あしたまにあーな　　

大学や企業に入って始めてプレゼンテーションの重要性が分かります。大学では自分がやってきたことを卒業論文や修士論文として発表するだけでなく、ゼミや研究室での進捗状況を教授に説明する際にも重要なアイテムとなります。企業ではそういった報告のアイテムとなるばかりではなく、取引先に対して買ってもらうための商売道具にもなり、より重要性が高まります。

そんなプレゼンですが、自分が他人の説明を聞いていてもうまいと感じる人とそうでない人がいるのに気づきます。その違いについて明確に言葉にすることができずに感覚的なものであったのですが、とある記事にてその特徴について明記してあったので紹介すると共に、今後どうしたらいいのかについて考えてみたいと思います。

プレゼンを作成する際にはマイクロソフトのパワーポイントを利用するのが一般的ですが、話す内容をひたすら文字で書いてしまいがちになります。この方が作る分には楽なのですが、発表時もそれを読むだけのプレゼンになってしまいます。この「読むだけ」になってしまうプレゼンは、聴衆に自分の意図を伝えることが十分できない下手なプレゼンであると捉えられてしまうのです。

そこで、以下に示すポイントが重要になります。

◆書いてあることと　：　書いてないこと　＝　７　：　３
書いてあることを読むのは、まとめや気づきを与える際に利用し、それらのつなぎの言葉として3割は書いてないことを織り交ぜます。書いてあることを読む場合、聴衆は次に何を話すか予測することができること、そして単調になりがちで発表者とのアイコンタクトも希薄になることから退屈をしてしまいます。それを防止するのです。そのために織り込む「書いてないこと」の話し方の例として以下に2つ紹介されています。


◆トピック間の「つなぎ」を話す
トピックごとにこれまでの内容を簡潔にまとめたり、次に話す内容を予告するなどして、聴衆に息継ぎをさせるのです。
（例）
　「ここまでは○○の話をしてきました。□□は△△である、という内容でした」
　「では、次に▲▲についてご説明します」

結局何が言いたかったのかと思考が詰まってしまうと、なかなか次の話が耳に入ってこなくなります。そんな消化不良を防止するという効果も期待できます。


◆聞き手の不安を解消しておく
どこまでこの説明が続くのか、先が見えないプレゼンは人を不安にさせます。話が単調になったり、比較的長時間（目安として5分以上）同じ話をし続ける場合には、事前にこれからすることを話しておくといいでしょう。
（例）文章量が多い内容を読み上げなければならないとき
　「ちょっとここだけ読み上げさせてください」

こんなちょっとした気遣いが、プレゼン全体を単調にせずに盛り上がりのある内容となり、それが評価に結びつくのです。


このように、文章をただ記述したプレゼン資料を読み上げるだけでは相手の心に訴えることができません。それではインターネット上で遠隔にいる人の話を聞いているのと同じです。同じ場所に人と人が顔をつきあわせている利点を最大限に利用することこそ、プレゼンの重要な要素なのだと思います。

相手が近くにいるので、相手の状況を見ながら対応を変えていくことができる。目を見て話をすることで気持ちが伝わるのです。なので、プレゼン資料中の文章はなるべく簡素化し、文字量を減らすのもありだと思います。聴衆が自分のプレゼン内容について詳しくないのであればあるほど、簡素化してわかりやすくすることが求められるのです。

【参考】誠　Biz.ID

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1102/09/news026.html

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン―人々を惹きつける18の法則 (2010/07/15) カーマイン・ガロ 商品詳細を見る

パソコンが広く普及した今、社会人だけでなく学生もプレゼンテーションをする機会が増えています。そのプレゼンテーションの為に作る資料の多くはマイクロソフトのパワーポイントを使うと思いますが、様々な色を使うことができてカラフルで豪華な見た目の資料を簡単に作ることができるようになりました。

たくさんの色を使うことができるようになったことによって、それらをどのように組み合わせるかが重要なポイントになってきます。本当に分かりやすい、よい資料というのは、色ごとに意味があって重要度などをあらわすといいます。言葉で説明しなくても見た目で何が重要なのかを判断することができるのが利点で、主に赤が使われますが、目的によって色を使い分ける必要があります。

色はたくさん使えばいいという訳ではありません。あまりたくさんの色を使ったり、組み合わせが悪かったりすると、全体として乱雑でまとまりのない印象を持たれるばかりでなく、資料の中身を見てもらう機会を失ってしまうことにもつながりかねません。

では、どのように色を選ぶといいのでしょうか。今回は最適な色の使い方について紹介したいと思います。色は以下の2つのステップを踏みながら選んでいくといいといいでしょう。


◆メインカラーを選ぶ
まず、基本的な色を選びます。枠線などがそれに該当しますが、会社や学校の色があればそれを利用するといいでしょう。他の人に統一感をもってなじみやすい状況を整えることができます。特にそういうものがなければ、以下の方法で選びます。

・数字を中心とした報告資料／ロジカルなプレゼンテーション
　→青や緑などの寒色を利用します。寒色は冷静な印象を与え客観性や理論性を相手に伝える資料となります。

・企画の提案資料／アイデアを披露するプレゼンテーション
　→赤やオレンジ、黄色などの暖色を利用します。アイデアや企画を熱く語りたいときは赤。気分を高揚させたり活発な気分にさせる作用があります。黄色やオレンジも購買意欲をそそる色と言われています。


◆サブカラーを選ぶ
サブカラーとは、メインカラーの「少し薄い＆一段明るいトーン」です。赤ならピンク、青なら水色、緑なら薄緑（黄緑）などです。サブカラーはあまり頻繁に使わず、メインカラー以外でもどうしても色を付けたい部分に使用します。

その上で、基本はメインカラーとサブカラーの2色だけにするといいでしょう。つまり、通常の文字の黒、メインカラー、サブカラーの3色となります。こうすると非常にまとまった印象を与えることができます。

また、配布するために印刷したときでも白黒で非常にコントラストがはっきりした資料になるのもメリットといえます。


このように、プレゼンテーションをして人に伝えるためには、何が重要なのかをはっきりと短時間で伝えるという目的のために、色が果たす役割がすごく大きいということが分かると思います。真剣に色が人に与える影響を学びたいのであれば色彩心理学という学問もありますし、色彩検定を受けてみるのもいいかもしれません。

【参考】nanapi

http://r.nanapi.jp/754/

史上最強カラー図解　色彩心理のすべてがわかる本 (2010/07/16) 山脇 惠子 商品詳細を見る

最近、ビジネスセミナーの雰囲気も徐々に変わりつつあります。以前であれば90分程度の講義時間が終わり最後に質疑応答という形式が圧倒的であったのに対して、最近では講師と参加者が交互にインタラクションをとりながら講義がすすめられる参加型のセミナーが増えつつあります。時にはグループワークなどを織り交ぜながら全体としては一方的な講義形式よりも「身についたな」とより実感することができます。

そのような参加型のセミナーですが、難しいのが「いかに参加者に発言させるか」ということ。せっかく参加型とうたっても、参加者が場の雰囲気にのまれてしまい当たり障りのない発言に終始してしまっては、セミナー全体の雰囲気も悪くなってしまいます。そうならないために、プロの講師は参加型のセミナーを開く際にあとテクニックを持っているといいます。この参加者から発言を引き出すことができるというすばらしいテクニックを、シンメトリー・ジャパン代表の木田知廣さんのアドバイスをもとに見てみたいと思います。

まずキモは「とにかく口を開かせて、何でもいいからしゃべってもらう」というもの。非常に簡単ではありますが、これを「どこで」「どのように」話してもらうかにカギが隠されています。

◆「どこで」：Where
参加者に話をするような場を設けるタイミングはセミナーの冒頭にあります。これは、冒頭から一方的に話し始めてしまうと参加者は「聞くモード」に入ってしまい、後で何か話をしてもらおうとしても心理的な障壁が高くなってしまうのです。

なので冒頭に参加者同士で話をしてもらう時間をとります。これを「アイスブレイク」といい、見知らぬ参加者同士の心理的距離を近づかせ仲間意識を共有する効果を持っています。多くは、まず1対1で自己紹介から始め簡単なワークへとすすむパターンになります。この際のポイントは必ず1対1という構図にすること。1対全員だと始めから心理的なプレッシャーを与えるだけで場の冷たい雰囲気を打破することはできません。

◆「どのように」：How
さらに、アイスブレイクの時には指示する内容も重要になってきます。具体的には
参加者の動作を1つ1つ言葉に出して指示するのです。以下に「逆さ後出しじゃんけん」というアイスブレイクをする際の冒頭の指示例を示します。

　「では、ペンを置いてこちらを見てください」

　「隣の人とペアを作ってください」

　「2人で話し合って、先攻と後攻を決めて下さい」

　「はい、先攻の人は手を挙げてください」

参加者はあまり意識せずに、講師の指示に従っていくと思います。これが実はすごく重要なのです。一度講師のいうことに従うモードに入った参加者は、それを講義中ずっと継続するのです。これを「コミットメント」といいます。これを利用することによって少し複雑な「どう思いますか？」といった質問に対してもスムーズに反応してもらえ、答えを導くことが出来るようになるといいます。

このふたつの方法は、プレゼンテーションの中でも応用することができ、自分の考えを理解してもらう一助となるはずです。参加者にとっても時間中、色々とケーススタディを自分の頭で考え、それが正しいのかを確認しながらすすめることができれば理解力も飛躍的に高まることから、双方にメリットがあるといえるでしょう。同様に講師の立場でも、参加者との関係の中から新たな気づきも生まれやすくなり、より充実した時間を過ごすことが出来るようになるメリットもあります。高いお金を払って何かを得るために参加するのですから、効果の高いものに双方ができたらいいですね。

【参考】Business Media 誠

http://bizmakoto.jp/makoto/articles/1003/05/news008.html

アイスブレイク入門 (2009/03/17) 今村 光章 商品詳細を見る

人に伝えることがうまいというスキルは、仕事の面で最も重要な技術の一つです。どんなに素晴らしいことを考えていても、それを相手にわかりやすく伝えることができなければ相手にとっては説明しなかったことと同じ事になるばかりではなく、マイナスのイメージを与えてしまうこともあるでしょう。相手から適切なインプットを得て、自分の中で物事を考え、それを相手にアウトプットする。この簡単な動きが実は難しかったりするのです。

書店に並ぶビジネス雑誌では、インプットとしてメモをとること、アウトプットとしてプレゼンを挙げていてそれらのスキルについて多くのアドバイスがされています。自分もよく購入して読んでみるのですが、インプットもアウトプットも箇条書きで書いてみるといいというものが多いように感じます。そこで最近ではそれに従い箇条書きでメモをとり、プレゼン用の資料でも箇条書きでアウトラインを作成するようにしています。

しかし、箇条書きで色々とメモをとってみて思うのですが、いくつか課題があるように感じていました。それは急激に時と共に記憶から薄れていってしまうこと、そして本質的な理解に結びついていないのではないかという不安です。確かに箇条書きは手軽で素早く相手の話をメモすることができますが、それを後から見てリアルタイムに聞いていたときよりも理解度が低くなっていくのであれば、何かしらの問題があると考えざるを得ません。そのことが永田 豊志さんの「頭がよくなる「図解思考」の技術」という本の中で明らかにされています。以下箇条書きの問題点を示します。

◆箇条書きメモの6つの問題点
1. 言葉をすべて書かないといけない（時間がかかる）
2. 話が飛ぶと収集がつかない（関係性や構造がつかめなくなる）
3. 問題点がつかめない、矛盾に気づかない
4. 覚えられない、記憶に残らない
5. 一度書いたら、そのまま放置。展開しづらい
6. 資料を作るときには、別途図式化しなければならない

では、どのようにしたら上記の問題を解決して内容が自分のものになるような書き方ができるのでしょうか。永田さんはそれを「図解」のなかに見いだしています。図解という言葉は至る所に氾濫していて、参考書から始まり多くのビジネス雑誌でも紹介されていますが、永田さんは至ってシンプルに、そして素早く図解をするポイントを自分たちに教えてくれています。以下に図解メモを行うことのメリットを示します。

◆図解メモの6つのメリット
1. 言葉を省略できるからスピーディーに記録できる
2. 話が複雑でも関係性を理解しやすい
3. ヌケ、モレ、矛盾を発見しやすい
4. 記憶に定着しやすい
5. 後からアイデアを展開しやすい
6. 報告書やプレゼン資料にそのまま転用できる

図解は、複雑で綺麗なものを作り始めてしまうと時間だけが経過してしまい、本末転倒になってしまいます。永田さんのアドバイスする図解では、基本パターンとして単なる四角と矢印で、文字はなるべく使わないようします。図はなるべくシンプルなものほど、自分にも他人にも理解しやすく、プレゼン資料や報告書へそのまま転用できるため、優れた図解といえるというのです。

さらに理解することができるだけでなく、副次的な効果を期待することができます。図解は、物事を抽象化したりパターン化することにその目的があり、それができればまったく無関係のほかの案件にも類似性を見つけることができます。類似性が見つかれば、ほかで使った考え方、解決方法が、目の前にある問題にも適用できることが分かるというメリットがあるのです。それ故に図解は四角と矢印を中心としたシンプルなものにする必要があるのです。思いついた形をなるべく四角と矢印にまとめることがスムーズに出来るようになれば、きっと物事をシンプルに考えることができ、さらなる考えも浮かんでくるでしょう。難しい図を書かなくていいというだけで、続くような気がしますし、モチベーションも上がります。早速この方法を試してみたいと思います。

【参考】誠 Biz.ID http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0911/24/news006.html


頭がよくなる「図解思考」の技術

プレゼンテーションというと会社での会議、営業、発表などを思い浮かべるかも知れませんが、実は普段の生活にも大きく影響を及ぼす大切な能力だと思います。誰でも、他人に自分が考えていることを知って欲しい、そして理解して欲しいと思うでしょう。そんなときに相手に自分の考えていることを説明する、それだってプレゼンテーションなんですよね。そう考えてみるとプレゼンテーション能力はすごく大切な能力であることが分かると思います。

そこで、とあるサイトにプレゼンテーションの際の声の出し方について解説があったので、自分が実践していることを含めて紹介したいと思います。声の出し方のポイントは、スピード、ボリューム、トーンの3つになります。以下細かく見ていきましょう。


■スピード
一般にプレゼンでは緊張のせいで、早口になる方が多いと思います。なので、意識的に抑えてゆっくりと話すことが大切です。ゆっくり過ぎるんじゃないかと思うくらいが丁度いいのかもしれません。

ゆっくりと意識して話すことによって、自分の状況を客観的に見ることができるようになり多少余裕を持つことができるようになります。余裕ができてくると周りが見えてくるようになり、結果として聞き手に信頼感を与えることができるようになるのです。


■ボリューム
後に述べるトーンとも密接に関わってくるのですが、ここでいうボリュームとは文字通り声の大きさです。基本的には大きな声で話す方がいいです。小さな声になってしまうと聞き取りづらいだけでなく、自信のない発言であると取られてしまう可能性もあります。

しかし、全ての場合において大きい声でずっと続けるというのも、実は良くなかったりします。時には意図的に小さくすることも大切です。

ある程度大きな声ではきはきと始めると聞き手はよく聞くのですが、それが続くと大きな音に段々慣れてきてしまい、マンネリ化を引き起こします。よくヘッドホンで音楽を聴いているとき、始めは大きな音に感じてもだんだん慣れてしまうことありますよね。同じことです。そうなってしまうと、伝えたいことが伝わらなくなってしまう危険性もあります。

そこで、声のボリュームを変えることが求められるのです。以下に例を挙げます。
・あまり重要でない場合は意図的に小さくして、ここでは聞いて欲しいという場面で大きな声で話す
・気分転換の話をするときには、小さな声で話す。こうすると、今までと違うことを聞き手は察知して、聞き耳を立てるようになります。

結局、この「スピード」と「ボリューム」の効用としては、抑揚をつけてプレゼンにメリハリをつけたり、強調ポイントを明確に示すことができるという効果が期待できます。


■トーン
「トーン」を使い分ける効果は、スピードやボリュームに加え、口調や声質などを駆使することでスピーチ全体のイメージを変えることです。

例えば、キング牧師の「I have a dream Speach」では、16分のスピーチ全体で、トーンを徐々に変化させています。スピーチの冒頭では、ゆっくりとひと言ひと言かみしめるようなスピードで、少しボリュームも押さえぎみです。そこから、徐々にスピードは上がり、ボリュームも大きくなっていきます。最後は、身ぶり手ぶりも大きく、拳を突き上げるしぐさなども使って、エキサイティングな高揚感を演出しています。

声のボリュームと共に、高音や低音といった音程、つまりトーンを変えることによって、聞き手に関心を持ってもらえるような話し方をすることができるのです。深刻なときには深刻そうにボリュームを下げて、さらに低音にする。楽しいときには、大きな声で高音を多く使うなどのテクニックがあるでしょう。


話は相手に伝わらなければ意味がありません。相手に伝わらない時にはまずは相手を責める前に自分のやり方を変えることによって、アプローチしてみたらいかがでしょうか。


【参考】INSIGHT NOW!

http://www.insightnow.jp/article/2299

プレゼン・意見発表が別人のように上手くなる6つの押さえどころ (2008/08/22) 田中 義樹 商品詳細を見る