいて展開するキャンペーンの内容説明
○　第３四半期のキャンペーンについて


３．「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
件名の前に（重要）（緊急）と付記すると、相手が優先して受けとめる効果があります。場所によっては、「【○○】を冒頭につける」等、テンプレート化しているところもあるでしょう。ただし、必要以上につけるのは禁物です。
（例）
○　（緊急）４月定例企画会議の日時変更
○　（重要）入荷遅延についてのご照会
○　（拝受）５月８日営業会議アジェンダ
○　（回答）課題解決研修日程の件


４．タイトルだけで用件を伝えることも可能
ごく簡単な内容は、効率化をはかるため、件名を見ただけでわかるようにするのも方法です。この場合（Ｔ/Ｏ）＝Ｔｉｔｌｅ　Ｏｎｌｙと付記しておきます。
（例）
○　新製品発表展示会は労組ストのため中止（Ｔ/Ｏ）


メールは相手に自分の気持ちを伝えると共に、相手へ配慮も届けることができる強力なツールとなります。メール一つでその人の能力さえも相手に伝わってしまうと考え、少しでも的確なメールを出せるよう日々努力していく必要があるのです。

【参考】INSIGHT NOW!

http://www.insightnow.jp/article/3202

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すごく重要なメール、機密事項が書かれたメール、相手への思いがつづられたメール

メールの重要性はますます高まり、ビジネスの世界から手のひらに広がるケータイまで実に多くの人が送りあうコミュニケーションツールとなりました。しかし、その手軽さゆえに、痛恨の送信ミスを冒すことも珍しいことではありません。この送信ミスは誰でも1回はしてしまうミスですが、これをやった後、本当に落ち込むんですよね。たいがい気付くのは送信してすぐのこと。それが送信する前にはなかなか分からないから不思議なものです。

そのミスを救ってくれたらと前々から思っていたのですが、それをGoogleが見事に実現してくれました。それがGoogleのメールサービスGmailで、その新機能としてメールを間違って送信した場合にそれを取り消せる「Undo」機能が追加されたのです。

まだ英語版で始まったばかりだそうですが、英語版に設定したGmailでGmail Labsのアイコンをクリックし、表示されるページで「Undo Send」をEnableにすると利用することができます。送信取り消しのチャンスは2回あります。以下、そのチャンスをご紹介しましょう。

＜チャンス１＞メール送信中のキャンセル
メールを送信中に表示されるメッセージ「Sending…」の後ろに「Cancel」というリンクが毎回表示されるようになります。このリンクをクリックすると送信がキャンセルされ、メール作成画面に戻れます。見事キャンセルが成功するとメール作成画面の上に「Sending has been canceled.」と表示され、ほっと安心することができるのです。

＜チャンス２＞メール送信後にキャンセル
もっとすごいのがメールを送信した後でもキャンセルできることです。送信後にメール作成画面上に表示される「Your Message has been sent.」というメッセージの後ろに「Undo」というリンクが表示されます。このリンクをクリックして「Sending has been undone.」と表示されれば送信取り消し成功となります。ただし、Undoが表示されているのは5秒間。この間に運命の判断をする必要があります。

これによって、メール送信がもっともっと気軽にできるようになりますね。でも、一番大切なのはメールを送る前に、送信先、内容をしっかりと確認することが最優先であることをお忘れなく。

【参考】ITmedia http://www.itmedia.co.jp/news/articles/0903/21/news003.html


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きっと多くの人が、メールを送信した後に「やっちゃった」と感じたことがあると思います。携帯電話などのメールや会社のメールで気分が高まっているときに、がつがつと書いてしまって送信後によく見返してみると、恥ずかしい内容だったり・・・

こういう、「あんなメール、送らなければよかった」と後悔するようなメールのことを「真夜中のラブレター」と呼ぶそうでよく言い当てているなぁと感じます。

その「真夜中のラブレター」を防止する機能が、Googleの英語版に登場しました。Gmail Labsのツールとして公開されたのが、「Mail Goggles」です。

今、Gmailを使っている人は簡単にこの機能を使うことができます。Mail Gogglesを有効にすると、本当にメールを送りたいのかを聞いてきてくれるそうです。そこまでならただのリマインダ機能じゃんと思うかも知れませんが、そこは天下のGoogleです。それだけで終わるはずはありません。

自分がまともな精神状態かを判定するため、簡単な計算問題が表示され、その問題に解答する必要があるのです。制限時間も表示され一定時間内に数問の計算問題に回答します。問題の難しさは段階があり、自分で設定することができるようになっています。

あくまでもギャグだと思いますが、ここからの教訓としては、「メールは頭をクールにしてから送信しようね」ということなんですよね。気をつけます・・・

【参考】ITmedia

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/0810/08/news023.html


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