あしたまにあーな　　

付き合っている恋人とのメールや電話は楽しいものです。時間が経つのも忘れ夜遅くまでメールや電話のやりとりをしてしまうのですが、夜は気持ちが高ぶっているのか後で読み返すことができない程情緒的な内容になりがちです。自分が作成したメールを読むのは顔から火を噴くほど恥ずかしいのですが、相手から届いたメールは後々残るので思わず保護したくなります。

そこで、今回は思わず保護してしまった彼女からのメール内容の一例をご紹介したいと思います。男性であればこんなメールが恋人から送られてきたらと想像しながらニヤニヤして頂ければと思います。女性であれば、男性がどのようなメールで喜ぶのか参考にしてみてはいかがでしょうか。

◆「○○君がいなきゃ、私ダメかも」
いつもは決してこんなことを言わない彼女であれば、このメール内容はすごくインパクトがあって貴重なものとなるでしょう。注意点としては同じ意味合いでも、「○○君がいないと、私死んじゃう」だと重いので避けましょう。

◆「○○君と会えて、私幸せです」
ありがちではありますが、面と向かっては言いにくいけど、メールなら書けるセリフの1つといえます。おそらくこんなメールが来たら男性なら誰でも「俺も」と返してしまうでしょう。

◆「私でよかったら、甘えてね」
この一歩引いた感じが気を遣ってくれてるんだと相手の優しさを感じます。いつもは頼りない彼女であれば、効果は絶大でしょう。間違っても「仕事でなにかあった？　それとも家族のこと？　話してよ」と、問い詰めるのはNGです。

◆「これからもよろしくお願いします」
これはある節目となる日に使うといいでしょう。例えば付き合って一年とか、結婚して10年とか。「よろしくね」ではなく、「お願いします」という謙虚な姿勢が受け手である男性をきゅんとさせるのです。

◆「もう声が聴きたくなってきちゃった」
長電話をした後に送るといい感じで余韻を楽しむことができるでしょう。こんなメールが来たら、やりとりが続いてしばらく眠れなそうですね。

◆「朝から○○君のことばかり考えちゃってる」
久しぶりのデート当日朝、「やっと会えるね、楽しみ」という時に送られてきます。読んだ瞬間テンションがあがり、会える嬉しさが倍増すること間違いなしです。

◆「ねぇねぇ、なんでそんなにカッコイイの？」
なかなか内ない文言でしょう。「前から思ってたんだけどさぁ」というタイトルで送られてきた後に続けます。疑問系でのホメ言葉が新鮮で、読みながら顔がニヤけてしまうという人がいる一方で、リアクションに困ることもあるかもしれません。

◆「どうしよう、○○君のことで頭がいっぱいで寝られないよ?」
深夜暇を持て余しているときに、送られてくることが多そうです。こんなメールが来ているにも関わらず、すでに爆睡してレスをしないと後で非常に困ったことになりそうなので、気をつけましょう。

◆「○○君がいるから、私も頑張れる」
遠距離恋愛中などに効果を発揮する言葉です。こんな言葉をかけてくれる彼女は本当に強い心を持っているといえます。そんな彼女のポジティブさにホレなおすことでしょう。

◆「一つだけ、何でもお願い事聞いてあげる（ハート）」
もう何も言いません。ここで何をお願いしたいですか？


正直、こうやって書いていても恥ずかしいです。でも、メールという1対1のツールだと彼女との閉ざされたホットラインなので、何でもありです。夜にこうやって心が揺さぶられるやりとりをして関係を深めていけたらいいですね。

【参考】Menjoy!　http://www.men-joy.jp/archives/9804

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今の時代において、メールは相互の意思疎通のためのツールとしてなくてはならないものになりました。学生の頃携帯電話の世界でメールを始めて使い始めたという人がビジネスの世界でかなり多くいるように、文章を使って相手とコミュニケーションをとることが当たり前のようになっています。

メールによるやりとりは、便利な反面非常に怖い側面をもっています。当然のことですが、メールは直接会って話をするよりも圧倒的にその情報量は少なくなってしまいます。特に相手に注意するような内容になると、直接話をするときには笑顔で半分冗談交じりにいうことによって、円滑に相手に伝えることができるのですが、メールではそうはいきません。

人との情報交換で伝わる情報は「顔の表情が55％」「声の質や大きさやテンポが38％」「話す言葉の内容が7％」の割合になるという「メラビアンの法則」からもそれは示されています。便利なメールだからこそ、そのリスクをしっかりと把握した上で使うことが大切なのです。そこで以下にメールで誤解を生まないための方法について紹介したいと思います。

◆「メールは誤解を招きやすい」という前提で使う
メールは誤解を招きやすいものだということを頭のどこかで感じていれば、送信するときに違いが出てきます。もう一度読み返し、相手が誤解を抱きそうな点はできるだけ具体的に記述したり、ネガティブな内容を避けるために、冒頭にねぎらいや感謝の言葉、期待している気持ちを意識的に書き添えるといったことに、注意を払えるようになると思います。

◆感情的になっている時は、しばらく時間を置く
メールを読んで感情的になった時は、少し時間を置いてみましょう。これにすぐに返信すると感情が思いきりぶつかってしまい、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。夜に書いた少しきつめのメールは時間が許すのであれば、翌日に読み返して送るのも手です。

◆直接話してみる
たまにメールでは思いきりきつい言葉を投げかけてくるにも関わらず、話をしてみるとものすごくいい人であることがあります。自分の気持ちが伝わっていないと感じたときには、直接電話をして話をしてみるといいと思います。きっと相手の真意もつかめてくることでしょう。

◆ネガティブなメールを本人以外に送らない
メーリングリストに個人攻撃をするメールを送る人がいますが、チームで仕事をしている以上、公の場で恥ずかしい思いをした人はきっといい思いをしないばかりではなく、逆にマイナスとなって士気の低下を招きます。本人に伝えたいのであれば
さりげなく個人にささやくようにメールしましょう。

◆「You are OK, I am OK」を意識する
アサーションというコミュニケーションに関する言葉があります。その中でも「アサーティブ」は、自分の気持ちや考えを相手に伝えるが、相手のことも配慮するやり方、自分も相手も大切にしたやり方のことをいいます。自分の意見を訴えたい時は、「あなたの意見は間違っています。わたしの意見は○○です（You are not OK, I am OK）」という表現になりがちなのですが、そこを「あなたの意見は○○なのですね。わたしの意見は○○です（You are OK, I am OK）」という表現を意識的に使ってみること双方の気持ちをうまく伝えあうことができるのです。

このように、メール1つとってもその表現方法はたくさんあります。メールの中で相手のことを気遣うことができる人は、たいていの場合仕事ができるというイメージを相手に伝えることができます。厄介なのは相手からメールの感想について聞くことはほとんどできないということ。相手の心の中で自分への評価が静かに決まってしまうのです。このメールをもらって自分ならどう思うだろうか、そんな第三者的な視点でメールを読み返すことができる心の余裕を持っていたいものですね。

【参考】ITmedia

http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1004/24/news002.html

仕事がぐんぐんパワーアップ ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます (@ベーシックシリーズ) (2009/02/14) 平野 友朗 商品詳細を見る

買い物をするのに非常に便利なのが楽天を始めとするネット商店なのですが、ものを購入した後に、予想もしていないメールマガジンが携帯電話やPC上に送られてくることはないでしょうか。自分がほしいと思って登録しているのならいいのですが、多くの場合自分が特に指定もしてないにも関わらず、購入したお店だけでなく全く関係のないお店から連日のように大量のメールが送られてくることがあります。

PCに送られてくるメールであれば削除すれば問題ないのですが、携帯電話に送られてくるメールはそれ自体でパケット代が掛かってしまうという二重苦になりがちです。自分が意図していないのであれば、それは立派なスパムメールです。今回は楽天のメールマガジンがどこから登録されるのかを見ていきたいと思います。そしてそれを解除するにはどうしたらいいのかも併せて見ていきましょう。

◆買い物をするとき
買い物をするときに、最終の決済画面で購入ボタンを押す前に少しだけ待って下さい。その一番下に登録されるメールマガジンのチェックボックスがデフォルトでONになっていませんか。このまま購入ボタンを押すとメールマガジンが送られてきます。必ず決済を完了する前に一番下まで読んで、自分が意図しているチェックが付いているか確認しましょう。

◆ポイント山分けキャンペーンに参加するとき
実は結構落とし穴なのがキャンペーンです。毎日ポイントを獲得することができる仕組みが様々なところに配置されていてゲーム感覚で楽天ポイントをGETすることができます。しかし、一部にはキャンペーンに参加することによって多数のお店のメルマガに一括登録されることがあります。例えば山分けキャンペーンには次のような注意事項が下の方に書かれています。

「※このキャンペーンにエントリーされた方には、もれなく「お店1」「お店2」「お店3」より、ポイントを獲得された会員登録メールアドレス宛へメルマガを配信しております。メルマガの配信が、ポイント山分けの条件となっておりますので、ご了承のうえご応募ください。」

上の例ではお店が3つ書かれていますが、これが数十に及ぶこともあるため一度登録すると次の日からものすごい量のメールマガジンが携帯電話やPCに送られてくることがあります。事前に確認の上登録することをお勧めします。

◆解除方法
メールマガジンを解除する方法は、基本的には送られてきたメールマガジンの最後に配信解除のリンクがありますので、それをクリックしメールアドレスを入力して解除します。しかし1日に何通も送られてくると一気に解除したくなるという人も
多いでしょう。その方法はPCと携帯電話では大きく異なります。

・PCの場合
PCの場合には、楽天メルマガ（http://emagazine.rakuten.co.jp/）より配信停止をクリックし、メールアドレスを入力することによってリンクが書かれたメールが送られてくるので、それに従って一括解除を行なうことができます。楽天ショップのメールマガジンも楽天サービスのメールマガジンも同様に処理することができてお手軽に解除することができます。

・携帯電話の場合
問題は携帯電話の場合です。楽天サービスに関するメールマガジンは上記の方法で一括配信停止をすることができるのですが、残念ながら携帯電話へ送られてくる楽天ショップからのメールマガジンを一括で削除する機能は2010年3月現在でありません。ヘルプデスクへ問い合わせをすると、一括停止を受けることはできるがそうすると楽天からのすべてのサービスに関するメールが送信されなくなり、再開することはできないとのこと。結構勇気がいります。自分は何か支障があるのがいやなので地道に来たメールの配信停止を行なっています。

ネット系のサービス提供者の場合、自分たちに不利な情報は注意事項や規約などになるべく小さく記述することがあります。もちろんそれをすべて読んで理解せずに登録してしまう自分たちにも非がありますが、本来であればメールマガジンを1通送信することについても、利用者のこだわりがあり選ぶ自由があるはずです。利用者の方を向いたサービスを提供してくれることを願ってやみません。

ビジネスの世界でなくてはならないメールですが、その書き方には人によって様々な工夫がなされています。それはメールという道具が仕事の中で非常に重要な位置を占めていて、その使い方次第で仕事の出来に大きな影響を及ぼすものだからです。それゆえ、メールのつくり方については社会人になってから色々と勉強することになり、その表現力の向上に努力するのです。

そんなビジネスメールで自分の印象をほんの少しだけあげるにはどうしたらいいのでしょうか。そんな思いのヒントとなる記事を見つけたので、それをもとに自分の工夫も合わせて紹介したいと思います。

◆互いの関係をよくするには
・相手の呼び方
会社によって文化もあると思いますが、自分は社内の人が相手の場合には「お疲れさまです」、社外である場合には「いつもお世話になっております」を冒頭に付けるようにしています。社内の人にあまりにも他人行儀なのは組織の壁を意識してしまい、円滑な仕事が出来なくなってしまうのではないかと思います。一方で、相手の呼び方は「様」で統一しています。社内でも複数の公式的な文章の時に「さん」づけすると砕けすぎてしまい、相手に不愉快な印象を持たせてしまう可能性があるからです。

・定型文では読み手の心に響かない
無味乾燥になりがちなので、励ましや褒め言、比喩表現を1ヶ所だけ織り込みます。例えば、「一同首を長くしてお待ち申し上げております。」など書き手の「心」を垣間見ることができるアクセントによって読み手に親近感を与えることができるのです。

・追伸を活用
自分の近況や相手への体調を気遣い雑談などを入れます。これも書き手の「心」を伝えることによる親近感を与えることができる有効な方法といえます。例えば、「先週は風邪で寝込んでしまいました。今年の風邪はのどにくるので体調にはご注意下さい」などと短文で表現するといいでしょう。

◆交渉をうまく進めるためには
・何かを依頼する時は頼む理由を簡潔に付記
人にメールで依頼するということは少なからず相手に「なぜ自分に？」という疑問を抱かせてしまいます。定型の仕事依頼であればいいのですが、そうでない場合にはこちらの本気度を文章で表現すると円滑にすすみます。例えば、「○○業界に詳しいあなたなら・・・」などがあるでしょう。

・断るときは代案を
メールで拒否や批判といったマイナスの文章を書く場合、とかく内容以上に冷たい印象を与えてしまいます。実際に話をするといい人なのにメールではものすごく冷たいという人も多くいます。そこで表現を和らげるように意識すると同時に代案を提示すると相手も喜びます。例えば、「今は無理ですが、来週には・・・」など。

・送信前に印刷して読み直す
蒸気のようなマイナス要素を含んだメールを書いていると、段々気持ちが高ぶってきてしまい、自分が伝えたい以上の強い表現になってしまい結果として人間関係を悪くすることにもつながります。そこで、自分で客観的になる意味でもメールを印刷して読み返してみると、それを防ぐことができます。

◆気持ちよく読んでもらうために
・件名は簡潔に
メールの件名は実はかなり重要です。忙しい人は件名で内容を読むか読まないかを判断するといいます。忙しい相手に自分のメールを読んで欲しい時には、どんな内容を書いているのかを単純化して件名にしてあげるといいでしょう。例えば、「1月26日部内会議のご案内」など。

・状況によって件名を変える
もう一つ件名について。相手と同一の件について長くメールのやりとりしていると、段々件名に「Re:」がついて長くなっていきます。そこでこまめに内容に合ったような件名に修正してあげるといいでしょう。いつの間にか件名が「Re:Re:Re:Re:Re:」となり何のことかわからなくなってしまわないように。

・ときには前置きは不要
担当内の連絡メールなど手短に用件だけを伝えたいときもあります。そんなときには挨拶や定型句は必要ありません。予め何を記載するかを担当内でルール決めしておくと効率的でしょう。

・HTMLメールを嫌う人も
相手によってはHTMLメールを嫌がる傾向にある人もいます。色などが付いて綺麗な反面、メーラーによってはメール全体が添付として扱われてしまい読むために一手間かかることもあります。できればテキストメールを心がけたいものです。

この他にもビジネスメールには数多くのルールが存在し、自分たちはそれを無意識の間に判断しているのです。メールのマナーというものは、実際に会うことがない相手に対する印象を決定づける大きな要因ともなるので、知らないからという理由で済ますのではなくひとつひとつを学んでいきたいものです。

【参考】日経Plus1　2010/01/16

誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方 (スーパー・ラーニング 6) (2008/11/14) 平野 友朗 商品詳細を見る

仕事がぐんぐんパワーアップ ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます (@ベーシックシリーズ) (2009/02/14) 平野 友朗 商品詳細を見る

ビジネスの世界において、今やメールはなくてはならないものとなっています。様々な情報共有、仕事の依頼のほとんどはメールが使われていて仕事の起点になっています。そこで朝から晩までメールの読み書きに関する時間がどうしても増えてしまっているのが現状ではないでしょうか。

しかし、メールの確認時間が延びてしまうことから本来しなければならない資料の作成やお客様と接する時間が少なくなってしまい、本末転倒になってしまうことにもなりかねません。出来ることであればメールの確認をするための時間は必要最小限にすることが求められるのです。そのためには、今自分がどのくらいのメール関連稼働がかかっているのかを把握しておく必要があります。

そこで登場したのが、ラスターワークスが提供しているメールの利用時間を計測できるソフト「メールタイムウォッチ」です。試用目的であれば無料でラスターワークスのページからダウンロードして利用することができる点も嬉しい限りです。このソフトをインストールすると、Outlook Express等のメーラーに「状況」「履歴」ボタンが表示されます。「状況」ボタンはソフトを起動してからメールの読み書きに費やした時間を表示し、「履歴」ボタンはその日の使用履歴を表示します。

どのタイミングをもってメールを読み始めたのかを把握するのかは難しいところではありますが、メーラーのウィンドウがアクティブになって、メールを表示している間は読んでいた時間、新規メール作成ボタンを押してから送信ボタンを押すまでが書いていた時間になるのでしょう。この読んでいた時間と書いていた時間を一定の間隔で平均してグラフ化することができるので、自分がどのくらい使っているのかの傾向をつかむことができるようになります。



このソフトはここまでなのですが、メール確認時間がかかっていることが分かったときに具体的にどのような対策をすればいいのかを含めてツール化してくれるともっといいのではないでしょうか。メール処理の本は様々な所から出版されていますが、その多くが受信トレイに未処理分だけを残し、あとは処理済みの適切なフォルダに移動してしまうというもの。移動する行為自体も時間がかかったり面倒だったりするので、このソフトを使うことによってもっと便利になれば、メール処理に悩んでいた多くの人が喜ぶのではないかと思います。

【参考】
・BCNランキング
　http://bcnranking.jp/news/0908/090820_15006.html
・ラスターワークス
　http://www.lusterworks.co.jp/systemsolution/mailtimewatch.html